办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理
第三专题加强办公室建设与管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
二、加强办公室建设
三、办公室办会工作基本规范
四、加强办公室的日常管理
一、办公室人员岗位认知与基本职责
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
职能定位：
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
一、办公室人员岗位认知与基本职责
（二）办公室工作内容与特点工作内容：
按性质分：
程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
按内容分：
办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
一、办公室人员岗位认知与基本职责（
三）办公室人员角色定位
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
（四）办公室工作对人员的要求
2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
一、要讲事业心和责任感；
二、要认真细致；
三、要讲究程序(不要打乱仗)；
四、要讲工作效率。
（四）办公室工作对人员的要求
1、思想素养
热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
踏实肯干。舍得为工作投入。
（四）办公室工作对人员的要求
2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
思维能力。善于思考问题，抓住关键。
表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
（四）办公室工作对人员的要求
3、心理素养
心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
调控力(控制情绪的能力)。
意志力。
（四）办公室工作对人员的要求
4、角色意识
做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
全局意识
责任意识
创新意识
奉献意识
信息意识
程序意识
学习意识
（五）领导对办公室人员的期待
领导测评办公室人员的20道题目
1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
他是否了解你的目标和意向?
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
他是否很会安排时间?
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
领导测评办公室人员的20道题目
5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
能否制订新的工作制度或工作程序?
他的工作有条理吗?
7．他是一个机智的人吗?
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
8．他能否提高文件运转效率?
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
领导测评办公室人员的20道题目
9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
10．他在危急关头是否沉着冷静?
当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
11．他对你的忠诚值得信赖吗?
你能把一些机密信息资料委托给他吗?
12．他是否有较广的阅读面和知识面?
是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
领导测评办公室人员的20道题目
13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
14．他是否有个人学习计划?
是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
15．他语言表达是否清晰?
能否以书面或口头方式简要汇报情况?
能否准确地传达你的指示?
能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
16．他是否按时完成每天的工作?
是否根据需要自愿在休息时间加班?
领导测评办公室人员的20道题目
17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
19．在调研工作中他是否称职?
能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
启示……
二、加强办公室建设
（一）办公室建设方向
1、不断优化硬件和工作环境
2、积极推进建章立制工作
3、努力营造和谐人文氛围
4、大力倡导团队精神
（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
良好的礼仪形象
良好的电话形象
良好的文字形象
良好的语言形象
二、加强办公室建设
（三）人人争作办公室受欢迎的人员
1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
5、随时让同事知道你对他的感激；
6、尊重个人隐私，公私之间分明；
7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
8、不居功自傲，有容人雅量。
三、办公室办会工作基本规范
（一）会议服务的基本内容会前准备工作
1、设立会议承办部门和服务机构
2、协助领导确定会议目标和议题
（1）确定会议目标
（2）拟订会议议题
3、拟订会议财务预算和会议方案
（1）拟订会议财务预算
（2）拟定办会方案
（一）会议服务的基本内容
会前准备工作
4、确定会议的议程、日程和程序
5、分工撰写会议文件
6、确定与会人员名单以及会议编组方案
7、会场的布置工作**** Hidden Message *****
衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
主讲：姬瑞环
{:soso_e100:}{:soso_e100:} 办公室管理！！！！！！！！！ 办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章 学习了~~~~~~~~~~~~~~~
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