办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

加强办公室建设与管理

% [- }% u: S0 N) a一、办公室人员岗位认知与基本职责
. O* z. G4 b' Q0 s# ]4 G7 s
二、加强办公室建设

8 s7 n" v7 l* ^* v0 t三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
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7 h, S* u. ^: F* X, S9 n一、办公室人员岗位认知与基本职责

（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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$ H2 j; U$ C; \: X- h0 b职能定位：
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  n  P- o$ K; Y! |行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

1 a2 |3 w# v) L4 E/ V; W（二）办公室工作内容与特点工作内容：

0 T2 u7 ]3 X  G* s: k按性质分：
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1 E9 c9 r1 e6 l7 R5 K程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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3 r7 n2 f7 D: o, u6 y按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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. n' w( w+ X4 X7 S5 a, o综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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3 H  S( t: L; H5 f( W( ~. N* c0 V一、办公室人员岗位认知与基本职责（

( I) D% R' A, g% J4 X三）办公室人员角色定位

办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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- m! m, W: A  p+ E! T3 L（四）办公室工作对人员的要求

2 ?8 r6 a" Y. H" E1 w2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

三、要讲究程序(不要打乱仗)；

四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
3 {/ F* J  @" Z
责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

- V) l+ h! V8 x踏实肯干。舍得为工作投入。

" R5 M  i. j3 I3 Z（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

$ k; `5 u6 Y$ a: I表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

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0 ^* X4 r9 C. a/ l1 D0 Q
3、心理素养
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) C" u2 p, c  v: c( j1 @- J心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

) o% m! J. m$ u4 Y意志力。
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3 y# \* A2 P# w) b- V9 A! h/ Y9 o（四）办公室工作对人员的要求
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9 _; y  H) B& Z7 G6 }4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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, a. R1 P1 _) o' ]全局意识

责任意识

% w: b5 E6 t% B  ~6 D5 {创新意识

奉献意识

3 U: C% K& t# p信息意识

程序意识
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学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目

2 V5 B/ m/ K$ N. D1 m1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

6 Z: u  W0 s8 ?+ F他是否了解你的目标和意向?

8 _& K& b# f2 @! O$ Q他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
1 z$ y: v% J: Z0 A$ J( k
% @. H* ~; `# ^3 z; d# I+ {2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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+ o9 R$ [% x, @7 L+ ?- F他是否很会安排时间?
2 @+ Y+ f/ ?. F$ f4 B, Z
4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
* G0 E0 T+ e, Q) h
: m7 x. z! {4 G能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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! K2 Z4 |3 n2 e0 D( H6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
, Q; t: _+ {- N! h
( H* x0 R% A, s能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

, I: Y  a2 \7 |" `" b4 Z. |能否制订新的工作制度或工作程序?

* z' f6 J, H" _3 S- E. z; Q他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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1 M5 a3 X, B1 A5 f- M6 t6 q8．他能否提高文件运转效率?
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2 V$ L+ B! M7 }& J# G能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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7 _" D0 X7 N5 q+ j领导测评办公室人员的20道题目

$ \3 ^/ A' {( ?+ l9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

- q4 u6 \5 d% I! g10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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$ O5 _) H+ L: o$ v: U% G11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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6 `+ V/ [* j" U你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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6 j; U; {+ f+ J7 Q! W, s领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

/ h) A3 _! y+ F* v; @. ~3 U. W3 D而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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( _: {+ }$ j" k' y, K. B14．他是否有个人学习计划?

. ~5 Z" a1 q4 [7 h- O是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

( J8 K" v9 l# k2 ~. E- g0 p15．他语言表达是否清晰?

/ n. S- o5 z4 T8 q. {9 C: B能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?

) y, S3 k6 c) S# R$ d/ Y是否根据需要自愿在休息时间加班?
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领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

: |6 q& ~) U6 G( v$ |( X3 d19．在调研工作中他是否称职?

能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

2 g' n" x( c$ `% E! e. Y" M, T6 N0 L20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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( X+ g6 U9 T3 @9 M. Q% n# Y. a. ]启示……
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& t5 S/ f$ H) ~5 w, g& m; H二、加强办公室建设

, a# _% f) f+ j) {& p7 E& E（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

; R  ]) H  Q1 ]7 ?; H! s* `* _2、积极推进建章立制工作

7 l, V0 W' l' o* w3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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+ q% r% |, E- l（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

良好的礼仪形象
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良好的电话形象

0 X- I2 M1 |$ V$ b& a1 y( A( b0 d良好的文字形象

良好的语言形象

5 \  O! Q4 M) S1 u3 A二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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" x. S- W: L2 M! j! g8 [2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

8 z5 c' V9 H/ s) A3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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! ]. @' _' u2 [8 ~& o4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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/ x7 n( E- k" b9 }) M* f5、随时让同事知道你对他的感激；
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1 \$ u! e- }9 l" Y' _6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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# x8 U/ i% l" G  S/ u7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

& ]2 P. M- P! S* H( E8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

: }7 o2 n- K7 m  G- k  x% [/ Y（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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3 E. b1 z9 ^! e; c9 k" ]1、设立会议承办部门和服务机构

( a1 e+ s( R7 n2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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$ g7 C% T1 E8 l' h. X% y（2）拟订会议议题
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3、拟订会议财务预算和会议方案
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（1）拟订会议财务预算

  Z, ~; Z  p: {# A( f& Q% {" K（2）拟定办会方案

（一）会议服务的基本内容

会前准备工作

8 U2 B/ f0 {& c- \% P# j$ i4、确定会议的议程、日程和程序
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% g, d8 f" b; `# |, ]5、分工撰写会议文件
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" k" E4 n* L$ ?0 {6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

8 o5 S: I# }3 J( g/ f* E1 f主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~