办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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5 U- d  T4 R# M! z! h加强办公室建设与管理
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5 X% S, t3 x! Z/ K2 o: K! C一、办公室人员岗位认知与基本职责

( y  W/ j9 _" K2 ?# D$ g二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范

四、加强办公室的日常管理
! g2 K: G5 ^; w1 k' s
, \+ P- w4 C/ l/ C一、办公室人员岗位认知与基本职责
+ c* t  x+ B- H3 ?; c8 h
（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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职能定位：

5 b9 `. [' Q6 {3 `' ^5 ~. \! C2 z行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

' ]) ~; E8 Y$ E# Y( x) ?一、办公室人员岗位认知与基本职责

% r0 X0 q" G* X" T9 }( M  p（二）办公室工作内容与特点工作内容：
1 Q* z( g: T- v: b/ w4 S/ Y+ G
8 G9 p4 [! I4 g3 C按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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, `7 i8 b2 N+ k! f  R% m) y综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

# ]- T  |' L5 r+ \4 ~/ B三）办公室人员角色定位
* h& k) k* M( F( |5 y4 C
+ ]. X, \4 D5 C办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

5 j# }$ h& z. ^（四）办公室工作对人员的要求

; T' z, C' s% N5 a1 i5 B' _2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；

0 E! t- k- q4 w3 S5 `4 _三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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6 y  _3 X; K7 C: d8 [1 s: B5 j四、要讲工作效率。
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$ t" M" z3 r$ D. ^（四）办公室工作对人员的要求

1、思想素养
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0 M+ D$ e$ E; k热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

2 N( O, G+ H+ X& ]调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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& a: H2 M. \" s（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

- |8 Q8 U4 j' _) E0 v心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

' C3 A, ]$ s1 [$ w3 B. z注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

5 v3 D$ H! ]/ @* n& P调控力(控制情绪的能力)。
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意志力。

1 ?9 s1 H2 e; t+ }  |（四）办公室工作对人员的要求

* s. D' z8 k$ R+ @: i1 V4、角色意识
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2 T6 a# R; N4 p% ?2 j  H做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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/ ^& m0 c1 E: G. W6 g责任意识
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1 a: u. F. n! D5 U# ]6 t  B创新意识
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奉献意识

信息意识

3 I- J! }1 L3 |5 q. D4 B, |程序意识

: I( P4 O: {0 V3 `0 x学习意识

（五）领导对办公室人员的期待
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领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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7 G+ c7 p/ z2 [% C0 r7 U8 X- {他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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" E4 H! `( G7 p3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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9 r) w- L* [& Q( c2 M他是否很会安排时间?
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# e. V! H3 c) f4 }9 ]4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

领导测评办公室人员的20道题目

5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

! f  D! }1 ?% Q9 V% K) I) S  y9 Z能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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( K8 R% l) w  R- Z* o0 x. {  T6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

  {' R4 M6 H0 @, y3 {7 U他的工作有条理吗?
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7．他是一个机智的人吗?
1 h' R5 q+ S+ v+ H
能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

" ]! _8 V# D) b; Y2 Z8．他能否提高文件运转效率?

1 u  I+ n' A! B: b, M1 V5 J能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

1 ~2 V, g. O- R3 m: V8 u9 ~8 y$ H能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

/ f3 a6 Q9 A! o6 R1 W领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

0 C- y/ P$ a9 n* y当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

8 g$ E( k. o1 W( \4 }% S/ l11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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: v( g' E* d; B13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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  O5 I+ u0 c8 p  B是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?

15．他语言表达是否清晰?
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9 e! c. R9 K6 b( X% }能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?

1 E6 d4 @& V/ ?4 [# [& m: M% K能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?
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( ^7 k( G" b1 q6 d6 I# T领导测评办公室人员的20道题目

17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

, G7 _0 B# S; U  ?% E8 M) e18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

3 l6 X4 T, a7 V( Y# `! P+ E2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神

5 H$ q) s0 e: w+ ~0 x（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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8 R$ v1 @, {/ `4 W) j! d$ W9 H良好的礼仪形象
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良好的电话形象

( R/ s" M: v/ F5 P- D良好的文字形象
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4 @* e# M1 t& S, C' J2 o良好的语言形象
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/ H/ \; w  N4 D/ w* M二、加强办公室建设

( e9 g" C2 M5 L7 R6 N+ m, p（三）人人争作办公室受欢迎的人员
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1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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/ s, ?$ x$ Q) z5 T% ]" P- h! T4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

: l: S. n3 e# F. [* P+ V$ H0 \; F5、随时让同事知道你对他的感激；

8 S/ S3 Q& O$ B; i' j" y; L2 v! z6、尊重个人隐私，公私之间分明；

7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。

2 s* l7 h9 m" E' v三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作
, B( D) ]/ K( T3 R0 l% B( o
2 A/ P: j: ^0 }. c) ?& g9 N1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

0 s# A- a& z4 o3 C  F（2）拟订会议议题

, N* K7 i( H; |6 v7 J* @3、拟订会议财务预算和会议方案
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6 H. T6 l4 r3 O$ u（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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- J$ t! t  m, D6 d（一）会议服务的基本内容
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1 Y: B# l) Z! R; h9 Z# d会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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: w( S6 i2 r6 T6 Q6 w1 @. q" A6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~