办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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加强办公室建设与管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设

. c' y+ i8 U. J! E三、办公室办会工作基本规范
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: \6 G$ s, \( n" G5 u$ w6 U1 R四、加强办公室的日常管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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/ A( ^, N/ |) u: s" W职能定位：

行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

6 z) o. H% R7 ~7 D( w. Z$ a; h（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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, D8 k$ S5 [& x6 n按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：
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办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

# V8 W# j3 Q; [. I. W) Y2 U; S三）办公室人员角色定位
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5 y) y  K% ^0 C2 m# `3 H1 Z& O2 b; k8 F办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

* W! O; t# U3 h8 b' j( p6 w9 ?（四）办公室工作对人员的要求
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& }5 e! S1 ~# }2 Y5 R- i2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；

7 e: D9 Z2 o0 J6 ]: {' w三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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# H% J6 e# ^* d/ z) Q四、要讲工作效率。

# @9 }4 A0 @( h7 E* j（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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, ?# u* G7 k) q, i0 J政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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& c, k( G1 B# N+ u责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

( ?3 l- b8 s9 ]' F+ d踏实肯干。舍得为工作投入。
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（四）办公室工作对人员的要求

7 f, t- H6 s) z  p5 N" q( m& A8 y2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

6 m. R- l: L9 P( ?（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。

调控力(控制情绪的能力)。
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, d' s$ G7 q! J* }! ?/ d* n意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
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4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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$ l0 S" y+ w# T, f责任意识
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, q7 ~" A! d( y1 Q# ?; q2 q8 g7 N创新意识

奉献意识
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+ f7 s$ ?0 t  f5 X6 T2 n信息意识
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程序意识
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学习意识
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9 P: }* \# p  k  I（五）领导对办公室人员的期待

领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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$ f' V% |# h2 l& K- s( o/ c! Q领导测评办公室人员的20道题目

5 k' s9 q9 e; l2 Q% E5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
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, ?( b: y$ Y2 C' u" o能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?

6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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  S$ ^. Z+ m% P' s, Y8 e1 A能否制订新的工作制度或工作程序?
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0 k5 y1 s  Z) y3 ?* W+ S他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

- g; t% U- J' L' [( \5 b! x& q8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

$ B' @9 m; ]' `能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

, L. `' U9 W0 M8 R领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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; z+ ^( f  e- m* y9 o. `12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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+ i1 K- L! A" V' `( s7 N3 Q9 \领导测评办公室人员的20道题目

0 g# d& l" a/ |4 l13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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, C3 z. @5 H% I$ i/ v  m- J15．他语言表达是否清晰?
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能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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: m/ }& q) ?& {# o能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

: P. Q5 U: K2 q( T" ^6 x( r( O8 B16．他是否按时完成每天的工作?

% B8 V8 k' B+ F" f4 g, ~/ R是否根据需要自愿在休息时间加班?
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5 A8 R  G/ p5 }  S2 J/ i# ~. A8 r领导测评办公室人员的20道题目
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- n$ ]8 D7 j0 K0 f) H4 V, l4 E, T/ M17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?

19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

2 \' M% @# f9 S, I/ N1 v, R1 I20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

二、加强办公室建设

; V& {+ C3 v: b1 M5 G（一）办公室建设方向
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( l7 ^- r; R8 ^8 z3 }# {8 f+ D1、不断优化硬件和工作环境

2、积极推进建章立制工作
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# a3 g  R0 a% x4 U/ K' n3 V3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
7 ?( b6 e  r" ]  r* H3 @
- D. ^  }3 E6 O, O8 K" t) Y8 p良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象
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良好的语言形象
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二、加强办公室建设
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（三）人人争作办公室受欢迎的人员

2 `, i% E5 O; P+ f& l; l8 _1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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) |5 Z8 Q/ x' G' ~" Y2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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& O: d/ Q1 Q" f$ P4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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( ^! x! D; q  J5、随时让同事知道你对他的感激；

" L. k( m: v& k# e6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

6 S( m, J% \: h- j) f8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构
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2、协助领导确定会议目标和议题
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（1）确定会议目标
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% M& w: \& N  O$ F（2）拟订会议议题
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; [" Z6 i9 P9 z9 v3、拟订会议财务预算和会议方案
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: O2 Q$ ~! {( [$ B0 h* p6 D（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

; l) G, J3 C# d) X- c# x' [, y会前准备工作

4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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" ?6 z2 I9 s4 W2 E6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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; |2 i# G; z; P4 `/ m( W7 C) ]6 g7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
1 v/ X( O. R' F
$ b7 }/ a) L5 \# c% f1 D1 U) E主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~