办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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+ {  B" F. `/ K加强办公室建设与管理

一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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- F. r' Y0 a: _' s9 l5 g) y三、办公室办会工作基本规范

9 }; i# K+ A0 T4 m8 T; ^四、加强办公室的日常管理
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一、办公室人员岗位认知与基本职责

3 R+ R: g( s+ q（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

5 t; k+ |3 ]: r8 y( a, _0 c联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

职能定位：
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/ N- e/ G  ]  z, H: i+ ~" z& g行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

/ C  J% a- L$ j5 Z一、办公室人员岗位认知与基本职责
0 I' [& d0 }8 U) ^
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

$ ~/ H. h5 n: X* ^按内容分：

5 K. C& p: Y& j+ U/ T% V4 d* \办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

6 |1 \* F; o2 H# T综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

三）办公室人员角色定位
4 e& t# m: R  y7 _' s
办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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) x! |' Q, d+ k' t, z: V! p! I（四）办公室工作对人员的要求
, e# C2 s" s1 t0 K0 U7 R9 O1 `
4 `% n1 S  i: l4 s- {/ y7 n2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

一、要讲事业心和责任感；
5 A9 i3 s+ @2 E2 \+ b! M
二、要认真细致；
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( Q; |+ l1 {  h8 F/ w( e5 m* D三、要讲究程序(不要打乱仗)；

0 A6 q( M7 P. Z0 R四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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. L; L/ v( V9 z: Q! o( y1 i政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

6 W5 x& ^- a: n2 u9 {8 q- X9 N踏实肯干。舍得为工作投入。

* B0 G5 a& D# B: B（四）办公室工作对人员的要求

2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
; t* O, }, P* x
% m. C/ x. g/ \. s调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

# W5 a7 i6 _) \; n% E思维能力。善于思考问题，抓住关键。

. ~' k4 w+ T6 q: S7 b. R8 {! q表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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2 C0 L8 W  L. H9 X（四）办公室工作对人员的要求

( G1 M2 _0 [( G3、心理素养

- J1 u' s$ c" g$ ~+ |7 @8 Q心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

7 i. F4 Y9 i. [注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
1 ^; u7 M" g& K
( k4 s) Y/ M9 C4 k调控力(控制情绪的能力)。
; _3 y/ ]2 Q; S7 n: w$ o1 J( g
/ P  {+ a- [2 I; z意志力。

# h7 s/ T0 K/ q（四）办公室工作对人员的要求

% r# f7 ~" |/ p  t4、角色意识

( `3 p* U( z" q+ n做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
- l3 K  u. A5 T! w/ W# C
' K+ r3 H6 }, D全局意识

7 V3 Z+ x  G, g7 V责任意识

创新意识
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: i. ~6 S# ^* @( l奉献意识
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, z5 Q6 k" @3 k' s( }信息意识

程序意识

! C# Q& J6 d, t( M! W学习意识
: F7 v9 C& O3 Z! w) u$ [
' L) ^2 ?: E! J5 Z（五）领导对办公室人员的期待
1 n+ L3 ?1 D' f" Q9 v5 l' E
- ]. M  `" S  V( k9 y领导测评办公室人员的20道题目
( n5 ?& ~+ M2 ]) h$ O; k
; r3 {7 ~. W" i0 y$ G4 e1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
: _  u2 b3 C) `' h" Q
他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
7 ]1 b  J$ ~! [+ W, u
" f. d8 G9 k9 `+ Z6 i  {2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?
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4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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6 g, j( _7 v/ Q. f& A& s* u领导测评办公室人员的20道题目
/ e5 Y: C/ ~2 e
0 m8 D6 F# r: e& T8 R( C5 d8 j2 k5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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$ q; q# l/ l2 d9 N- r& s& Y7 ?* Z6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

能否制订新的工作制度或工作程序?

6 L& x: S+ t2 Y' U5 ], R他的工作有条理吗?
- \$ a- h; j" D) C  q1 k& b. F: ]3 Z
% F1 X6 \5 G# D  Z' w" y8 K/ J7．他是一个机智的人吗?
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能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

% M) q9 M) T) A, q领导测评办公室人员的20道题目
. w2 W9 N0 x% l# g- k: ^! T/ F
% b9 \% f. A1 g9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?
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10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?
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9 P$ J- T1 \  |/ r* e11．他对你的忠诚值得信赖吗?

- |: M1 K% {+ H8 C6 r( I  k你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?

是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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5 R2 I' x! [* v% ]) F1 q" F13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

; G% j4 t: B# h/ h$ L3 U. r而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

14．他是否有个人学习计划?

是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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8 m3 f* j! F* A15．他语言表达是否清晰?
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3 \0 O# I. `1 ]( I+ K( ]: Y能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
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能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目
; ^7 a) M) _, {2 c' b
! E. y9 _2 |0 ]: m17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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! A/ f+ t0 U7 i* S) N能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?
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( c' J$ J, d3 y4 ]" i& ?启示……

二、加强办公室建设
( P) v; g- X) B% y/ {, k& l
( G" U: _- E+ k（一）办公室建设方向

1、不断优化硬件和工作环境

1 a5 B) ~' s* U. @' n2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围
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$ ^3 T& `/ Q# A) h" O- k2 b4、大力倡导团队精神
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- V. i& b: X# X（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

' {1 n+ y9 F2 [  ~1 T( e良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；
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8 X% R* h& Y; P2 F3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；
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4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；

0 u) V/ ?7 u8 p  ]; y, l6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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# G3 d2 m) A- k1 e  _7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。
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三、办公室办会工作基本规范
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/ J* O9 B' w2 E/ Z* ~. c（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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2 z5 M1 A8 |/ L) ~7 C( C1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标
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（2）拟订会议议题

) b8 l- n0 I- |* Y3 z# @4 h3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

会前准备工作
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% f5 D! Z4 w2 n4、确定会议的议程、日程和程序

1 w9 A: Y9 r+ p" S$ a5、分工撰写会议文件

6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7 u& V2 V. A# ^# O, c$ Q- ^& c" @7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。
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# Q+ O4 w- L3 Z主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~