办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题
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! H  {# \0 `9 o3 y加强办公室建设与管理
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  ?5 X" e* Q" v/ H4 o2 i0 ?一、办公室人员岗位认知与基本职责

二、加强办公室建设
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7 A# @8 R* q& `9 E& J5 h三、办公室办会工作基本规范

; b8 l9 C  j' z  G8 G) N- l四、加强办公室的日常管理

( A: Q3 P/ Z  o3 ~$ f* q% u- t一、办公室人员岗位认知与基本职责

4 c5 O- h- ], |: Q, q  s（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

( e# O& J& [& {联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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. D( Q. J2 P+ |职能定位：

% i& e3 Q/ w- H% T% x( d* }行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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# O, \. {: ^- l一、办公室人员岗位认知与基本职责
/ ~( t4 N( m9 x& X4 g6 d; y% C% X
（二）办公室工作内容与特点工作内容：

按性质分：

# I  |9 E! u6 J0 u' R+ d程序性工作；智囊性工作；临时性工作。

按内容分：

& J! B' J6 s9 T+ a' `) Z/ G, y办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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9 i- T& T6 K( x综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。
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9 C, i6 L2 O, R一、办公室人员岗位认知与基本职责（
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8 v! F2 Y/ @  j! \  M% E$ I三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

（四）办公室工作对人员的要求
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* x& }5 x, Y, y9 c6 U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：
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7 e& M, w+ `; v; X% s# c一、要讲事业心和责任感；
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二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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四、要讲工作效率。

& i0 h! s- k2 a9 |9 _（四）办公室工作对人员的要求
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1、思想素养

热爱本职。干一行，爱一行，专一行。
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( p/ _  C: u+ `2 ]政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

! C$ n6 X3 _- M0 X$ d$ l7 r责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。
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踏实肯干。舍得为工作投入。

. s2 }! X- b4 z2 Y4 H- ~9 l（四）办公室工作对人员的要求
" t8 }7 `- X2 F* }
4 r) r8 b8 L  E% x5 C, z/ i2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

1 h& X& h- S7 y% @. e) A4 m! q6 K调研能力。善于通过调研掌握大量情况。
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思维能力。善于思考问题，抓住关键。

3 n+ ^6 F* h" W表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求

( f! U+ @% i" C, j% a) L. J: [3、心理素养
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心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。
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2 z9 H7 s! I2 Y( K注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

1 _! \# l' e0 ^' H. E/ E- w" v8 H2 [意志力。
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（四）办公室工作对人员的要求
$ R0 f& l8 |; C% U4 }, [. }' {
, }% Z, Y# X# }3 Y6 J+ h; h4、角色意识
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做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识

全局意识
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8 ^# f. }. h- _) @8 O; M$ x责任意识
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2 k, E* Y* u% a: s创新意识
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" T/ C* Q2 E7 }奉献意识
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信息意识
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程序意识

( K$ D, Q3 f" ]% y( y% @# o学习意识

（五）领导对办公室人员的期待

8 ~" r6 Z1 [+ ~8 [) ~领导测评办公室人员的20道题目

$ U$ `8 D7 {' ?2 P' @1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

' r0 [" r. [+ t  R他是否了解你的目标和意向?

他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?
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7 D6 M1 E: j; d2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

他是否很会安排时间?

4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?

8 d; E/ M+ Y- U4 ^' X9 F领导测评办公室人员的20道题目

7 k" U7 M" W& w5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

, J4 o! H: c# x6 d, i' _8 g能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?

5 k, p3 [  E' q5 [$ j7 I/ E# x0 n能否制订新的工作制度或工作程序?

/ e7 C3 j  Z' P# w; ]他的工作有条理吗?

; {  F9 O) j! R8 U/ X7．他是一个机智的人吗?
4 G" {( t/ v; x' q' t
6 C. O7 n: U) V% B# Z$ u6 z能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?
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8．他能否提高文件运转效率?
8 r" c4 r1 q: g* I$ v9 t
能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?
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; k7 C) |. ]/ Y6 w2 H" z当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

8 q( w9 p: j" F11．他对你的忠诚值得信赖吗?

. g( B  l, R" h4 X8 v' J  |你能把一些机密信息资料委托给他吗?

12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目

; F* M; D6 F5 E2 F4 \/ I$ r13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?
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14．他是否有个人学习计划?
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是否学习管理方面的知识或参与管理活动?
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是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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  ^  M0 A2 A5 X( J# R+ d, F15．他语言表达是否清晰?

6 z4 ^  c5 J& b: }- l; E2 P! P能否以书面或口头方式简要汇报情况?
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能否准确地传达你的指示?

能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?
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16．他是否按时完成每天的工作?
0 [. N4 E" o$ h6 x. a4 G1 ^
: I8 ^7 [: `2 @$ E: b4 \是否根据需要自愿在休息时间加班?

领导测评办公室人员的20道题目

2 E% J7 @0 a- j  F! N$ {2 ]17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?
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4 x; g. V7 _+ S* L18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?
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能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?
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+ U2 l- `4 i! G' d20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……

二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
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2、积极推进建章立制工作

/ a5 y4 A5 m, |: n8 l7 t" e3、努力营造和谐人文氛围

4、大力倡导团队精神
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9 o  ?/ B0 V" b$ S+ J; c; p, T（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规
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良好的礼仪形象
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良好的电话形象

8 H6 h# k% N3 J: q  M* j1 h; R良好的文字形象
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' X" f! i; L% e良好的语言形象
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二、加强办公室建设

- `( G0 @" Q! Q; w2 G6 x（三）人人争作办公室受欢迎的人员

1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

. o- r: z* M! H1 _! a7 Z8 c2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

7 w# Y7 q' C! W7 R% k9 R3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4 T/ [" @* ~& |0 r. ~- F" g4 w4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
8 q: Z$ P8 k3 V$ s7 z
5、随时让同事知道你对他的感激；
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" n2 e# d" X+ X# X: h6、尊重个人隐私，公私之间分明；
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7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
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8、不居功自傲，有容人雅量。
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, n1 ~4 o: V1 r' t三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

1、设立会议承办部门和服务机构

2、协助领导确定会议目标和议题

- A( m/ K1 I) }（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题

3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容

# T2 T. a% n/ D( p% Y会前准备工作

( u! }, k5 P; S7 I8 K9 b) t4、确定会议的议程、日程和程序

5 x% s  G' e4 ~9 P( N5、分工撰写会议文件
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+ _! Q7 H0 n  N2 q" m) {7 q6、确定与会人员名单以及会议编组方案

7、会场的布置工作

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. z5 ^9 w. I+ i+ A* x7 r: Z6 X衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

7 A& m$ O! s3 s" S7 U主讲：姬瑞环

{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~