浅谈国企公文写作

   前几日，受兄弟单位邀请，去讲授了一堂关于国企公文写作基础知识的培训课。现在将课件分享给大家，课件主要内容是平常学习积累和自身经验总结，仅供参考。不免有疏漏之处，敬请谅解。

   首先，跟大家聊一下公文写作的入门心法，那就是：价值观是第一位的。公文写作的门槛并不高，但凡有一定文化程度、能认字书写的人，都可以从事这项工作。公文写作易学难精，同样入了这个门，几年过去，有的人乏善可陈，没写出什么出彩的东西，手上依然拿不起“大活”，也有部分人变得出类拔萃，不但工作能很好胜任，而且成为所在单位公认的大手笔。

   不一样的结果，不一样的境界，其原因是多方面的，和先天悟性、学养基础、努力程度、方法技巧都不无关系，但这些都是充分条件，有一样则是必要条件，具有正确的价值观。如果没有做到这一条，其他方面再好，也无济于事。正如有句话说的：“不要走得太远，而忘了为什么出发。”

   中国人很喜欢讲道，道是一个很抽象的概念，老子说：“道可道，非常道。”孔子说：“君子谋道不谋食，君子忧道不忧贫。”从这些话里可以发现，道是一种看不见摸不着的东西，比较玄奥，难以把握，但又很重要。大音希声，大象无形，你看不见它的存在，但它却在深层次支撑着你、影响着你。

   在公文写作中，也存在着这样的“道“，在我看来，这就是公文写作应该秉持的价值观。要写好公文材料，要成为文章大家，方法和技巧绝不是第一位的，摆正价值观才是第一位的。价值观层面的建设到位了，在公文写作的道路上才能行得稳、走得正，才能有足够的支撑和底气，不会一开始就陷入一味寻求方法技巧的歧途当中，或者陷入不断怀疑职业价值的焦虑当中。

   所以说，价值观是“道”，各种各样的方法和技巧都是“术”，始终做到“以道驭术”，才是写好公文材料的第一法宝。为文有三层次，首先是情怀，其次是见识，再次是文字。情怀处于第一层次，指的就是价值观，是思想底牌；见识指的是视野，是经验，是逻辑，是思维方式；文字指的是笔法，是语感，是格调。如果一开始就本末倒置了，就很难在公文写作方面有真正的建树。

   一、公文的定义及重要性

   （一）公文的定义

   公文，即公务文书，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料，又称公务文件。无论从事技术专业工作，还是从事行政事务，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，使工作正确地、高效地进行。

   （二）公文在国企中的重要性

   通过在省属和市属国企工作的经历，我认为国企员工应该具备三种基本素质，一是组织协调能力，二是学习实践能力，三是公文写作能力。

   良好的公文写作能力可以让你在国企单位中站稳脚跟，是个人职业生涯进步的必备条件，当你具备了良好的公文写作能力，再辅以一定的组织协调和学习实践能力，那么或早或晚，你肯定会走上重要的管理岗位。

   一篇优秀的文稿，可以非常直观地、快速地反映出一个人出色的逻辑思维能力、总结归纳能力、分析问题能力及语言组织能力，可以迅速在领导心目中占据一定的分量，为日后发展打下良好的基础。目前，国企与其他各单位之间最主要的交流方式即为公文往来，文来文往是国企工作的主旋律，而公文质量高低将直接影响工作效率及工作结果。

   所以说，公文在国企单位的日常工作中占据非常重要的位置，每一位国企员工，都应该提高认识，重视公文写作，具备一定的公文写作能力，为自己职业生涯发展增添一项重要武器。

   二、公文的种类及行文要求

   （一）公文的种类

   2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发〔2012〕14号）规定，公文种类主要有15种，分别为：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

   国企日常工作中最常见的几种公文为：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

   决议：适用于会议讨论通过的决策事项。

   决定：适用于对重要事项作出的决策和部署，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

   意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法。

   通知：适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位需要周知或执行的事项等。

   通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或告知重要情况。

   报告：适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级的询问等。

   请示：适用于向上级请示指示、批准。

   批复：适用于答复下级单位的请示事项。

   函：适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

   纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。

   （二）上行文、下行文和平行文

   公文按照行文方向分，可以分为上行文、下行文和平行文。

   上行文：下级单位向所属上级领导单位或指导单位报送的公文。如请示、报告、部分意见等。

   下行文：上级单位向所属被领导单位或被指导单位发送的公文。如命令、决定、决议、规定、批复，多数通知、会议纪要、公告和部分意见和函等。

   平行文：向平级或不相隶属单位传递的公文。如函，部分通知、意见、会议纪要。

   （三）公文行文要求

   公文语言具有直接性、模式性特点，行文基本要求有四点：准确、简明、质朴、得体。

   准确：用最恰当的词语、正确无误的句子反映客观事物的实际情况、本质特征，准确地表达需要传达的内容。准确是公文语言最基本的特点和起码的要求。

   简明：公文总是要直接地、迅速地传递某种信息，它的语言必须简洁明快、干净利落、言简意赅。

   质朴：公文语言要让人一看就明白、一听就懂得该做什么、怎么做，而不必去揣摩、推敲。它的语言应该朴实平直、深入浅出、开门见山、明白易懂。

   得体：根据行文目的、内容、对象，恰当地使用语言，做到文实相符，内容和形式相统一，体现公文特有的语言风格。

   （四）公文写作常用思路

   文章的结构实质上是作者思路的体现，结构也称之为谋篇布局。公文写作的常用思路有：归纳、演绎、总分、因果、比较、递进。

   归纳：根据某类事物部分对象的概括，得出一般结论。调查报告、总结、情况报告、表彰或处分文稿常用。要注意不要轻易下结论，可选用“一般情况下”“在一定条件下”等限制词语，表明相对性，留有余地。

   演绎：从普遍性的前提推出特殊个别性结论的思维方式。它与归纳的思维方向相反，是从全体到个别、一般到特殊。

   因果思路：运用探因和寻果的思维方法形成的文章思路。公文写作中，从写作意图和考虑接受心理出发，较多采用由果溯因的思路。

   总分思路：运用综合和分析两种思维方法形成的文章思路，在公文写作中最为常见。

   比较思路：运用比较和鉴别的思维方法形成的一种文章思路。规划、方案、可行性报告、决策意见等写作中，较多采用该思路。

   递进思路：运用递进思维方法形成的一种文章思路。递进思维是认识事物或事理由浅入深、由表及里、由低到高、由小到大、由轻到重、层层递进，循序渐进、逐步深入的一种思维方式，说理性较强的公文常用该思路。

   要围绕主旨安排结构，要做到层次清楚，思路清晰，体现“三性”：

   完整性（开头、主体、结尾三部分不可无故残缺，要脉络畅通、首位贯穿）；连贯性（各部分之间，在内容上要相互连贯，在形式上无论是采取序号或小标题衔接还是自然过渡都要求井然有序、衔接紧密、过渡合理）；严密性（各部分之间要有严密的逻辑联系，前后内容既不能互不相干，也不能互相矛盾）。

   三、几种国企常见公文的写作技巧

   写好公文有三要素，“准”、“精”、“规”。

   “准”：内容要准。不能胡说、乱说、瞎说，不能违背常情，不能违背实情。特别是我们制定的文件、下发的通知、出台的政策，一定要追求准确性。不能模棱两可、似是而非，不能让人感觉这样理解可以那样理解也可以。特别对专有名词、专业术语和人物名称、单位名称等表述，更要慎之又慎、准之又准。

   “精”：要注重精炼。“盐多了菜咸，话多了人烦。”重复不是力量，简洁才会有力。鲁迅先生说：“写完文章至少要看两遍，竭力将可有可无的字、句、段删去，毫不可惜。”说白了，就是一句话能说清楚的绝不用两句话。十八大以来，中央改进作风其中重点提出改文风的要求，要求用最精炼的语言表达最丰富的内容，用最朴素的语言阐述最深刻的道理。这需要我们具备一定的文字功底，需要实践锻炼，这也是对我们基本功的考验。

   “规”：就是规范的要求。规范不仅是一种工作要求，更代表着一个单位的对外形象。具体到公文起草上，如果我们各种公文的各个方面都能注重规范，就会自然而然地赢得别人的好感和尊重；相反，如果我们的公文弄得乱七八糟，随心所欲，别人就会轻视甚至鄙视我们，认为我们不正规、不严谨、不讲究，再大的单位别人也会看成是小作坊。

   （一）请示

    1.请示的含义

   请示，是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部门请示审核批准某事项时使用的呈请性的上行文。请示的结构，一般由标题、主送单位、正文、发文单位、日期五部分组成。

   2.请示的特点

   紧迫性。请示的事项一般都是急需上级予以批复明确和解决。

   单一性。请示一般一文一事，不可将多项请示内容放到一起请示。通常主送一个单位，不多头主送，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级单位。

   预先性。请示必须在事前行文上呈，不能先斩后奏。

   逐级性。请示应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示。如确需越级请示，应同时抄送直接主管单位。

   3.请示的类型

   请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示，是下级单位需要上级单位对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

请求批准的指示。此类请示是下级单位针对某些具体事宜向上级单位请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。

   请求批转的请示。此类请示是下级单位就某一涉及面广的事项提出处理意见和方法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级单位或不相隶属单位办理，需上级单位审定后批转执行。

   4.请示的写作

   （1）标题

   居中写：关于。。。的请示

   （2）上款

   顶格写：XXXXX：（上报单位）

   （3）正文

   主要由请示的缘由、内容、请求三部分组成，应将理由陈述充分，提出的解决方案应该具体、切实可行。

   （4）结尾

   另起一段空两格。一般写：妥否，请批示/特此请示。或：当否，敬请批示。

   （5）落款

   正文结尾之后空两行的右下角，分两行。第一行写报送单位，第二行写报送的年、月、日。

   （6）盖章

   将报送单位的公章（公安局备案）红印章盖在报送单位和年月日的正中位置。切忌公章决不能盖歪斜或颠倒。

   （二）报告

   1.报告的含义

   报告，是指下级单位或部门向上级单位或业务主管部门汇报工作、反映情况、回应上级单位或上级领导重要批示的上行公文。

   2.报告的种类

   报告，一般分为工作报告、情况报告、建议报告和答复报告四个种类。

   （1）工作报告，是汇报工作情况和问题，并提出改进的意见和措施的报告。工作措施部分，要从实际出发，符合政策精神，切实可行。

   （2）情况报告，是本单位向上级汇报有关情况，包括重点工作、重要事项的最新进展，或者正常工作秩序之外的情况等。

   （3）答复报告，是对上级单位所提问题或询问事项的回复，要求有针对性地回答所提问题，文字力求简要。

   （4）建议报告，对自己职权范围内的某方面工作有了切实可行的设想之后，将其归纳整理为意见、办法、方案，上报上级，希望上级单位采纳。

   国企日常工作中最常用的是情况报告。情况报告具有四个特点：

   （1）时效性。撰写和提交情况报告务必及时。

   （2）具体性。报告反映事件的发生时间、地址以及发展情况，要具体详细，表述清楚。决不能含糊和笼统。

   （3）真实性。报告反映的情况要客观真实，数字准确，用词恰当。既不能凭空想象捏造，更不能故意虚报或瞒报事情真相。

   （4）归纳性。对比较复杂的情况要进行逻辑归纳整理，使内容分类科学、情况清晰明了、文字通顺精练。不要拖泥带水，把原本简单清晰的问题搞得复杂化。

   3.报告的格式

   （1）标题

   居中写：关于。。。的报告

   报告的标题用词要准确简练、一目了然。如果内容紧急，则可以在标题中“报告”前面加上“紧急”二字。

   （2）上款

   顶格写：XXXXX：（上报单位）

   （3）正文

   各种报告的写法有所不同，但一般都由报告的目的、内容和结尾三部分组成。

   开头：开门见山，说明报告的目的。用“现将具体情况报告如下。”的惯例语句衔接主体报告内容。

   主体：写报告的主要内容，包括主要情况、突出成绩、存在问题、改进建议等。

结尾：另起一行空两格。写：以上报告妥否，请批示。或者写：特此报告。如果是呈转性报告，写：以上报告如无不妥，请批转有关单位执行。

   （4）落款

   正文结尾之后空两行的右下角，分两行。第一行写报送单位，第二行写报送的年、月、日。

   （三）请示与报告的异同

   请示和报告都是上行公文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。绝不能把请示误用为报告，也尽量不要把请示写为请示报告。

   一是行文目的和用途不同。这是两类文种最基本的区别。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级审批，重在呈请；报告是向上级单位汇报工作、反映情况，提出意见或建议，答复上级询问，一般不需上级答复，重在呈报。

   二是呈报时间前后不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”；报告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。

   三是主送单位不同。请示一般只主送一个直接上级单位。不多头、多级主送，以免因责任不明、或者互相推诿影响到办文效率和质量。即使是受双重领导的单位上报请示，也应根据内容分别写明主送、抄送单位，以根据主次分清承办责任，由主送单位负责答复请示的问题。而报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级单位尽快知道的灾情、疫情等等。

   四是收文机关处理方式不同。请示属承办件，收文单位必须及时处理，明确作答，限期批复；报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，收文单位对其它报告均不作答复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。

   五是涉及内容不同。请示用于向上级单位请求批准、指示，凡是下级单位无权处理、无力解决以及按规定应经上级单位批准认定的问题，均可写为请示。而报告按其内容可分为向上级汇报工作的工作报告，反映情况的情况报告，提出意见建议的建议报告，答复上级询问的答复报告，报送文件、材料或物品的报送报告。

   六是写作重点不同。请示和报告虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。

   七是文面结构形式不同。请示多采用篇段合一式、三段式或总分条文式结构，篇幅一般较短。报告常用总分条文式、分部式或贯通式（多段式）结构，篇幅一般较长。

   （四）通知

   1.通知的含义

   通知，是用于发布规章、会议和活动，批示下级单位事项或转发上级单位要求的下行公文。一般性的通知发便函，重要通知则要正式下发文件。

   2.通知的类型

   （1）指示性通知。上级单位对下级单位某一项工作作出指示和安排部署。

   （2）告知性通知。用于告知各方面众所周知的事项等，对下级或平级均可发送。

   （3）事务性通知。既用于上级单位对下级单位某一项具体事项布置、交代任务，也用于同级单位及不相隶属单位之间就某一项工作的进行或某一问题的解决，要求对方配合协助办理。

   3.通知的写作

   （1）标题

   通常有三种写法。一种是由发文单位名称、事由和文种（通知）构成；一种是由事由和文种（通知）构成；一种是直接以文种（通知）作标题。

   （2）上款

   顶格写：要通知的单位名称及人员，后加冒号。或将单位名称以“抄送”形式写在最后一页的最下方。

   （3）正文

   由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要说明通知事项的缘由、根据。主体说明通知的事项。结尾提出执行的要求。最后另起一行空两格写：特此通知。有时间要求的还可以再写：不得有误。

   （4）落款

   一般至少空两行，在右下方位置写发文单位名称，最后下一行对正单位名称位置写发文时间，一定记得在发文单位名称位置盖上发文单位公章。

   （五）函

   1.函的用途

   适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。用于单位之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管单位请求批准。

   一个系统内部的平级单位是不相隶属单位；凡是双方在行政或组织上没有领导与被领导关系、业务上没有指导与被指导关系的，都是不相隶属单位，无需考虑双方的级别大小。在不相隶属单位之间，级别高的一方不能向级别低的一方发出指挥、指导性公文（个别晓谕性的通知例外），级别低的一方也不需向级别高的一方发出请示和报告。双方之间如果有事项需要协商或请求批准，则使用“函”这种平行文体。

   2.函的写作

   函的标题：正式公函，其标题也由发文单位+事由（主要内容）+文种组成或省略发文单位名称的写法。

   函的主送单位：多数函的主送单位只有一个，也有涉及多个主送单位的情况。

   函的正文：“发函缘由”是函的开头部分，主要用来说明发函的根据、目的、原因等。如果是复函，则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据，说明缘由。然后常用“现将有关情况说明如下”“现就有关问题函复如下”等一些习用的套语转入下一部分。

   “事项”是函的主体部分，有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达。

   “希望请求”是结尾部分，向对方提出希望或请求。或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作，或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等。

   最后，另起一行以“特此函商”“特此函询”“请即复函”“特此函告/达”“特此函复”“请予支持”等惯用结语收束。

   函的写作要注意用语的分寸，语言要平和礼貌，不卑不亢，避免阿谀逢迎。还要注意针对性和时效性。

   

   最后，与大家分享我认为写好公文的几个关键点。

   1.必须要有正确的政治导向。国有企业与行政事业单位一样，都是在中国共产党领导下的国家工作机关，而身为一名国有企业工作人员，不管是不是共产党员，都应该加强政治理论学习，提高自身政治素养。起草文件、撰写文章，都必须有正确的政治导向，否则就会发生偏差，甚至出现错误。一篇文章是否有质量、是否有分量，不取决于长短，也主要不取决于文字功夫，而是在很大程度上取决于对问题的思考深度。

   2.必须要有谦卑的工作态度。在工作和学习中，“谦卑”是最好的态度，公文写作也是这样。提升公文写作能力这件事没有止境、没有休止符，我们不能自以为是，不能固步自封，要时刻保持清醒的头脑，多学习、多思考、多动手、多积累、多总结，追求精益求精、至善至美。只有这样，才能始终在不断更迭的时代潮流中站稳脚跟。

   3.必须要有有效的工作方法。工作方式千千万，每一项工作都有不止一种工作方法。但是，找到一种最适合自己的有效的工作方法很重要，可以节省大量工作时间，有效提高工作效率，保证工作质量。就公文写作而言，最有效的工作方法就是“照葫芦画瓢”。我们可以在电脑桌面建立一个公文写作文件夹，梳理一下自己日常工作中最常用的几种公文，将每一种公文的模板范本放几个在文件夹里。等到需要撰写公文的时候，直接参照模板范本来写，这样就能做到有的放矢，也不会出现大的差错。

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