公文写作中如何正确使用“简称”

公文写作中，在版头、公文标题、正文、落款以及印章中往往会涉及到机关或者单位名称的表述问题，为了使得语言的简洁性，对这些被表述的对象又常常会使用到简称。然而在实际的公文写作中，简称的运用出现了诸多的问题，我们应当遵循《条例》和《格式》的规定，并按照公文中运用简称的基本要求规范书写，不可凭空想象，随意缩减。
" N% w- v- E! z( L  o% V1 H) i1 D　　简称应规范，公文写作在实际运用中的简称，构成形式主要有：
　　1.标数概括。其简称的主要特点是将数词加上名词或者加上名词化的词、词组两部分构成，例如“三个代表”“五条禁令”;
　　2.取前舍后。例如“非典型肺炎”就简称为“非典”;
　　3.舍前取后。例如“高致病性禽流感”就简称为“禽流感”;
: {: C- z8 [! S6 Y' H　　4.合并语素。这种简称是合并词中的相同语素，例如“病害、虫害”就简称为“病虫害”;
, W+ K9 {# p  m7 ^1 L# g　　5.取全称首尾。这种简称就是保留全称的第一个字和末尾的字，去除中间的内容，例如“军人家属”就简称为“军属”“中华人民共和国”就简称为“中国”;
7 X7 t3 Z& M4 I2 Q4 S' f& }　　6.舍全称首尾。其表现形式是只使用中间部分的内容，而将全称的第一个字和末尾的字去掉。例如“人民警察”就简称为“民警”;
' E: ]# N$ ^) _) C7 w; ?, h　　7.选取全称中有代表性的语素或词。例如“全国人民代表大会“就简称为”全国人大“。
2 C" }* K4 b- s% B; d/ x+ g4 P5 B　　要规范书写公文的简称，单单只知道简称的构成形式还不够，还必须遵循其基本原则，具体地讲，就是要特别注意这几个方面：
　　第一，要使用为大众所认可、接受的简称。
　　我们必须使用广大群众所认可或者是长期以来约定俗成的简称。现在有部分高校校
/ T( y6 k; P% X* n+ x4 j, Q　　名的简称就令人费解。例如，“华中大”，有谁知道“华中大”是哪所高校？是华中师范大学？华中科技大学？还是华中农业大学？它其实是华中科技大学。华中科技大学曾经用通知的形式，要求各部门在宣传报道时统一使用“华中大”的简称，这个简称虽然推广了一年多，但人们依然习惯简称其为“华中科大”或“华科大”。
$ |/ R) B9 P, C/ s9 t　　第二，简称要遵循先全后简的原则。
4 M' ]2 j; L6 Y, R$ V7 r　　对一些较少使用的简称或创新的简称，必须做到先全后简的原则，在文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号里注明其简称，若不进行标注，就会让人感到不知所云。例如，有一篇纪要里说厂里五月份除了搞好选举和开好人代会以外，主要就是要集中精力，认真抓好当前县、乡、镇企业，两户一体和农业的经济工作。要求县里的四大部门以及咨询处的领导同志们要深入基层工作，并且还要直接听取该单位领导的汇报。重点狠抓那些新建的工厂、大的厂矿以及亏损厂等地区。看责任制和“三权”“三制”有没有真正的落实……纪要在这段文字说明中，一共用了“两户一体”“四大部门”“三权”“三制”四个简称。然而这四个简称的真实内含究竟是什么，并非人人都心知肚明，如果不作出必要的说明，就很容易使得文章前后阻滞，给阅读的人造成理解上的困难。在合同的写作中，当事人名称的写作通常都是采用先全后简的原则，例如：××化工工厂（以下简称甲方）、××商业中心（以下简称乙方）。
　　第三，简称的表意要准确、明白，切忌隐含，生涩，令人费解。
　　比如，我国的八个民主党派都有各自的简称，这八个简称均准确清晰：中国国民党。革命委员会简称民革、中国民族同盟简称民盟、中国民主建国会简称民建、中国民主促进会简称民进、中国农工民主党简称农工党、中国致公党简称致公党、九三学社简称九三学社、台湾民主自治同盟简称台盟。简称要准确，不能随意编造，令人难解其义。例如，不能把中国国民党革命委员会简称为“国民党”，不能把中国民主促进会简称为“民进党”或“民促”，不能把中国农工民主党、中国致公党、九三学社分别简称为“农工”“致公”“九三”。还有把“公共基础设施办公室”简称为“公基办”。像这样一些含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其义的简称，不用为好。