抓规范 求创新 做好企业公文处理工作

抓规范　求创新　做好企业公文处理工作

马　艳

公文处理工作内容繁多、环节复杂，如何进一步提高公文处理工作的质量和效率，是许多秘书工作者思考的问题。笔者在工作实践中认识到，公文处理工作必须在坚持制度化、规范化建设的同时，大胆探索、勇于创新，更好地发挥公文的实效性，做到以规范促建设、以创新求发展，才能适应当前形势的要求。

一、抓规范是做好公文处理的基础

公文处理工作要真正做到繁而不紊、杂而不乱，快而有序，首先必须抓好规范化建设，建立健全各项规章制度。近年来，我们本溪钢铁(集团)有限责任公司先后制定并完善了《公文处理办法》等规章制度，明确了发文、收文工作流程，使公文处理每个环节都做到了有章可循：

一是做好登记环节，防止文件“没有户口”。我们的做法是：把每天来文的发文字号、收文日期、文件标题、份数等信息逐一登记，按照来文的单位分门别类形成一个流水号，并在文件首页右上角加盖标有收文日期、序号、份数字样的收文印章。登记是办文的起始环节，也是很容易被忽视的环节。在实践中常常会发现这样的情况，有的受文单位见来文是急件，来不及登记就赶紧处理，等处理完了，其他事情又来了，时间一长，就把文件还没登记的事忘记了。一段时间之后，需要了解这个文件的办理情况时，在文件处理登记簿上根本就查不到，给办文工作带来很大被动。因此，在公文处理工作时，一定要盯住登记环节，即使收到的文件再多，时间再紧，也要做好登记工作，坚决做到不登记就不办理、不转出。

二是抓好传阅环节，防止文件漏传误传。每天在收到来文登记以后，我们都附上“文件呈办单”，交办公室主任签批，然后按照主任签批意见分送有关领导进行批示，领导批示后，需要几个部门合阅合办的文件，由公文处理人员送有关业务部门，并由部门主管文件人员签收。在传阅运转过程中，对需要各领导传阅的文件，一般来说，从职务高的领导到职务低的领导顺序传阅，无特殊原因不越位传阅。同时做好文件流转登记，随时掌握文件运行方位，对传阅中领导的批示意见登记清楚，领导批示中涉及的部门和单位也一一传阅到位，不随意简化传阅程度和传阅范围。每当领导批阅后返回时，逐一核对文件份数是否缺少，如发现缺少文件，主动同领导秘书联系，问清情况，确保文件不丢失、不遗漏，做到每一份文件的处理过程都有一条清晰的运转轨迹。

三是落实催办环节，防止文件延误漏办。催办是督促领导批示文件，按时限要求高标准落实的重要步骤。在收到有时限要求的公文或会议通知时，采取加盖“急件”或“会议通知见件速传”字样的印章，提醒领导及时批示。领导批示后及时转出，不拖拉积压，同时提醒受文单位及时办理。有些受文单位文件办理周期过长。对此，我们采取发催办单或打电话询问等形式进行催办。

四是做好立卷工作，保证文件齐全完整。要做好立卷工作，平时就要注意把各部门办完的文件及时收回，不使文件在承办部门停留过久，以免发生丢失现象。做好收集工作，要求公文处理人员做到“三勤”，即“手勤、腿勤、脑勤”。手勤，就是严格履行文件收发、登记、借阅等手续；腿勤，就是经常到业务部门催办、收集，将处理完毕的文件及时收集归档；脑勤，就是熟记文件来龙去脉。只有这样，才能保证文件齐全完整。

二、求创新，公文处理工作要与时俱进

面对新形势、新任务以及领导工作方式的新变化，公文处理的程序、方法也要不断修改和完善，要敢于在传统做法的基础上破旧立新，在规范的基础上大胆创新，提高工作效率。

工作中发现了薄弱环节，通过分析原因，研究提出解决问题的措施办法，就是完成了一次创新。例如，我们在工作中发现，有的基层单位和部门不按程序，直接将请示报送给领导个人，个别单位甚至同时报送给多位领导，形成多头请示和越级请示的现象，这种“倒转文”的现象，处理起来不仅耽误时间，甚至还可能误事，尤其是多头报送的请示，不同的领导可能有不同的意见。我们针对这种现象，设计了请示公文的专用格式。凡不按公文格式要求，格式不正确、程序不规范的公文，一律不予受理。这不仅避免了一文多投的现象，还规范了公文报送的格式，给公文处理工作带来了很大便利。我们还针对查找文件不便的情况，利用计算机的查询功能管理文件，建立网上共享，每当领导或部门查找文件时，只需要输入“关键词”便可快速查找出文件，得知文件办理情况。这大大方便了工作，提高了工作效率，受到了领导和查找借阅文件同志们的好评。

要想突破长期形成的传统公文处理流程,真正实现公文处理的自动化，还必须着力抓好办公手段的创新。目前，办公软件的应用作为提高工作质量和效率的一个重要手段，其作用在办公室工作的各个方面得到越来越多的体现，而网上公文处理系统则是一个极为重要的方面。我们在设计网上公文处理系统的功能与构架上，力避主观臆想和照抄照搬，而是做到与传统的纸质公文处理流程相同或相似，这样做有两个好处：一方面保持既有公文处理模式的连贯性，不会与现实需求之间产生太大的冲突；另一方面，就目前实际而言，能够完全做到无纸化办公的单位还比较少，而网上流程与纸质文件流程的同步化，可以在较大的程度上实现两种处理方式之间的互补，各取其长。

三、加强队伍建设，为下一步发展做准备

随着时代的进步，新技术、新手段不断冲击各个领域，这就要求公文处理工作人员不断加强学习，提高业务水平。下一步，我们将要加入本溪市委、市政府电子公文安全传输系统，并与省国资委实现公文网上直接传输，在真正意义上取消传统的纸质公文。这就对公文处理人员的素质提出了更高的要求。它要求工作人员不仅在公文处理的方方面面驾轻就熟，具有丰富的工作经验和技巧，同时还要具备一定程度的电脑操作知识和技能。这两个方面缺一不可。目前，我们各基层单位公文处理人员的素质存在“两极分化”现象。一方面，许多老同志在公文处理方面经验丰富、功底深厚，但在电脑操作方面则相对较为生疏，另一方面，年轻同志大多熟悉电脑操作技巧，但在实际公文处理方面又缺乏经验，如何实现人员素质的完善和平衡，是亟待解决的问题。因此，抓好专门培训和岗位练兵，是促进工作人员尽快熟悉网上公文处理工作的有效方式。

（作者单位：辽宁本溪钢铁集团公司办公室）