如何组织新闻发布会？

最近开新闻发布会的单位特别多，那么如何组织新闻发布会？

 

一、 新闻发布会概述

 

1、定义

 

新闻发布会是由发布信息的主体（政府、企业、非营利组织）选定时间、地点，有媒体记者参与的问答式会议；新闻发布会是发布主体为公布重大信息或解释新的方针政策而邀请记者参加的会议，因此通常在记者提问前有一段主动发布新闻的时间。

 

2、特点

 

新闻发布会是常见的新闻发布形式，一般对所有相关的媒体开放，发布的内容可以全部公开。新闻发言人在记者提问前主动发布的内容十分重要，它为整个新闻发布会定下基调。新闻发布会要求发言人具备较高的掌控回答方向的能力，能够使记者的提问不偏离发布会的基调。

 

3、适用范围

 

根据新闻发布会规模较大、权威性强的特点，应在确实有重大新闻需要公开时才举办；否则耗时耗力，记者也不一定感兴趣。只有当发布主题足够重要、内容足够丰富、对记者具有足够的吸引力时，才适合召开新闻发布会。因此在新闻发布会之前发言人要按照新闻规律对发布稿字斟句酌，并对记者可能提出的问题进行充分的预测和准备。

 

二、 新闻发布会的3成功要素

 

1、 调研舆情——媒体想知道什么？

 

首先要了解新闻发布会媒体及其特点，以党报党刊为代表的主流媒体与新兴商业化媒体的关注点不同，大陆媒体，港澳台媒体与国外媒体的兴趣点也不同。由于各种媒体的政治立场、受众构成、办报方针等存在很大的差别，所以来自各个媒体的记者提问也会有不同的侧重点和角度。为了“猜题”的命中率高，因此新闻发言人必须了解不同媒体的特点。

一般国内记者主要关心大陆和所在区域的问题，香港、台湾的记者也是更多关心各自地区的问题。西方记者则关注中国的政治、社会、经济等各方面的情况，以及关系到他们本国利益的问题，而且他们体温会比较尖锐。

所以，在新闻发布会前应掌握：

哪些媒体将派记者参加？

这些媒体的读者、观众或听众是谁？

它在相关问题上做过怎样的报道？

另外，调研近期媒体关注的热点问题也十分必要：

搜索一下媒体最近讨论较多的话题有哪些？

是否会与你将要发布的内容联系起来？

调研舆情的方法主要是阅读报纸杂志、收看收听电视广播、浏览新闻网页等，还可以利用网络上免费的搜索引擎或者专业的数据库，通过新闻发布内容的关键词搜索相关报道。舆情调研之后应列出一张问题单，把记者曾问过的、可能要问的问题进行汇总。

 

2、 确定口径——你想让媒体知道什么？

 

口径是指发布方对某个问题权威、准确、一致的回答。确定口径包括两方面内容：一是根据掌握的媒体情况，针对他们关心的问题准备回答；二是必须注意的是，尽管记者会问到很多问题，但是新闻发言人不能够被记者的问题牵着鼻子走，要在发布会前明确这次新闻发布会的主题，并且围绕这个主题确定口径。

确定口径首先要准确把握本部门的情况。新闻发言人应该能够列席本部门的重要会议，了解决策层在关键问题上的态度，确保各分支机构传来的信息无误、及时。新闻发言人要对将要发布的信息进行收集、整理、提炼，口径就是对新闻发布中的主要内容的概括，它的表达应是准确、简练和易懂的。这样既便于新闻发言人记忆，记者也容易理解。确定口径需要考虑到以下问题：

新闻发布会的主题以及想要传递的核心信息是什么？

目前已经掌握的相关信息有哪些？还缺少哪些信息？

决策领导对新闻发布内容的意见，尤其是对敏感问题的意见如何？

还有哪些纰漏掉的问题没有确定口径？

新闻发言人应把重要问题的口径牢记在心，或者制作称方便查找的小册子。发言人还可以为一条敏感问题的口径准备几种不同的表达方式，在新闻发布会过程中用变化的语言不断重复同一个意思，从而加深记者的印象。

 

3、 包装信息——什么样的信息会成为媒体上的新闻？

 

新闻发布的内容不能一味迁就媒体也不能自说自话，应该将那些需要公众知晓的信息加以包装，使他们更具新闻性以获得媒体的报道。也就是说，新闻发言人要用记者的方式传播自己的立场。记者的方式包括：选择新鲜的角度、戏剧性的情节、吸引人的直接引语，使用通俗的语言、直观的图表、必要地背景介绍等。如何让你的资料变成明天的新闻，这还将具体阐述。

如果目前你认为自己还不具备足够的新闻敏感，那么你至少要具备为记者提供周到服务的意识；即内容做不到家，但形式必须做充分，这样对记者也有很大的帮助。例如在新闻发布会现场布置道具：张贴突出了发布会印象；在会场使用电脑、投影仪、黑板（白板）等设备，向记者演示、届时难懂的专业内容等。此外还可以根据新闻发布的主题，选择适当的场地，不一定总是在新闻发布厅里。

 

三、 新闻发布会的准备

 

1、 确定发布会的主题

 

在召开新闻发布会之前，首先要在舆情调研的基础上确定是否有召开发布会的必要，记者会不会对发布的主题感兴趣，能否完成准确详尽的报道？否则，很有可能费尽周折也请不到所需的媒体到场，即使到场也不做报道。

新闻发言人应该挖掘发布会主题的新闻点，既要突出自己的立场也要符合记者的需求，帮助媒体设计一个“新闻钩”，就像一个“引子”将你的信息顺理成章地推销出去。

一场新闻发布会通常仅设置一个总的主题，围绕该主题可以提供几条重点信息。为了使记者的报道更集中、力度更大，重点信息不能太多，最好不超过3条。

 

2、 确定发布人和主持人

 

根据发布主题确定最适合的发布人选。一般来说，发布人职位越高、名声越响，对媒体记者的吸引力越大；但是选择发布人的第一标准应以掌握发布内容的程度来衡量，对发布内容越熟悉，参与相关决策越多，其权威性越强，更容易应变记者提出的各种问题。此外，发布人最好是经过新闻发言人培训的人员，懂得对待记者的基本原则和回答棘手问题的技巧。发布人可由身经百战的新闻发言人自己担当，对于专业性强的主题，也可以请相关的分管领导、专家出任。

发布会的主持人一般由新闻发言人担任，主要负责把握发布会的节奏：宣布发布会开始和结束、说明发布会主题、介绍发布人、指定记者提问。在例行新闻发布会上，新闻发言人一般兼任发布人、主持人双职，一个人完成一场新闻发布，一般以站姿发布。

 

3、 确定发布会的时间

 

确定发布会的时间包括两点：一是发布会在哪一天举行，二是在这一天的什么时候举行。

在哪一天举行主要是从发布会的效果考虑：这一天发布是否能与某相关热点事件联系起来？另外，这一天发布是否会与其他重要事件冲突，而分散了媒体的注意力？例如，世界杯足球赛期间，其他体育新闻被报道的篇幅就会减少。

在这一天什么时候举行主要考虑媒体的截稿时间：大部分新闻机构的截稿时间在中午以后，黄金时间的电视新闻在下午截稿，日报一般在晚上截稿。为了给记者留出充裕的事件消化发布资料，编写新闻，发布会最好安排在上午10点，最晚也不要超过下午3点。一场发布会的时长一般控制在1小时左右。

对于重大突发事件的新闻发布会，原则是越快越好，不论在什么时间都可以立即召开发布会，向记者通报最新情况、澄清事实，以免谣言泛滥。突发事件的新闻发布可以时间很短，多次召开，一有新的情况就向记者透露，抓住他们的注意力。

 

4、 确定发布会的地点

 

确定发布会的地点主要是考虑给记者创造各种方便采访的条件。一是交通应比较便利，能够解决停车问题。二是会场设备齐全，如满足拍摄需要的辅助灯光、网络直播所需的网络插口、扩音设备、电源插座等，尽可能照顾到各种媒体的技术需求。三是会场应相对封闭，以免外面人走动、说话干扰发布会。

特定主题的新闻发布会，可以选择有特色的发布场所，以增强传播效果。

 

5、 确定媒体名单并邀请记者

 

在对媒体了解，调研之后，根据试图达到的信息传播范围和影响力来确定媒体的覆盖面积和级别，考虑如何配合选择报纸、杂志、广播、电视、网络各种媒介；另外还要考虑这个媒体是国际性的、全国性的还是地方性的。确定邀请媒体的名单，还应根据新闻发布会的主题，考虑行业类媒体的选择，如财经类、体育类、教育类、卫生类、法制类等。

邀请对象一经确定，应提前发出采访通知。这样可以刺激电视新闻记者事先进行背景拍摄，并让对主题不熟悉的人有机会了解一些背景。对采访通知和发布主题的反应可以帮助我们确定散发资料的内容。发布会前新闻发言人应主动与记者接触，了解他们关心的问题。

 

6、 准备发布会资料

 

发布会材料的收集整理是发布会准备工作中最重要的也是最花费精力的环节。发布会材料的准备应围绕发布会的主题，依据确定的口径。发布会材料包括文字资料，也可有图像和实物资料。

准备发布会材料需经历5个步骤：由新闻办公室进行舆情调研，由各相关部门提供基础材料，由新闻发言人及其助手发布会材料，有决策领导审批发布会材料，最后再由新闻办公室校对并印刷。

 

7、 发布会的会务准备

 

会务工作主要包括3各方面：会场设置、设备调试、现场分工。

 

(1)会场设置

会场设置主要完成背景板、展板、横幅、宣传画等的设计和装贴，主席台及座签的摆放，记者座位的布置，翻译间和网络直播台的安排，签到处和资料发放台的摆放等。

 

(2)设备调试

设备调试主要是检查话筒的声量是否能够到达会场的每个角落，固定电话、移动话筒及音箱之间是否会产生噪音，灯光的亮度是否合适，空调是否运行正常，电源插座，网络接口等是否都完好，用于备份的录音、录像设备是否已充足电，如果使用投影仪是否可与电脑正常连接并且后排能否看清，同声传译设备的信号是否清晰无干扰。

 

(3)现场分工

在发布会前就要制定好每一位工作人员在现场的任务，明确分工。发布会现场的工作人员主要包括以下几种。

总协调员：负责整体调度、处理突发情况、迎接发言人；

记者接待员：负责签到、发放资料；

设备调控员：负责现场音响、灯光等的正常运行；

会场服务员：负责安排记者座位、给记者提供茶水点心、递送话筒。

除此之外，有的发布会还需要翻译人员和速录人员。

 

8、 进行一场模拟发布会

 

模拟新闻发布会可以完全按照发布会的日程进行一遍；如果时间有限，也可以更有针对性，比如重点模拟容易出错的记者提问环节，还有与主持人的配合等。模拟新闻发布会的记者应由专业培训机构人员或可信赖的职业记者扮演，提出的问题越尖锐越好，这样可以使发言人意识到在现场可能会出现的缺失。

模拟新闻发布会最好在正式的发布厅进行，不知摄像机和灯光，制造出现场气氛。在模拟发布会中，新闻发言人要留意这样一些问题：

哪几个问题出乎我的意料？

哪些提问方式使我情绪波动了？

哪些回答我感觉不够好？

 

四、 发布会材料

 

1、 为新闻发言人准备的资料

 

为新闻发言人准备的资料，即发布方资料，一般包括4种：主持人的主持词、发布人的发布稿、答问参考、辅助材料。

 

2、 为记者准备的资料

 

发言人给记者准备的材料，即媒体方材料，常见的有7种：新闻通稿、新闻事实资料、背景材料、问答材料、专家名单、图像动画资料、发布会材料清单。如果邀请了外国记者，应同时准备英文材料。