办公室主任新得

       一、领悟意图，沟通在先。近20年办公室的经历深深体会到，做好办公室工作关键是一个“悟”字。“悟”既是名字，悟性的意思，又是动词，善于领会意图的意思。办公室主任要做好服务工作，关键是能否领悟领导的决策意图、工作意图、安排意图。只有“意图”领会了，吃透了，才能少走弯路，才能服务“到家”。举个例子，战争年代，林彪的队伍为什么能打胜仗？关键在于从上到下都能领会战略意图，吃透了“为什么战”。往往目的明确了，实现目的的方法就多种多样，整个战役就“打活了”。这个例子对我们办公室主任来讲，有着十分重要的借鉴意义。当然，对每个人来讲，悟性有高有低，要领会领导的意图，首先要学会与领导沟通。人与人之间的沟通是一门艺术，与领导沟通的难度可能比与一般人沟通要难。有的同志面对领导，都心存敬畏，不敢说、不敢问。不说、不问、不交流，永远不可能领悟领导意图。但乱说、乱问也会引起领导的反感，同样不利于沟通。我的体会是与领导沟通，应该把握几个关键点。一是会听。领导与办公室主任之间，一般情况下后者“听众”。因此，办公室主任与领导的沟通，首先必须要会“听”。“听”要把握领导讲话时的语言环境，不能断章取义，要注意了解领导讲话的背景或针对的事件等。哪怕是一件小事、一个火花都将对准确把握领导的意图产生积极的作用；“听”要注意边听边想，围绕领导讲话的内容去想，这样就能够边听、边消化、边领会；“听”就要排除干扰，全神贯注；“听”的时候不随意插话打断领导的思路，让领导把意图讲清、讲全。二是善记。对于领导讲的，要尽可能全部记下来，有条件的记在本子里，没条件的，要用心记在脑子里。有的秘书往往不善于记，领导讲了，事后忘了，又不敢问，导致不了了之，领悟不到意图。三是循规。领导讲话一般都很有逻辑性、规律性可循。作为办公室主任，应从四个方面把握规律特点：政策性，即领导的意图必然是对贯彻落实党的路线、方针、政策和上级指示精神等结合本地实际思考的结果；阶段性，即领导的意图，即使是对同一项工作的考虑，都会因形势变化而变化；特定性，即领导的个性特点和思考问题的角度、方式各不相同，把握特定性也有利于领悟领导意图；渐进性，即领导者的一些重要思想、观点往往不断思考、不断完善的过程。一个办公室主任能够抓住这些规律特点并善用到与领导的沟通中去，将会对领会领导意图起到相当大 的作用。四是巧问。在与领导沟通过程中如果一时没有听清领导意思怎么办？可以通过征求的口气复述领导的上一句话，使领导顺着讲你没听清的话，或者用简单几个关键词来“巧问”，领导就可以顺着关键词再说一遍。也可以通过差不多的或者相近的某件事来进一步确认领导的真实意图。五是善陈。办公室主任在与领导交流沟通过程中，对领导的征询、提问，要善于言简意赅地表示自己的观点，既要有对领导思路“锦上添花”的观点，又要有“秉笔直谏”，善于提出不同的意见一起探讨，让领导感到你是一个有思路、有观点、值得与你交流沟通的人。这样今后的沟通就会越来越多，千万不能畏畏缩缩、唯唯诺诺。当然，这种“秉笔直谏”也要把握火候，做到适度适时，只有在恰当的时间提出，才能取得比较好的效果。

       二、出谋划策，调研在先。毛泽东同志曾说过：没有调研就没有发言权。办公室主任要为领导出谋划策，首先必须调查研究，只有调查研究，才能保证出的点子符合实情；只有调查研究才能使办公室主任成为了解上情下情、内情外情等真实情况的反映者；也只有调查研究，才能使办公室主任不断“充电”、“加油”，变得耳聪目明、脑清手顺，才能提高分析情况、判断是非、解决问题的能力。那么，办公室主任身处全局中枢，日常工作也较繁杂，如何开展调查研究？结合自身的工作经历，我感到在调查研究中，要注重“四个结合”。一要注重“全面撒网”与“重点调研”相结合。“全面撒网”，是办公室主任掌握情况的基本方法，就是通过办公室条线网络，通过明确调研重点，让办公室条线开展调研，由此达到对问题和情况的总体把握，实现由不知到知、由知之甚少到知之甚多的目的。“重点调研”是在“全面撒网”的基础上，去粗取精，去伪存真。对重大事件、重要情况组织办公室专业人员进行深入细致的了解，从个性中挖掘共性，总结事物发展的规律和经验。全面撒网与重点调研的有机结合，可以使办公室主任对本地区、本部门一些重大事件、重要情况发生的背景和原因有一个全面深刻的认识，有助于客观分析情况，真正找准症结，准确预测事件的发展趋势，为参谋和解决问题奠定基础。二要注重随机调研与建立基地相结合。随机调研即随时随地进行调研。办公室主任要做调研的有心人，无论是工作上的外出开会、随领导深入基层，还是生活中的闲谈聊天，走亲访友，都要随时随地注意观察，多问勤记，掌握情况，并把所了解到的零碎的、局部的、表面的东西经过大脑“加工厂”的科学归纳与总结，准确预知即将发生的情况和问题，准确预 知事物发展变化的趋势，正所谓“观一芽发而觉春至，见一叶落而知秋临”。在这个基础上，还要注意建立调研基地，根据不同情况、不问侧面、不同范围，选择不同的基层单位作为调查研究、搜集材料的基地，也就是我们的材料“关系户”。平常，及时把上级的指导思想、工作意图、工作部署和需要了解掌握的情况向调研基地传授，并及时收集基层的情况，获得新鲜、典型素材。这也是解决当前文秘人员少、调研任务大的好办法。三要注重自主调研与奉命调研相结合。调研是办公室主任的硬任务，要时时处处站在主动的位置，不能光应付事务而忽视调研，也不能一味地等待领导给任务，要树立强烈的自主调研意识，发掘新情况，掌握新情况。但在处理关系上，要先把领导交办的调研任务放在优先的位置抓紧实施。同时，要把握领导的“关注点”，及时了解领导需要知道和想要了解的情况，主动组织调研。四要注重深入调研与解决问题结合。调查研究的过程实际上是发现问题、分析问题、研究解决问题的过程。办公室主任要通过调研，了解掌握有关的情况，并随着调研问题的深入和范围的扩大，不断探索寻求解决问题的最佳方法和途径。从另一方面说，带着问题深入基层，可以增强调研的针对性，可以使调研工作按事前设计好的程序紧张迅速地展开。在工作与生活中，深入调研与解决问题往往表现为不可分割，在通过调研解决现有问题的同时，也在不断发现工作中的新矛盾、新问题和解决问题的新方法。 

        三、独到见解，思考在先。领导希望办公室主任成为重大决策的商量者与参谋者，不是一味地想让办公室主任唯唯诺诺，而是更多地希望办公室主任能够发表独到见解，以补充完善决策。办公室主任怎么样才能做到有独到见解？我的体会是“三个思”：即善于思考、富有思想、形成思路。一个善于辞令、长于写作的人，肯定是一个善于思考的人。“善于思考”就是要做“三种人”。一是要做有心人。办公室主任头脑中必须时刻装着问题、想着问题，并立足于解决问题来思考。比如中央、上级机关、地方党委政府出台重大决策后，办公室主任就要有政治敏锐性，思考这些政策决策出台后，对公安工作将产生哪些影响，可以有哪些应对的措施。这样才能从容应对，为领导提意见、做参考。二是要做细心人。办公室主任要经常思考“是什么，为什么，怎么样”；“可以做什么，必须做什么和不能做什么”；“哪些现象正常，哪些现象不正常”这三个层面的问题，从而使观察和处理问题有独特性。要把握事物的内在规律性，使参谋意见有深度、上层次， 日常工作具有计划性。三是要做有恒心的人。办公室主任时时刻刻要把学习当成一种责任、一种追求，把思考当成一种习惯、一种境界。为搞清楚一个问题，就要有苦思冥想的劲头和“食不甘味、寝不安席”的精神，不然，有价值的东西会从眼皮底下溜过去。