文秘初入职场“五不要”

 又是一年毕业季，许多文秘专业的学生纷纷踏入到职场中。从高校毕业生向机关文秘人员的角色转变，不仅需要领导和同事的教诲与帮助，也需要自己用心领悟、悉心感受，避免在思想上心理上出现误区。

1、初来乍到“不要急”

    经历多年校园生活，对学习方式、行为习惯都熟悉而自然。走上工作岗位，会面临许多“不一样”。例如，在学校可以结合个人情况安排时间，而上班必须按规定时间上下班，丝毫不含糊；在学校自习、看书、上网等自由选择机会很多，上班通常是两个甚至更多人在一间办公室，活动范围相对固定，等等。更为重要的是，秘书工作的标准高、要求严，毕业生对各方面不熟悉，不可能马上就有许多重要任务。这种情况下，就容易出现急躁情绪：要学的东西那么多却只能干坐着，真急；偶尔遇到要做的事又不知怎么处理，仍然急。

    为了尽快度过这个等待期，就要用实际行动驱散急躁的情绪，要特别注意以下方面：一是眼里有活。与工作无关又有必要的事，拖地、打水、取报纸，积极去做；领导和同事交办的事，录入点文字、复印点资料、发个机要件，认真去做，不懂就问；遇到同事忙不过来，问一下是否要帮忙，经同意后按要求去做，边做边学。二是手别乱伸。秘书部门的工作既强调协调配合更强调分工负责，不明就里到处抢活、随意插手，就可能干扰别人的正常工作。三是心中有数。不忘自己是个新手，多观察，多积累，干一次有一次的收获。但是，用心不等于“小聪明”，不能戴着“有色眼镜”观察事物、了解情况，对一件事情还没了解就准备找毛病，想以此突出自己的“水平”。机关里面的许多工作，越司空见惯越是经过了长期实践检验的，能够存在就有其存在的理由，自己没看出来只能说明功夫没到家。

2、平稳过渡“不要慌”

    经过一段时间，初步掌握了日常事务和具体工作的程序和要领，每天上班下班也慢慢习惯了，新的考验也随之开始：既然你对一些日常事务处理得还可以，各单位又普遍人员紧任务多，领导和同事会交给你越来越多的事。对你来说，大家不是领导就是老同志，无论谁交办的，第一不能拒绝，第二必须办好。从内心来说，年轻人对于活都不含糊，想把事做圆满，但有时给领导送会议通知、大门口接人、复印重要资料、去机要室签收文件、到收发科发送急件、答复一个询问工作的电话，都急需处理，头绪太多，难以应付。这种情况反复出现，人就容易慌。

    避免慌的心理，基本要求是既不能因急出错，也不能因慢拖延，要坚持八个字：急活慢做，慢活急做。具体来说：一是凡事多记。好记性不如烂笔头，电话里接到会议通知，一楼二会议室和二楼一会议室非常接近，听得再清楚事后也可能记混，顺手记下来就稳妥得多。二是分清缓急。工作头绪多，要根据每件事是什么时间交代的、要求干什么、需花费多长时间，哪个先做哪个后做，排好顺序。三是统筹安排。取报纸、发信、大门口接人，这些事情可以一路来做；去值班室预定会议室和取机要文件可以一路来做，等等。四是多回头看。打印文件，送领导前多检查一下有没有错字、丢字、多字；复印材料，钉好后多检查一下页码有没有缺页、残页；发送文件，送前多看一下信封和内容是否一致，单位、人名、职务是否写得准确、清楚；做一个电话记录，放下电话后看一下内容记全了没有，谁打的、什么事、是否需要回复、对方电话多少，等等。

3、巩固提高“不要烦”

    工作时间继续延长，重复性工作越来越多，对日常事务越来越轻车熟路，方方面面的新鲜感逐步淡化，松口气的同时也可能滋生另外的情绪：整天干些打字、拖地、取报纸的琐碎小事。同学聚会时别人问“你都干什么”，都不好意思回答。烦!

    避免烦的方法有以下几种：一是种好“责任田”。领导和同事交代的工作保证质量、及时完成，这是由工作的责任和所处的角色决定的。除非不准备继续在自己的岗位上干了，否则没有任何回旋余地。二是开发“自留地”。利用工作空隙多学习、多提高，增强自身的业务水平，跟踪了解本处、本局室乃至本机关中心工作。三是学会“浪淘沙”。注意从日常工作中吸收营养，学习各种文字材料的文种特点、框架思路、语言风格、具体内容，学习工作特别是领导工作的规律和艺术，等等。

4、阅历渐长“不要乱”

    乱就是分心，用心不专。随着工作时间的继续延伸，手头各项工作更加平稳有序，思想压力和精神压力进一步减小，尽管在思想认识上也明白巩固业务能力、培养学识见地，积累工作经验、增加工作阅历的任务非常重要，但这个过程毕竟太长，收效也不是十分明显。相反，这个过程中可能出现某些公司、企业的招聘启事刚好符合自己的条件，等等。各种各样的机会多起来，心里也就自然乱起来。

    在正确对待“不要乱”的问题上要坚持求真务实，客观、全面地认识和了解自己。机关的秘书工作和学生在校期间的学生生活有很大差别，像做学生时那样既要专业排名前三、又要做优秀学生干部、同时还在兼职捞外快，很难行得通。确实认为离开机关、离开秘书岗位更合适，就不要犹豫不决。经过综合权衡后仍坚持在机关特别是秘书岗位上工作，就要做到以下几点：一是正确处理生活和工作的关系，分清主次，把握好度，不走极端。二是正确面对得失，坚持有所为，有所不为。三是正确处理个人修养中的“专”与“博”，将提高业务能力和提高文化知识协调统筹，合理安排。

5、经年累月“不要怨”

    机关工作时间继续延伸，机关工作人员角色继续巩固，在工作中就不仅是涉及做事，还涉及做人。可能因为种种原因，阅历增长的同时牢骚也跟着增多，能力提高的同时脾气也跟着提高，了解事情增多的同时攀比心理也在增强，某人提级了、某人调职了、某人分房了、某人出差了，都可能使人们产生“怨”。

    “戒怨”要积极做到以下几点：一是提高修养。特别要注意学习别人的长处、记着别人的好处、理解别人的难处、宽容别人的短处，在服务中体现自身价值，在提高业务能力中寻找工作乐趣。二是增强定力。世界很大，周围的变化往往既多又快，既要有“岂能尽如人意，但求无愧我心”的坦荡，又要有“风水轮流转，明年到我家”的诙谐。三是尊重现实。应该将身边的事情分三类，第一类通过自己的行动肯定能够完成，第二类通过自己的行动可能完成也可能完不成，第三类通过自己的行动肯定完不成。正确的方法就是全力做好第一类、争取完成第二类、彻底丢开第三类。

文章摘自《秘书工作》2005年第1期。作者：李现曾

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