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文秘初入职场“五不要”

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夏末 发表于 2019-5-26 20:26:28 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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 又是一年毕业季,许多文秘专业的学生纷纷踏入到职场中。从高校毕业生向机关文秘人员的角色转变,不仅需要领导和同事的教诲与帮助,也需要自己用心领悟、悉心感受,避免在思想上心理上出现误区。



1、初来乍到“不要急”

    经历多年校园生活,对学习方式、行为习惯都熟悉而自然。走上工作岗位,会面临许多“不一样”。例如,在学校可以结合个人情况安排时间,而上班必须按规定时间上下班,丝毫不含糊;在学校自习、看书、上网等自由选择机会很多,上班通常是两个甚至更多人在一间办公室,活动范围相对固定,等等。更为重要的是,秘书工作的标准高、要求严,毕业生对各方面不熟悉,不可能马上就有许多重要任务。这种情况下,就容易出现急躁情绪:要学的东西那么多却只能干坐着,真急;偶尔遇到要做的事又不知怎么处理,仍然急。


    为了尽快度过这个等待期,就要用实际行动驱散急躁的情绪,要特别注意以下方面:一是眼里有活。与工作无关又有必要的事,拖地、打水、取报纸,积极去做;领导和同事交办的事,录入点文字、复印点资料、发个机要件,认真去做,不懂就问;遇到同事忙不过来,问一下是否要帮忙,经同意后按要求去做,边做边学。二是手别乱伸。秘书部门的工作既强调协调配合更强调分工负责,不明就里到处抢活、随意插手,就可能干扰别人的正常工作。三是心中有数。不忘自己是个新手,多观察,多积累,干一次有一次的收获。但是,用心不等于“小聪明”,不能戴着“有色眼镜”观察事物、了解情况,对一件事情还没了解就准备找毛病,想以此突出自己的“水平”。机关里面的许多工作,越司空见惯越是经过了长期实践检验的,能够存在就有其存在的理由,自己没看出来只能说明功夫没到家。



2、平稳过渡“不要慌”

    经过一段时间,初步掌握了日常事务和具体工作的程序和要领,每天上班下班也慢慢习惯了,新的考验也随之开始:既然你对一些日常事务处理得还可以,各单位又普遍人员紧任务多,领导和同事会交给你越来越多的事。对你来说,大家不是领导就是老同志,无论谁交办的,第一不能拒绝,第二必须办好。从内心来说,年轻人对于活都不含糊,想把事做圆满,但有时给领导送会议通知、大门口接人、复印重要资料、去机要室签收文件、到收发科发送急件、答复一个询问工作的电话,都急需处理,头绪太多,难以应付。这种情况反复出现,人就容易慌。



    避免慌的心理,基本要求是既不能因急出错,也不能因慢拖延,要坚持八个字:急活慢做,慢活急做。具体来说:一是凡事多记好记性不如烂笔头,电话里接到会议通知,一楼二会议室和二楼一会议室非常接近,听得再清楚事后也可能记混,顺手记下来就稳妥得多。二是分清缓急。工作头绪多,要根据每件事是什么时间交代的、要求干什么、需花费多长时间,哪个先做哪个后做,排好顺序。三是统筹安排。取报纸、发信、大门口接人,这些事情可以一路来做;去值班室预定会议室和取机要文件可以一路来做,等等。四是多回头看。打印文件,送领导前多检查一下有没有错字、丢字、多字;复印材料,钉好后多检查一下页码有没有缺页、残页;发送文件,送前多看一下信封和内容是否一致,单位、人名、职务是否写得准确、清楚;做一个电话记录,放下电话后看一下内容记全了没有,谁打的、什么事、是否需要回复、对方电话多少,等等。



3、巩固提高“不要烦”

    工作时间继续延长,重复性工作越来越多,对日常事务越来越轻车熟路,方方面面的新鲜感逐步淡化,松口气的同时也可能滋生另外的情绪:整天干些打字、拖地、取报纸的琐碎小事。同学聚会时别人问“你都干什么”,都不好意思回答。烦!


    避免烦的方法有以下几种:一是种好“责任田”。领导和同事交代的工作保证质量、及时完成,这是由工作的责任和所处的角色决定的。除非不准备继续在自己的岗位上干了,否则没有任何回旋余地。二是开发“自留地”。利用工作空隙多学习、多提高,增强自身的业务水平,跟踪了解本处、本局室乃至本机关中心工作。三是学会“浪淘沙”。注意从日常工作中吸收营养,学习各种文字材料的文种特点、框架思路、语言风格、具体内容,学习工作特别是领导工作的规律和艺术,等等。



4、阅历渐长“不要乱”

    乱就是分心,用心不专。随着工作时间的继续延伸,手头各项工作更加平稳有序,思想压力和精神压力进一步减小,尽管在思想认识上也明白巩固业务能力、培养学识见地,积累工作经验、增加工作阅历的任务非常重要,但这个过程毕竟太长,收效也不是十分明显。相反,这个过程中可能出现某些公司、企业的招聘启事刚好符合自己的条件,等等。各种各样的机会多起来,心里也就自然乱起来。


    在正确对待“不要乱”的问题上要坚持求真务实,客观、全面地认识和了解自己。机关的秘书工作和学生在校期间的学生生活有很大差别,像做学生时那样既要专业排名前三、又要做优秀学生干部、同时还在兼职捞外快,很难行得通。确实认为离开机关、离开秘书岗位更合适,就不要犹豫不决。经过综合权衡后仍坚持在机关特别是秘书岗位上工作,就要做到以下几点:一是正确处理生活和工作的关系,分清主次,把握好度,不走极端。二是正确面对得失,坚持有所为,有所不为。三是正确处理个人修养中的“专”与“博”,将提高业务能力和提高文化知识协调统筹,合理安排。



5、经年累月“不要怨”


    机关工作时间继续延伸,机关工作人员角色继续巩固,在工作中就不仅是涉及做事,还涉及做人。可能因为种种原因,阅历增长的同时牢骚也跟着增多,能力提高的同时脾气也跟着提高,了解事情增多的同时攀比心理也在增强,某人提级了、某人调职了、某人分房了、某人出差了,都可能使人们产生“怨”。


    “戒怨”要积极做到以下几点:一是提高修养。特别要注意学习别人的长处、记着别人的好处、理解别人的难处、宽容别人的短处,在服务中体现自身价值,在提高业务能力中寻找工作乐趣。二是增强定力。世界很大,周围的变化往往既多又快,既要有“岂能尽如人意,但求无愧我心”的坦荡,又要有“风水轮流转,明年到我家”的诙谐。三是尊重现实。应该将身边的事情分三类,第一类通过自己的行动肯定能够完成,第二类通过自己的行动可能完成也可能完不成,第三类通过自己的行动肯定完不成。正确的方法就是全力做好第一类、争取完成第二类、彻底丢开第三类。


文章摘自《秘书工作》2005年第1期。作者:李现曾

来源 | 秘书工作

 
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