上级机关反映日常工作之外的情况报告怎么写？

《党政机关公文处理工作条例》第八条规定了报告的适用范围：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。根据条例的规定和党政机关各部门的写作实践,不少公文写作教材将报告分为工作报告、情况报告和答复报告三种主要类型。裴显生主编的《应用写作》一书中把报告分成7类，工作报告、情况报告和答复报告是其中三种主要形式。这三种报告写作的重点略有不同：工作报告旨在向上级机关汇报日常工作的进展情况；情况报告旨在向上级机关反映日常工作之外的各方面情况，如社会动态、职工思想状况、严重的自然灾害以及其他需要上级机关及时了解和掌握的特殊情况；答复报告是针对上级机关的询问进行答复而写出的报告，针对性强。下面笔者谈谈情况报告的写作。

一、情况报告、调查报告、意见的写作区别

对于情况报告的写作，裴显生主编的《应用写作》一书中强调情况报告在写作时要遵循的思路为：首先对所反映的问题或情况作一概述，然后集中分析产生问题的原因，最后提出解决问题的意见和办法。笔者觉得它虽然给出了写作内容的一个结构框架，但是没有揭示出情况报告写作内容的本质，这主要基于以下两个原因：其一，这种行文思路和有些调查报告的写作思路是一致的。如2006年6月由国务院办公厅牵头组织的调查组写的《关于重庆市巫山县部分乡镇铲苗种烟违法伤农事件的调查报告》，全文由三部分内容组成：基本情况、原因分析、采取的措施。这样一来，情况报告的写作结构和它基本一致，因此就无法区分它们之间的写作区别。 其二，情况报告中如果把情况分析、提出建议也作为两个重要内容去写，是不大符合报告的写作要求的。因为情况报告的一个显著特点就是对客观情况的陈述，用叙述的手法，重点写做了哪些工作，具体情况怎样，将有关工作情况或问题向上级机关陈述清楚。如果将主观分析和建议作为调查报告的重要内容去写，则恰恰与公文中另一文种“意见”的写作内容相似。意见的写作，就是要对问题作出全面分析，提出自己的观点和看法，然后在分析的基础上拿出切实可行的解决方法和措施。很显然，情况报告如果按前文提到的行文思路去写，那又与意见的写作相混淆。

二、情况报告写作内容要素

任何应用文的写作，均有其写作要素，如合同的要素包括标的、数量、质量、价款、履行的期限、方式和地点。通知的内容要素包括通知的原因、通知的事项。笔者认为情况报告写作内容的要素是：客观发生的情况、下级围绕发生的情况所做的工作。之所以由这两个内容构成情况报告的写作内容要素，一是因为情况报告的写作重点必须围绕情况展开，因此发生的情况便成为写作内容的一个要素，二是因为报告的本质特点就是下级向上级汇报工作，那么，向上级汇报本单位围绕客观情况所作的工作便成为写作内容的另一要素。

下面笔者结合例文，谈一下情况报告写作中的这两个要素。

（一）客观发生的情况

所辖工作范围内出现的新动向、新问题，必须及时让上级了解，以做到“下情上达，勿隐情不报”，因此，客观发生的情况是情况报告中首先要写的内容。客观发生的情况是一种客观存在，往往表现为一种状态、一个事件，向上级汇报时需讲清它的发生、经过和结果。在写作过程中，表达方式基本上是概述，少用笔墨，写作内容只需交待客观情况的几个要素：时间、地点、人物、事件、原因、结果。如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中的第一段，就对发生火灾的时间、地点、人物、事件、原因、结果作了简单交待。

××××年×月×日上午9点40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故。市消防队出动15辆消防车，经过4个小时的扑救，大火才被扑灭。在这次火灾中，除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房的余下商品全部被烧毁。时值开始营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸而未造成人员伤亡。但这次火灾已造成直接经济损失792万元。

再如《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中的第一段：

最近，我老秘网区内××专科学校用计划外收入资金，发给教职工每人100元购物券。

这一句话也简单交待了时间、人物、事件，非常简炼。

（二）采取的工作措施

情况汇报中，针对发生的新情况，下级是如何处理的，是否得当，必须让上级知道，以避免发生因处理不当而带来严重后果。因此，向上级汇报针对新情况所做的工作，是情况报告写作中的另一个重点内容。由于这些工作处理起来往往头绪多，而且领导也非常重视，因此这部分内容就要写得详细具体。总的来讲，要注意三点：

首先要事实求是，做了什么写什么，不得虚构编造。譬如，工作中调查了情况发生的原因，就把原因写进去，如果没有调查，就不写。××市百货大楼发生火灾，事情重大，商业厅作为主管部门，肯定要调查火灾发生的原因，而且要向上级汇报，故在《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中就必须对调查原因有所体现。而在《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中，由于银行没有调查学校发行变相货币的原因，所以就不必涉及。

其次要围绕所做的工作，组织合理的次序行文。一般都是按照工作措施实施的时间顺序去写。部门处理突发事故，其工作程序通常是这样：调查事故的原因、事故的现场处理、事故的反省和预防，如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文的内容次序：调查原因—现场处理—追究责任—事后反省—预防措施。

再次要注意材料的点面结合。面上材料的使用可以让上级了解宏观的基本情况，点上材料的使用既说明了材料的典型，又增强了说服力，使报告的叙述变得更加生动。如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中“我厅××副厅长带领有关人员赶到现场处理”一句，“××副厅长”作为典型材料在文章中使用，使报告显得更有说服力。

三、情况报告写作需要把握的两个原则

（一）要突出工作积极性

情况报告写作要突出工作积极性，主要有两点原因。首先，从下级自身来说，工作上应该具有一种积极进取的精神状态，工作消极被动、不作为是怠慢失职的表现。其次，从另一方面讲，以积极进取的面貌从事工作是上级的要求。在2009年7月13日中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于实行党政领导干部问责的暂行规定》中就有以下条款，“在行政活动中滥用职权，强令、授意实施违法行政行为，或者不作为，引发其他重大事件的要问责”“对突发性事件处置失当，导致事态恶化，造成恶劣影响的要问责”。由此可见，下级对新情况作出积极应对是上级的要求。当然，写出工作的积极性要建立在实事求是的基础上，如果这个部门对于发生的情况反应迟钝、工作无作为或应对不到位、处理有偏差，那也必须实话实说，让上级及时了解情况进行指导。

（二）内容要全面，要写出成效

情况报告要写得全面，首先要写出针对新情况所做的所有工作，不要遗漏。如果把新情况处理得很周全，围绕情况做了很多工作，却没有全部写进报告，这就不是实事求是，还会导致上级不能知晓真实情况，影响工作的正常进行。其次要写出工作的成效。工作卓有成效，说明工作中下了功夫，是积极工作的证明，即便工作中发生的是重大事故或失误，也要写出发生事故后积极处理的效果，比如事故的善后处理，避免今后发生类似的情况而采取的防范措施等等，这些都必须要写出来。如果工作一点效果都没有，那就说明工作有问题，要好好反省。《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》一文中，商场继续营业、追究相关人员的责任、做深刻反省并布置今后的预防工作，这些内容便是其工作效果的体现。而《中国人民银行××市××区分行关于发现变相货币的报告》一文中，相关的两个单位表示承认错误，并保证今后不再发生此类问题，这也是其工作效果的体现。

附例文：

例文1：

中国人民银行××市××区分行

关于发现变相货币的报告

市人行：

最近，我老秘网区内××专科学校用计划外收入资金，发给教职工每人100元购物券。据了解，这是该校与××百货商场商妥，用支票付给××百货商场20000元，教职工凭该校发给的购物券到××百货商场选购商品。据了解该购物券共印一百张，上有编号和学校财务公章，但未标明金额，购物有效时间为12月15日至12月25日。因购物券已在规定时间内购齐商品而销毁，故我们未见到实样。

为此我们先后向××学校和××百货商场指出，上述购物券虽未标明金额，但仍属于变相货币，是违反国家现金管理规定的。这两个单位表示承认错误，并保证今后不再发生此类问题。

根据总行关于“禁止发行变相货币的规定”，特此报告。

中国人民银行××市××区分行

××××年×月×日

例文2：

××省商业厅关于××市百货大楼

重大火灾事故的报告

商业部：

××××年×月×日上午9点40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故。市消防队出动15辆消防车，经过4个小时的扑救，火灾才被扑灭。在这次火灾中，除消防队员和群众奋力抢救出部分商品外，百货大楼三层楼房的余下商品全部烧毁。时值开始营业不久，顾客不多，加之疏散及时，幸而未造成人员伤亡。但这次火灾已造成直接经济损失792万元。

经查明，此次火灾是因电焊违章作业，在一楼电焊铁窗架时，电火花溅到易燃货品上引起的。另外，市商业局领导对上级领导机关和公安消防部门的安全防火指示执行不力，百货大楼安全制度不落实，许多安全隐患长期未得到解决；电焊加固铁窗，本应停止营业，为了利润，竟边营业边作业，忽视了安全工作，这也是造成火灾的原因之一。

火灾发生后,省人民政府召开了紧急防火电话会议。严肃指出了××市发生火灾的严重性，批评了××市不重视安全工作的错误倾向。我厅××副厅长带领有关人员赶 到现场处理。市商业局领导在市委、市政府领导下，组织力量对财产进行清理。百货大楼职工在总结教训的基础上，在街道路口增设摊点，以缓和市场供应。公安机关对事故责任者××已拘留审查。市委、市政府在分清责任的基础上，对有关人员视情节轻重，进行严肃处理：给予专管安全工作的百货大楼党委副书记、副总经理××撤销党内外职务、 开除党籍、开除公职的处分并交司法部门依法处理；撤销百货大楼党委书记和商业局党组 成员、市百货大楼总经理的职务。

这一次火灾事故，是我省商业系统历史上最大的一次，损失严重，影响很坏，教训深刻。问题虽然发生在××市，但也暴露了我省商业安全工作上还存在不少问题，有的地区安全制度不落实，检查不认真，隐患整改不力，缺乏针对性的防火措施。我们平时深入了解不够，检查督促不严，因此，我们也有一定责任。为了吸取教训，防止类似事故发生,已根据我省实际，多次用电话、简报通知各地引起注意，并定于4月20日召开全省商业系统安全工作会议，制定下一步安全工作方案，切实把我省商业系统安全工作抓紧、抓好。

特此报告。

××省商业厅

××××年×月×日

 

(作者：程仁君 来源: 应用写作杂志社 作者单位：黄冈师范学院)