秘书新人如何更好更快胜任岗位

秘书新人如何更好更快胜任岗位

            

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秘书新人如何才能尽快进入角色、熟悉工作、融入集体、做好服务、干出成绩。这是秘书新人、高等院校及用人单位三方都很关注的话题。基于此，《秘书之友》编辑部于2017年9月10日组织《秘书新人如何更好更快胜任岗位》专题讨论活动。江苏省连云港市政务办党组成员、副调研员胡利民受邀担任主持人。湖南长沙师范学院王维新老师、江苏苏州大学倪祥妍老师等踊跃参与交流，获得较多富有价值共识。这些共识对于促进秘书新人转换角色、院校培训教育、用人单位因势利导具有一定参考意义。

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 一、秘书新人要勤学苦练、发挥才智

秘书新人走上岗位就从在校学生、家庭子女向社会人角色转变，作为主体要自主自立、发挥才智、履职尽责、服务单位，特别要在观察思考、手脚勤快、拜师学艺、材料写作、自学提升等方面狠下功夫。观察思考是前提，手脚勤快是基础、拜师学艺是捷径、材料写作是核心、自学提升是保障。

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（一）观察思考、找到位置。秘书新人刚到单位要学习林黛玉进贾府，先不要乱说乱做，而要善于观察、熟悉环境，重点观察四项内容：一是观察主要领导习惯，把握单位主要领导讲话特点和工作风格，为更好针对性服务、提高文秘服务成效打基础；二是观察材料处理情况，了解单位日常使用的材料种类、业务领域、起草流程、起草要求、归档管理等情况，便于日后顺利承担材料起草任务；三是观察同事工作情况，主要观察同事特别是文秘、业务高手的工作做法、工作思路、亮点材料特色，为自己提供参照物；四是观察工作差错情况，主要看领导批评的对象、事情及问题所在，并能举一反三、触类旁通，悄悄从工作失误中吸取教训、弄清原因、找到办法，自己今后不断提升水平、规避错误。

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（二）手脚勤快、眼里有活。秘书新人从校门、家门到单位门，最大变化就是不再有人宠爱，需要自己走路、自担风雨、自主自立，要积极主动从卫生、倒水、拖地、擦桌子等小事情做起，坚持每天提前到单位做好领导及自己办公室卫生保洁、冲水倒茶等细碎小事。打扫卫生、擦桌子、冲茶等事项作为办公室服务内容虽小但很重要，可以从中折射出秘书新人诸多素质，必须精心细致、持之以恒，不能掉以轻心。领导从卫生保洁服务中就能看出秘书敬业精神强不强、工作细心不细心、手脚勤快不勤快、个人意志坚定不坚定。

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（三）拜师学艺、少走弯路。师傅引进门、修行在个人。秘书新人走出校门就要把学校所学知识作为入门基础，进入单位就要规规矩矩拜师学艺，善于向同事前辈学习业务工作经验、工作方法，掌握工作流程，熟悉工作要求，不能吃老本、不进步，力争少走弯路，更好更快进入角色、适应岗位。实际工作证明，很多进入角色较快的秘书基本都是得益于向资深秘书拜师学艺。

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（四）磨炼文笔、练好内功。拥有好文笔、写出好材料是秘书职位必备的基本条件，也是领导仰仗秘书服务的重要内容。没有好文笔，秘书就会疲于奔命，永无安心安神安身安宁之日。秘书核心竞争力就是材料功夫，在学校务必要打好基础，拥有扎实语法功底，熟悉公文撰拟与处理程序，培养条理清晰思维习惯，夯实材料处理基本素质，积极主动写作练笔，坚持多读、多写、多总结、多反思、多挨批，做到公文材料内容经得起分析，修辞标点经得起挑刺；做到能长能短，既能把短文章写长，又能把长文章写短，长短变化都能适应工作需要。例如，有些高校要求学生每周仿作五千字公文材料，还有的高校让学生把一句话拓展到一千字，再把一千字提炼成一句话。强调活学活用，鼓励学生写自己的话。这些都是锻炼文笔、提升水平的有效措施。

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（五）自学提升、与时俱进。秘书新人在学校所学知识重在素质基础，走上岗位要紧密结合实际运用所学知识做好服务，还要培养良好的自学习惯，做到干什么学什么、缺什么补什么，保证业务素养胜任岗位要求；不仅要学公文处理规范，而且要通过以前材料熟悉领导的爱好、口味、关注点及单位情况、任务目标、常规举措，积极参加各类会议，做好会议记录和学习笔记；注意拓展学习领域，坚持扩大知识储备面，达到给领导一滴水、自己就要准备一桶水的境界；善于通过自学提升完成破茧化蝶过程，从看山不是山、看水不是水到看山还是山、看水还是水。

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二、院校要着眼实际工作、激励引导

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院校在秘书新人成长过程中具有关键性基础作用，需要紧密结合社会实际工作发展特点，不断优化完善知识培养结构，增强学校教育与社会实际工作之间衔接，重点强化课程设置、实习锻炼、写作培养，从源头上为学生顺利走上岗位创造条件。

（一）契合需求、丰富课程。秘书新人培育是个系统工程，学校教育要从培养方案、课程设置、实习实际工作等方面契合单位需求，重视学生创造性思维培养、信息收集处理能力，在抓好文秘素质常态课程教育基础上，还要着力安排好四类课：一是政策理论课，引导学生关注现实，紧跟社会形势发展，鼓励学生关注各政府网站及新闻媒体，培养正确主流“三观”，不断提高理论水平和政治站位，做到信念不走偏、道德不扭曲。二是职业操守课，加强学生职业认同感教育，让学生从内心认同文秘专业、热爱文秘职业。三是阳光人格课，促进学生培养健全人格、阳光心态，既要经得住冷酷批评，又要经得住热情表扬，既要经得住高频重压，又要经得住寂寞冷清，教育学生做堂堂正正、进取敬业的正派人。四是综合素质课，鼓励学生培养莳花弄草、琴棋书画、文艺创作、收藏、垂钓、桥牌、乒乓球、羽毛球等文体特长，既利于净化心灵培养情操、丰富生活提升品位，又利于增加交流渠道和手段、促进工作、融洽感情。

（二）建立机制、鼓励实习。实习锻炼是秘书专业学生熟悉业务、锤炼技能、接轨实际工作的重要环节，也是各类高校高度重视、大力推进的重要措施。院校要充分发挥学校品牌和渠道优势争取和创造更多实习岗位，鼓励学生课余或假期去找实习单位锻炼，尽量多到一线接受历练，熟悉实际工作环境，促进课堂教学和实际工作教学紧密联系、互动衔接，并能建立实习之星竞赛、实习成绩与课堂成绩抵算等激励机制，促进学生早锻炼、多实习、快成熟、强本领，力争培养出既有丰富学科知识，又有一定实际工作经验的应用型秘书新人。

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（三）强化写作、激励引导。写作能力是文秘人员必备的基础性素质，也是院校课程设置和教学活动重点用力所在。学生写作基本能力要在学校培养成型，掌握材料起草方法，起码要有语法概念、层次概念、谋篇布局意识，在学校不问写什么材料，都应做到结构清楚、重点突出、主题鲜明。为此，院校要重点抓好四件事情：一是突出写作训练实际工作要求，课程内容设置应当紧密对接实际工作运用较多文种，着眼实际工作标准安排教学内容，做到实际工作材料怎么写，课堂教学就怎么教；实际工作材料怎么要求，学校考试就怎么考核，力求课程设置服从实际工作、课堂教学服务实际工作。二是提升写作课程学分，要将写作课程摆在秘书专业核心课程位置，加大考核学分分值，通过考核指挥棒引导学生投入更多精力钻研材料写作，全力激活学生钻研材料写作的主观能动性。三是开展材料写作竞赛，建立激励机制促进学生参加校外各类材料写作竞赛，磨炼文笔、提升能力，对于获得奖项或者荣誉的优秀学生予以校内配套奖励；内部则同样围绕不同主题经常性开展材料写作竞赛，组织学生观摩优秀文稿，营造你追我赶、争先恐后的写作氛围。四是多渠道加强专业师资建设，加大专业师资引进、培训和激励工作力度，邀请材料写作专家点拨引导，引进资深文秘写作人员走进课堂授课，努力做到师资建设紧贴实际工作，从源头上保证材料写作不离实际工作。

三、用人单位要做好帮传、放手历练

用人单位是秘书新人职位提供者、任务安排者、绩效考核者，在秘书新人成长过程中担负着极为重要作用，需要根据秘书新人成长特点抓好师傅传帮带安排、锻炼机会提供等事项，为秘书新人健康成长营造宽松环境。

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（一）安排师傅、做好帮带。用人单位为让秘书新人尽快进入角色肯定少不了安排传帮带。用人单位安排秘书新人传帮带工作需要抓好以下几个要点：一是立足岗位传帮带，要把秘书新人放到实际工作之中，通过参加会议、办理文件、起草材料、开展调研等实际事务，以实际工作锻炼新人、培养新人、成熟新人。二是安排高手传帮带，要安排单位文秘写作能力较强或业务素质较好人员担任师傅，手把手传教管理制度、工作程序、重点业务、材料要求、会务筹备以及事务办理等事项，全方位培养秘书新人操作能力、理解能力，尽快具备岗位履职尽责所需本领。三是抬高标杆传帮带，要按照高于普通员工要求衡量和评价秘书新人的工作成效，以求通过更高标准、更严要求促进秘书新人自加压力、狠下功夫、提升水平、胜任岗位。四是领导重视传帮带。用人单位领导特别是主要领导要高度重视秘书新人传帮带工作，不但要安排好业务高手言传身教，而且还要关心和过问秘书新人学习过程。单位主要领导如果工作水平较高通常会重视文秘人员传帮带，并会提出更严要求锤炼新手。例如，某省卫生厅主要领导鉴于厅里写稿的人很少，就推动开展师带徒文字练兵活动，要求每个科室选一个师傅定期布置写作任务并予指导，同时请进来走出去开展写作培训，通过三五年努力搞得每个人都是笔杆子。有些单位领导要求老秘书培养替补人，培养不出来自己就不要走。领导也是非常好的传帮带师傅，有的领导秘书出身，笔头硬、有思路，能提出稿子思路让秘书照猫画虎，画不好就自己修改。

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（二）提供机会、放手锻炼。用人单位要给秘书新人更多锻炼机会和施展才华的舞台，多给秘书新人交任务、压担子，给岗位、多历练，提出更高工作标准和要求，让优秀秘书百炼成钢、成熟成材、担当重任，积极引导秘书新人健康成长。用人单位领导及员工对新人还要多点善意帮助，给予必要容错机会，少点恶意挑剔，促进秘书新人更快熟悉环境、适应岗位。

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总的来看，本次讨论内容系统全面，讨论话题深入，观点角度新颖，论题紧扣重点，理论和实际结合紧密，所涉事项引人深思，对秘书新人健康成长、院校开展针对教育、用人单位工作安排都有借鉴意义；相信秘书新人在各方共同努力下，一定会更好更快胜任新岗位。

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（本文作者：胡利民 刊于2017年12月兰州大学《秘书之友》。广东罗定职业技术学院邓辉、湖南长沙师范学院王维新、浙江湖州职业技术学院杨群欢，江苏苏州大学倪祥妍、吴雨平，江苏扬州大学陈龙、江苏师范大学蔡茂、山西忻州师范学院葛延峰、河北保定学院左松涛、天津师范大学程林盛、贵州铜仁学院郭征帆、《秘书之友》编辑部王安应等对本文有贡献，在此一并致以谢意！）

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求指导，进单位没有师傅带，找领导要思路，领导让我自己发挥，最后东也不对，西也不行。哥真是伺候不起了。