秘书故事小集

“不急”不等于“不办”

那天刚到办公室，一阵急促的电话铃就响了起来：“小白，你快到我办公室来一趟。”放下手中没吃完的早饭，小白拿起笔和本子就冲了出去。

听主任语气这么着急，啥事呢？最近几项需要紧抓快办的工作完成得比较顺利，大家都说小白像个“小风火轮”一样，听得小白心里美滋滋的。正想着，小白已经走到主任办公室。

“之前让你做的值班室图书采购方案，现在能交吗？”主任抬头盯着小白问。

小白的大脑瞬间一片空白，手中的笔也快拿不住了，值班室图书采购方案？完全没印象啊……

洪主任看出了小白的慌乱：“是一个月前的事，咱们准备买一批书放在值班室，让大家在值班的时候也可以学习充电，你说你喜欢看书，我就让你做个方案看看。你当时问我什么时候交，我说这事不急，可以慢慢酝酿。现在都一个月过去了，你准备得怎么样了？”

原来是这事儿！洪主任当时说“不急”，小白就没把这个事列入“每日必做事项”，久而久之，没想到忘得一干二净。单位这周五就要采购图书了，但是方案还没做出来，这下“不急”的事反而变成“紧急”的事了。

小白低着头，带着满心的懊悔和愧疚对洪主任说：“太抱歉了，主任，我给忘记了。请放心，这几天就算加班熬夜，我也把方案做好。”

“你们年轻人做事风风火火，不怕熬夜、敢于吃苦，这是好的。你是个新人，把我交代的急事都办得很好，这点难能可贵。但是，不急不等于不办啊。你赶快回去准备吧，我等着看你的方案。”洪主任和蔼地笑着说。 

回到办公室，小白不禁写下了一段感悟：

“急”与“不急”是相对的，若处理不当，“不急”也会变“紧急”。既要像风火轮一样把“急事”紧抓快办，也要时刻绷紧“不急不等于不办”这根弦，合理安排进度，争取尽早把“不急”的事办完。

——北京读者  余 青

到底通知了没有？

这天上午，小蔡刚到办公室，负责党建的冯科长就过来了：“小蔡，通知下属单位的支部书记，今天下午5点来局里开会，让各单位的支部书记和负责人都来。” 

小蔡问清各单位的支部书记联系方式后开始挨个电话通知。恰在此时，负责人事的杨科长也来找小蔡：“小蔡，通知下属单位今天下午4点来取文件。” 小蔡想着取文件的这个通知，既然也是通知下属单位，那就从头再打一遍电话。一上午就在电话通知中过去了。

下午一上班，小蔡猛地想起来，差点忘记准备开会需用的电子显示屏。他匆匆忙忙去准备，在同事的帮助下总算没误事儿。下午5点，各单位的支部书记和负责人都来了，主要领导也都就位，局长发现有一个基层单位没来人，于是问道：“通知这个单位负责人开会没有？” 

冯科长转头看着小蔡，一脸疑惑，小蔡忙起身答道：“通知了，我记得是通知了……”  

“到底通知了没有？”局长声音里有一丝责备。杨科长脸上也闪过一丝不满。 “我……我通知了。”小蔡只觉得头皮发麻、不知所措。

办公室徐主任赶忙联系了该单位负责人，对方回复，小蔡只通知要取文件，并未通知下午5点需要开会的事情。

    

这下可尴尬了，小蔡如坐针毡、如芒刺背。尤其局长那句——“到底通知了没有？”在小蔡脑子里一遍遍回放。

     

小蔡心里也开始犯嘀咕，对方这样回复，自己还真不记得是否通知开会了。如果是自己忘了通知，那既是工作失职，也是在全局面前给办公室抹了黑。

会议结束后，办公室徐主任找小蔡谈心，宽慰小蔡对此事不要有任何压力，工作中难免会有失误，哪怕错不在自己，也应反思如何避免漏洞。 

    

当天下午，小蔡写给自己一段话：     

出了错莫推诿，有则改之，无则加勉。今后电话通知一定得把事情既用嘴说清楚又用笔记明白，千万不能再说“我记得通知了”这类模棱两可的话。       

——天津读者  马 林

自乱阵脚要不得

小白调至办公室工作已有半年多时间，他每日将自己“眼睛看得到”的工作处理得妥妥当当，“脑子想得到”的工作布置得井井有条，工作起来也算得心应手，直到最近小白才发现，原来办公室还有一类“脑子想不到”的工作需要及时妥当处理。

这一天临近下班，突然听到孟局长喊自己：“小白，你过来下。”小白听后疾步走进局长办公室。“明天上午的专题研讨会安排落实了吗，参会人员都通知到了吗？”孟局长抬起头轻轻问了一问。

“会议？什么会？通知谁？”小白瞬间心里犯起了嘀咕，脑子飞速旋转回忆，却怎么也想不起来局长曾安排过这项工作。望着局长等待回复的眼神，小白的冷汗一下子就出来了，支支吾吾道：“局长，我……我给忘记了，我现在马上去落实。”说完小白忐忑不安地溜出了局长办公室。

回到自己办公室，小白回想这一天的所有工作安排，迅速翻看即时工作记录本，仍找不到一丝线索。再使劲回想今天几次进出局长办公室报件的画面，还是想不起局长要求安排会议的事情，他又问了同在办公室的小蔡是否接到局长的会议安排指示，小蔡也摇了摇头。

“按局长的意思，明天上午就要召开会议，现在马上就下班了，需要准备什么，通知谁参会还是一头雾水，该怎么办呢？”这“突如其来”的工作令小白束手无策。

无奈之下，他只好拨通了局办公室马主任的电话，将此事请示汇报，寻求解决方案。

马主任答复说，孟局长曾跟他提过近期要与几位局班子成员开专题研讨会的事，并把会议所需准备事项和参会人员范围告诉了小白。

“局长每日要处理大量工作，有时难免会记不清楚是否交代过办理事项，以后再遇到类似问题，不要过于紧张，要及时向领导请示清楚、询问明白具体交办事项，才不会误事。”马主任耐心地告诉小白。

小白按照马主任的提示顺利将第二天的会议安排落实，并向局长报告了办理结果，之后才长长地舒了一口气，望着窗外繁星点点，他感触颇深，正所谓：

突如其来一声问，

毫无准备脑停顿。

自乱阵脚要不得，

多问细问方游刃。

——北京读者  张  猛

电去哪儿了？

昨天晚上加班太晚，小蔡一回家就一头栽到床上睡着了。早上起来，小蔡看了眼手机，电量还剩百分之三十，趁洗漱时间，赶紧充了会儿电，心想着只是参加一场启动仪式，电应该够用。

活动一切顺利，途中小蔡还接了两个电话。活动结束后，小蔡和张书记同车前往下午专家授课的会场。透过车窗，道路两旁的银杏又绿了，花台里红、黄、白色的小花叫不出名字，小蔡却忍不住想多看两眼。

“小蔡，你马上通知一下赵局长、钱科长、孙主任、李书记和小周，等专家授课结束后到我办公室。”张书记吩咐着。

小蔡这才猛地从满目春色中回过神来。“通知一两个人倒是还行，再通知其他人，手机这电……”小蔡心里有点犯难。

硬着头皮，小蔡开始挨个儿打电话。“孙主任，张书记请您今天下午专家授课结束……”果然，手机这时黑屏了，小蔡惶恐却故作淡定地放下“黑砖头”，用笔在本子上记下了还未通知的对象，正想着找个机会去哪儿给手机充点电。

车快经过单位大院门口，小蔡眼看机会来了，不得不大胆找个借口：“书记，我回单位去准备些下午用的资料，到时候我自己去授课现场就成。”

张书记允了，小蔡一下车就直奔办公室，直到插上充电线，手机开机后，心中石头才算落地。

小蔡正准备给刚才还未通知的对象打电话，可就在这个时候，张书记的电话打进来了。小蔡不禁暗自长吁了一口气，小心翼翼地按下了接听键。电话那头的张书记笑着说：“小蔡啊，明知道今天有重要活动，你还手机关机啊，昨晚怎么不把电充好，下午会议的主办方找不到你，都打到我这儿来了，你呀……”此时的小蔡更是懊悔，自责不已。

下午的专家授课会场，小蔡不敢有一丝马虎，反复检查了课件资料、多媒体设备，尤其是笔记本电脑的电量，然后自信满满地把电脑充电线稳稳地接在插孔里。  

教授讲课热情洋溢，大家也听得聚精会神，看到眼前秩序井然的一幕，小蔡微微抿了抿嘴角。

“糟糕！”教授惊讶地一声叫，顿时让全场的气氛突然凝滞，只见投影幕布蓝屏了。

“怎么了？怎么了？”小蔡一个箭步冲到讲台，发现笔记本黑屏了。“难道又没电了？”“可电脑充电线是插着的啊！”小蔡一脸“完蛋了”的惊慌和挫败感。

负责设备维修的同事紧跟着赶到了，查看后说：“电脑没电了……估计充电线是坏的，压根没有起到充电效果。”    

哎呀，在电脑满格电的情况下，小蔡还真忽略了去试充电线是否有问题。

回到办公室，小蔡总结了这样一段话：

不要总是在玩游戏、看电影时才担心手机的电量是否充足。任何时候都要保持手机畅通，做任何事都要多用心一点、想得深一点，就像下午的“电脑事件”，如果当时能顺着充电线想一想，或许电就来了。

——四川读者  张志浩

原创： 余青 马林 等  来源：秘书工作公众号

1. 我该参加哪个会？

董副校长刚在办公桌前坐下，就看到学校办公室送来的一份会议通知。原来是通知第二天上午九点在新校区召开党建工作研讨会，由校党委书记主持。董副校长看后迅速备注到行程表中。

就在这时，办公室的小周敲门进来，又送来一份会议通知，是学校筹办了一段时间的人才工作会，会议地点在老校区小礼堂，由校长来主持，时间也是明天上午九点。

时间：9点

地址：老校区小礼堂

这不是和同一时间召开的党建工作研讨会“撞车”了吗？而且是两个不同的地点，一个在城区，另一个在郊外。董副校长将两份会议通知反复看了几遍，确认自己没看错，于是拿起电话拨给了办公室郭主任：“我说郭主任，你们可真是给我出了道难题啊！”

郭主任有点摸不着头脑，赶紧回答：“办公室有什么做得不到位的地方，您尽管指正！”

“之前一份会议通知，说是明天上午九点在新校区召开党建工作研讨会，刚才我又接到会议通知，还是明天上午九点，地点却是在老校区，要召开人才工作会。这两个会开得我是有心无力、分身乏术啊！”

郭主任一下子意识到可能是办公室工作出现了失误，马上说：“对不起董副校长，我这就去了解，尽快给您回复！”

郭主任叫来负责这两个会议安排的小赵和小周，详细询问，终于弄清了事情原委。原来小赵和小周在分头进行会议安排时，都优先考虑了学校两位主要领导的时间安排，确保这两位校领导的行程不冲突，未考虑其他校领导，最重要的是，安排完毕又没有及时沟通，这才导致了“撞车”事件的发生。

如此让人分身无术的会议安排还真是叫人哭笑不得。得知始末的郭主任不得不临时调整相关会议安排。

2. 星期六“上班吗”？

这天，小张正在办公室整理档案。办公室电话铃声又响了起来。小张迅速接起：“您好！我是办公室小张，请问您有什么事情？”

电话是计算机学院的李院长打来的。他说：“小张你好！我是计算机学院的李长生，我想问一下这2月28日到底要不要上班啊？”

这已是今天接到的第五个咨询电话了，都询问28日到底上不上班。可是，小张记得很清楚，之前办公室给各单位发了放假通知，已告知2月27日（正月初九，星期五）上班，但对周末是否上班未作规定。小张心里嘀咕起来：既然没有规定，星期六作为法定休息日，自然是不上班啊。难道学校还专门发个通知，告知大家每个星期六和星期日都不上班？

Feb

28

星期六

到底要不要上班？

李院长继续说道：“你们办公室发的通知里，只说27日上班，星期六上不上班又没说，我们想着周末自然是不上班的。可是后勤处又发了个校车运行通知，2月27日至3月1日开设行政上班班车，这班车都上班了，我们到底是要不要坐呢？也没个说法。这上班通知实在是叫我们摸不着头脑啊。”

小张连忙找到后勤处的通知，这才恍然大悟，按照后勤处的通知，就是默认星期六上班。办公室和后勤处两个放假通知存在矛盾，互相打架，难怪大家摸不着头脑。于是，小张立即和后勤处联系，沟通节后上班的具体时间安排，及时回应大家，妥善解决了问题。

3. 到底由谁牵头？

刘副主任遇到的这事儿让他特别上火。这不，他拨通了基建处的电话：“请问是张处长吗？我是办公室老刘。您看看，暑假马上就过去了，锻炼身体的学生越来越多，咱们的综合体育馆到现在八字还没一撇，难道学生开学了都排着队在工地上锻炼？”

电话那边张处长也火急火燎地说：“哎呀，我说老刘，您着急我更着急。可这个事情不能怨我呀！学校的会议纪要是讲由我们基建部门和招标部门互相配合，把综合体育馆筹建好。可是这个会议纪要并没有讲哪个来牵头。建综合体育馆可不比修几个台阶，这么复杂专业化的事情，应该由招标部门牵头才对嘛。”

刘副主任放下电话，又拨给了招标中心：“陈主任啊，这个事情您就不要再推了，综合体育馆到现在还停留在图纸上，人家是画饼充饥，咱们是画馆锻炼啊。”

陈主任也忧心忡忡地说：“老刘啊，我们正和基建处沟通，综合体育馆再复杂，它也是学校的大型基建项目，既然是基建项目，肯定要由基建处来负总责。您把板子打在我身上，我真是比窦娥还冤呢！”

基建部门和招标部门你来我往地“踢皮球”，办公室夹在中间，“裁判员”到底该咋当？说起来，这事缘于学校不久前的一份会议纪要。

会议纪要上这样写着：

请基建部门、招标部门互相配合，筹建一座综合体育馆，更好地满足学生锻炼身体的需要。

因会议纪要中没有明确谁来牵头，两个部门均认为对方承担主要责任更合适。不过，办公室作为落实会议纪要要求的督办部门，很快通过研究规定了解到，一般的基建项目由基建部门牵头，这是个原则问题；但对于综合体育馆这样设计复杂的工程来说，更需要专业化的招标部门提前介入。

听了办公室的汇报，分管校领导在坚持原则性的基础上，采取灵活工作的方法，最终确定了由基建部门、招标部门抽调人员组成工作小组，共同承担这项工作的牵头任务。

点  评

“协调”解释为“使配合得适当”，“协”是协助，“调”是调整。协助，主要是协助领导和左右部门处理各种事项。调整，也就是对各种关系和要素进行合理配置，避免冲突、遗漏、偏颇，为工作正常运转创造良好环境。培养系统思考的习惯，对做好协调工作很有益处。

一是系统思考协调对象。不同的任务，需要协调的对象和要素各不相同，但大抵可以概括为“时、地、人、事”。“一个人不能同时出现在两个地方”“一个会议室不能同时举行两场会议”，这些不起眼的常识，有时却因协调不到位带来尴尬和困扰。

第一个事例中，正是因为工作人员没有系统思考“人”这个重要对象，出现了错误，导致会议安排临时调整，不仅让办公室在领导那儿挂上了号，还使参会人员无所适从，同时也使办公室的工作量徒增。其实，这只算一个协调工作中的“低级错误”。办公室工作中还面临着许多“从天而降”的难题，比如两家上级单位在同一时间都安排了重要会议，在通知中明确要求单位主要领导参加，该怎么办？当遇到这样的情况，办公室更加需要系统思考、综合判断，精准提出建议，将冲突产生的影响降到最低。

所以，不妨结合所在岗位的协调工作，理出一份协调对象和协调要素的清单，凡事都过一遍，看日历、对地名、点人头、排议程，做到一丝不苟、妥妥帖帖。

二是系统思考协调过程。协调工作贯穿工作的全过程。我们常说“会前有研究、会上有部署、会后有落实”，每个阶段都包含着大量协调工作。第三个事例反映出来的问题，本质上是对如何落实会议部署事项思考不周，有“就会论会”的倾向。会议乍一看开得很成功，会前研究了，会上也部署了，然而因为一纸纪要没有写到位，导致学校工程建设停摆。这就提醒我们要树立协调工作的“全程意识”，这既是为了推动工作，同时也能为办公室工作减负——若这一步没协调好，下一步必然会花费更多时间精力去补救。

有人说办公室工作“为别人考虑就是为自己考虑”，这的确是经验之谈啊！所以，在协调的时候要注意避免就事论事、点到为止的倾向，特别是组织会议、下发文件，一定要尽可能为抓落实创造条件。

三是系统思考协调机制。单位内部、办公室内部也是一个小系统。第一个事例中的失误背后还暴露出内部沟通不足、各自为政的问题。小赵、小周两人方案各自弄，彼此不通气，导致两个会议的安排撞车绞链，这已属不应该。但办公室主任直到副校长兴师问罪都在云里雾里，那就更不应该了。

第二个事例也反映出办公室工作协调机制存在问题。凡属涉及全校范围事项的通知，应该以办公室的通知为准，这是常识。但所谓“为准”，并不是说办公室就有“说了算”的资格和权威，而是说办公室应当在准确掌握信息、全面分析情况、充分沟通协调的基础上，通过程序取得校领导的授权，发布“权威信息”。既然校办公室和后勤部门没有建立紧密协调机制，放假前自顾自发了文，那么节外生枝也就不足为怪了。所以，不妨以办公室为中心，建立信息共享共商的协调机制。

这三个事例让我们从不同侧面了解了办公室协调工作的重要性。只有于外、于内建立四通八达的信息网络，办公室及其工作人员才能“耳聪目明”，牢牢把握协调工作的主动权。

某单位领导向中层干部了解工作情况，得到的答复是“我已安排”或“我已交代”，领导大为不悦：“我要的是落实，不是部署。”

“我已安排”似乎事事有落实，其实件件“还在路上”，这一现象暴露出工作的“浮”、干部的“虚”。

有些干部很“会当官”，习惯于以会议落实会议，以文件应对文件，根本不管有没有落实，更不去思考怎么落实；有些干部习惯于当“二传手”，把工作交给经办人就算了事，不去过问后续情况。

工作是踏踏实实干出来的，来不得半点马虎，“喊破嗓子，不如甩开膀子”，只有一件一件落实，才能有结果、出成果。思想上很有见解，工作上很有想法，但行动上缺乏落实，终究仍是一事无成，不但贻误工作，还会带坏风气，影响形象。

由此看来，工作中打通“最后一公里”是关键，领导干部少些“我已安排”、多些“我已落实”是根本。