消灭公文写作差错25种必杀技

公文写作具有严肃性、权威性，防止公文差错，事关大局，如何防止公文写作出错，维护好公文的权威性。特别推荐浙江日报一位资深老编辑总结的，防止报纸出差错的25种办法，借鉴给从事公文写作的朋友们。

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第一种办法，从文内表述前后相互矛盾中来发现差错，减少和消除差错。

所谓“文内前后表述相互矛盾”，我排了一下，一共有14种表现形态。

1.从人物姓名的前后对照中来发现差错和消除差错

一次，我在一张大样上的同一篇稿子里发现，写到一个人的姓名时，姓不一致：一处写“陆成侯”，另一处写“乐成侯”；名也不一致：一处为“乐成侯”，另一处为“乐成候”。到底是姓“陆”还是姓“乐”？名字是“成侯”还是“成候”？向作者查询后，才弄清楚这个人叫“乐成侯”。这位作者为此而表示歉意。

2.从地名的前后对照中来发现差错和消除差错

有一次，我在阅检由当时苍南县委报道组采写的《县委书记“搭桥”记》一稿时，发觉有一个地名前后不一，一处写“龙沙乡”，一处写“龙河乡”。究竟是“龙沙乡”还是“龙河乡”？作者在苍南县工作，连那里的一个地名都弄错了，读者会不会怀疑他的稿件的可靠性呢。为了维护新闻的真实性，我请有关编辑打个长途电话向作者询问一下。查询的结果是，“龙河乡”系“龙沙乡”之误。

3.从性别的前后对照中来发现差错和消除差错。

一篇题为《离休干部的一笔捐款》的稿件中，将浙江省财政厅老干部徐明浩的代词，一处写成“他”，另一处写成“她”。徐明浩到底是男还是女？此时已深夜11点多了，日班编辑已经下班，怎么办？我打电话给浙江省财政厅，找不到人。于是我当机立断，文内一律不用“他”和“她”的代词，而改用“老徐”，这样就避免了可能发生的差错。事后了解，才知道徐明浩是女的。

从文内前后表述相互矛盾中来发现差错和消除差错的，还包括对时间表述、企业所有制名称、产品名称、量词、职务、单位名称、人物称呼、技术名称、年龄等方面，从它们的前后对照中发现和消除差错。此外，作者署名是两个人、三个人的，而文内行文却写成了“我”一个人的；文内前面是第三人称的，后面变成了第一人称的，由于叙述方式混淆不清，容易引起读者的误会，都需作适当的修改和处理。

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第二种办法，从题文对照中来发现差错和消除差错。

有篇题为《西湖乡村村桂花香》的消息中写道：“杭州市西湖乡农民积极扩种桂花，到目前为止，已种植金桂花、银桂花树8000多株，全乡除珊瑚沙村外，13个村今年村村桂花飘香。”标题虽然比较生动，但是与文内对照起来，却有所出入。西湖乡14个村有13个村扩种了桂花树，怎么能说“村村桂花香”呢？显然有夸大和走题之嫌，我就把标题改为：扩种桂花树，盼闻桂花香（主标）；杭州市西湖乡农民种了8000多株桂花树（副题）。这样一改，就做到“题文相符”了。

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第三种办法，通过查工具书来发现差错和消除差错。

《辞海》《辞源》《现代汉语词典》等工具书，是知识资料的汇编，它荟萃散见于浩瀚书海的文字资料，是我们办报人员解惑释疑、发现差错、消除差错的良师益友。遇到吃不准的朝代、年号、历史人物、历史事件、国名、地名、动植物名等，应该查一查工具书，以便发现差错，加以订正。

一篇题为《嵊泗，不仅是渔乡》的通讯写道：“在鸦片战争中，英国侵略者用炮火轰开中国大门，造成上海、宁波、天津等地‘五口通商’局面”。在我的记忆中，天津不属于“五口通商”之地。于是，便马上查阅《辞海》。《辞海》在“五口通商”条目中清晰地注释道：1842年（道光二十二年）英国强迫清政府签订《南京条约》，开放广州、福州、厦门、宁波、上海五处为通商口岸，故称“五口通商”。果然，天津不属于“五口通商”之地，于是，我就作了相应的修改。

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第四种办法，通过查出处、查根据来发现差错和消除差错。

稿件中凡引用领袖人物、著名人物的话（文字）的，宜取慎重态度，要认真核对原著，认真核对出处。如果引用错了，轻则影响不好，重则易犯政治性的错误。有位记者在一篇通讯稿里引用了鲁迅一句话：“地上本来没有路，走的人多了就成了路。”这句话眼熟得很。正当它要从我眼下“滑”过去的时候，“可不能含糊！”编辑的责任感在提醒自己。我就请记者核对一下鲁迅原著。这句话是鲁迅散文《故乡》中写的，原文是：“其实地上本没有路，走的人多了，也便成了路。”可见这位记者的引文还是引错了，少了“其实”两个字，少了一个“也”字，少了一个“便”字，少了一个逗号，却多了一个“来”字。虽然只是订正了五个字和一个标点符号，但是包含着对鲁迅原著的尊重。

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第五种办法，通过复核数据来发现毛病。

对新闻报道中的数字，或乘、或除、或加、或减，我在夜编部10年工作中，几乎笔笔都加以复核，离开夜编部以后的近几年中，我仍然那么做。在复核中，我屡屡发现差错，及时作了修正。

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第六种办法，对照《中华人民共和国宪法》以及其他相关法律，运用党的方针、政策，去发现毛病，订正错误。

有一篇稿子写道：“去年7月，宁波兴洋毛毯有限公司和旭化成纺织公司与工贸区签订了近200亩土地转让协议”；“今年4月，这两个企业又与工贸区签订了第二期土地转让协议”。文中的“土地转让”这个提法对不对？《中华人民共和国宪法修正案》第二条明确规定：“任何组织或者个人不得侵占、买卖或者以其他形式非法转让土地。土地的使用权可以依照法律的规定转让。”由此可见，“土地转让”的提法不符合《宪法修正案》的规定，应改为“土地使用权有偿转让”。“使用权”这三个字无论如何省不得！

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第七种办法，通过阅检稿件上有无预计性的文字，来发现差错，减少和消除差错。

夜班编辑对于原稿上那种设想性、计划性、预计性的文字，到了见报前夕，需要向日班编辑查问一下：情况有无变化？否则常常会出现“事过境迁”，而稿子却照登的差错。

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第八种办法，运用辩证法来发现毛病。

辩证法告诉我们，客观事物有个发展过程。同样，政策的制订也有个不断认识、不断完善的过程。现在的有些政策是在过去政策的基础上发展和形成的。有篇来稿，作者为了宣传当年一号文件的正确性，把过去实行的粮食统购统销政策说得一无是处，这就未免失之偏颇。粮食统购统销政策，对于当时稳定粮价、保障人民生活、支持社会主义建设事业曾起过积极作用。只是形势发展了，这一政策已不适应目前农村实行市场经济和提高农业经济效益的要求。

我们不能因为宣传现行政策的正确而不加分析地予以否定、贬低过去政策的历史作用。因此，我就作了必要的修改。

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第九种办法，对需要特别引起重视的事实，要查询一下：事实核对过没有？审稿手续有否完全办妥？

有位记者采写的一篇稿件在写到东海油田时，说：“在这里，两口很有开发前景的深井已经打出。”我在阅检稿样时，向这位记者查询：“这一材料有否经过核对？有否办好审稿手续？”他回答说：“在电话里问过有关领导，说可以登报。”但我仍建议这位记者持稿样去省石油化工局核实和审阅。结果，确是出现了纰漏。原来，原稿上所写的已经打出的两口深井，其中一口不属于东海油田的范围之内。因此，审核单位改为：“在这里，很有开发前景的深井已经打出。”这位记者如果不拿稿样去审核，可真要出纰漏呢！

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第十种办法，从保密角度来检查稿件有无泄密的地方。

目前，国际市场上的竞争非常激烈，有不少国家从我们地方报纸上来收集经济情况。因此，某些出口商品的单价以及那种可以计算出某一出口商品单价的数据，不宜随便在报上公布。

我在阅检《四方小“铁牛”走俏国际市场》一稿的稿样时，发现稿内写到四方集团公司去年出口手扶拖拉机×××××多台，创汇1210万美元，坐上全国同行第一把交椅。外国客商可从这两个数据中推算出其每台的价格。因此，我改为：四方集团公司去年出口的手扶拖拉机，创汇1210万美元，坐上全国同行第一把交椅，

这就避开了公布单价，引起外国客商压价的可能性。此外，有关国家和部队规定保密的东西，都要严格防止泄密。

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第十一种办法，遇到有疑问之处，要不厌其烦地向有关编辑记者查询，以避免差错漏过关去。

1995年11月8日，我在看一张大样时，有篇稿子写了明天（本月9日）的事，事情写得活灵活现。说一个叫高日东的日本人怎样倒在人行道上，怎样不省人事，有个行人又怎么把他送到医院救治，等等。这既不是写小说，又不是发预告消息，稍稍一琢磨，毛病出在“本月9日”的“本月”两个字上面。我问有关编辑，这是怎么一回事？他告知，这则转载的稿子是从兄弟报纸上剪下来的，已经压了一段时间，拼成大样前忘记把“本月9日”改成“10月9日”。

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第十二种办法，通过查阅原稿来发现差错。

查阅原稿，这是对夜班编辑和检查编辑而言的。由于种种原因，目前电脑照排失误的情况并不罕见，校对也难免有疏漏之处。因此，在组版稿件拼成大样以后，还时常会发现这样那样的疵点。在这种情况下，除了向日班编辑查询以外，还得重视查阅原稿。我从实践中体会到，在某种特殊情况下，查阅原稿也是发现差错，减少和消除差错的一个办法。

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第十三种办法，通过扩大知识面来发现毛病。

我们办报人员，努力扩大知识面，有助于发现文稿的差错。有篇稿件把血压的单位写成“毫升”。“毫升”，是容积单位，用来表示压力，显然错了。血压单位是“毫米汞柱”，也可写成“MMHG”。再如把“更年期综合征”写成为“更年期综合症”，也错了。综合征，是指多种症状的征象、征候，因此，不能把“综合征”写成“综合症”。

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第十四种办法，通过向周围同志请教，发现讹误，并加以消除。

一个人的知识，有很大的局限性，只有抱着虚怀若谷的态度向周围同志请教，才能弥补自己的不足。且拿我们浙江日报报业集团来说吧，这里是一个知识分子成堆的地方，什么能人没有？有一次，我在阅检一张大样时，一篇题为《杨松林游泳》的文稿中写道：“……而蛙式，却可以在水中慢慢划，慢慢漂，悠哉游哉”。对“悠哉游哉”这句成语，我心中存疑，于是就查阅了《辞海》《现代汉语词典》和《典故成语》，结果令我大失所望：查不到！这时，我就向颇有文字修养的同志请教。他告诉我，“悠哉游哉”这句成语有误，应改为“优哉游哉”！他特地拿出由上海教育出版社出版的《汉语成语词典》给我看：“优、游：形容悠闲无事；哉：文言感叹语气词。‘优哉游哉’形容从容不迫，悠闲自得的样子。”这样，我就放心地把大样上的“悠哉游哉”改成了“优哉游哉”。

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第十五种办法，从交代不清的现象中发现毛病。

编辑在处理稿件时，只要多加思考，便能发现各种各样的疑点。《杭州市电信局电报电话交换量跃居全国第五位》一稿，说杭州市电信局在1985年加强通讯建设，取得明显效果，电报交换量和长途电话交换量在全国省会城市中均居第五位。此稿没有交待上年在全国居第几位的事。一了解，1984年是第四位，1985年倒退到第五位。此稿之所以没有交代背景，是写稿者故弄玄虚，用以藏短。我从交待不清处挑出了毛病。

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第十六种办法，从语法结构中来发现语病，减少和消除语病。

编辑在处理稿件中，那种主语和谓语搭配不当、宾语和谓语搭配不当等语病，时有所见。1996年4月25日，我在检查一篇稿样时，文内写道：“三航局的小黄喝了一口营业员递过的清茶”。试问：没有茶杯，怎么喝茶？修饰宾语的定语交代不清，表述不适当。我改为：“三航局的小黄接过营业员递过来的茶杯，喝了一口茶。”将动宾不当的语病改了过来。

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第十七种办法，琢磨成语运用是否得当，从中发现毛病。

成语，是人们习用的固定词组，运用得当，不仅可以收到“字惟求少，意则期多”的效果，且往往能增添新闻报道的文采。可是有些作者由于没有理解某个成语的确切含义，随便运用，结果，不仅达不到上述目的，而且会影响内容的准确表达。有篇题为《农民也兴递名片》的稿件写道：“现在村里好多人都印了名片，不是为了赶时髦，附庸风雅，而是发展业务的需要。”附庸风雅，系指旧时官僚、地主、商人等为了装点门面而结交名士，从事有关文化的活动。

且不说“附庸风雅”用在有关农民印名片一事上不贴切，单就其所含有的“装点门面”的意思而言，也和“赶时髦”的含义相近，用在这里似有叠床架屋之嫌。我在看大样时，把“附庸风雅”这句成语予以删节，文字反倒干脆利落了。

至于把成语“不假思索”“独当一面”“觥筹交错”分别写成“不加思索”“独挡一面”“筹觥交错”，那更是司空见惯的了。对此，要发现一处，订正一处，以免谬种流传。

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第十八种办法，对某些过于前卫、过于新奇、过于特殊的文字以及有疑问的文字，要停住目光，加以思考，以利于从中发现毛病，加以订正。

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第十九种办法，按照规范要求来挑剔毛病，订正错误。

一是按照法定计量单位的要求来检查稿件中存在的毛病。我在阅检大样中，这方面的毛病经常可以见到。我觉得，需要引起同志们注意的是：“厘米”容易错成“公分”，“100千瓦时”容易错成“100度”，“5000吨”茶叶容易错成“10万担”，“零下10摄氏度”容易错成“摄氏零下10度。”

二是按照出版物上数字用法统一体例的要求来挑剔毛病。现在，这方面毛病也可以说是常见的。一次，我在阅检大样时，在两篇不到千字的稿件里，发现分别有14个和13个汉语数字没有写成阿拉伯数字。诸如把“60年代”“6月”分别写成“六十年代”“六月”。

还有其他方面的规范要求，像“全国人大常委会副委员长”“省人大常委会副主任”，都不能苟简为“全国人大副委员长”“省人大副主任”。还有文稿在直排时，英文字母要横倒。

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第二十种办法，按照《简化字总表》检查稿件，看看有没有不规范的汉字。

国家语言文字工作委员会为纠正社会上的用字混乱，便于群众使用规范的简化字，经国务院批准，在1986年10月15日的《人民日报》上重新发表了《简化字总表》。这一《简化字总表》，是我们办报人员检查有没有不规范汉字的依据。

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第二十一种办法，看看标点符号是否用得准确。

按照第一届和第二届全国省报编校质量评比标准，两个错误标点符号作为一个错别字计算扣分。

我觉得，有几个标点符号用法需要特别注意。一是感叹号和问号不能并用在一个地方。如“算得了什么？！”应去掉一个问号。二是不该用顿号的地方不要用顿号，像七、八十吨，六、七百元，四、五十岁，这里的顿号都应略去。三是连接号的四种形式及其不同用法，这是在1996年6月1日起开始实行的。1、占一个字位置，两个相关的名词构成一个意义单位，中间用“—”连接号。例如：我国秦岭—淮河以北地区属于温带季风气候区。还有，相关时间之间用连接号。如：鲁迅（1881～1936）……2、占两个字的长度的位置，用在相关的地点之间。如：“北京——广州”直达快车。3、占半个字的长度，如：B－128注射剂。4、浪纹，占一个字的长度。如：亩产葡萄1000公斤～1200公斤。四是省略号和“等”字不能并用，如：“某某某、某某某、某某某……等一批企业家”。这里，“等”字前面的省略号应去掉。

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第二十二种办法，阅检大样时，手持一张当天的报纸，检点一下，递增的报纸编号和年月日是否准确，版次和星期几是否对头？

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第二十三种办法，每年第一季度，特别是新年开头几天，在阅检稿样时总要增加一个检点年份的项目：是今年的，还是去年的？

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第二十四种办法，符合语法修辞要求的句子，如碰到容易产生歧义的时候，为读者考虑，也宜作适当的修改。

1997年10月14日在阅检《公共关系报》第四版《公共沙龙》专版时（10月15日待用），《做一回“毛遂”》一文就有这个缺陷。第二自然段写道：“推荐自己只是手段而不是目的。推荐自己，仅仅是一种说服手段，即使别人接受并肯定你的人格、技能和理想，从而获得成功的机会。”这里的“即”“使”两字是分开来用的，含两种意思：一，即，意为“就是”；二，使，意为“让”。如此行文，容易产生歧义；读者易把它理解为连词“即使”。就语法而言，是可以的，但读者读起来容易产生歧义，因此，从读者考虑，我把“即”改为“就是”。这样，“使”的含义仍然保留。

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第二十五种办法，努力学习理论，通过提高理论水平来发现毛病。

一次，我在阅检《掌握商品生产的价格规律》一稿时，发现稿中有“商品的价值量决定于社会必要劳动时间”一句，由于排校失误，把“必”字排成了“收”字，日班编辑把“收”改为“需”，这句话就变成“商品的价值量决定于社会需要劳动时间”。由于我曾脱产学习过70天的政治经济学，稍稍懂了一点这方面的知识。于是我把这句话改为：“商品的价值量是由生产商品的社会必要劳动时间决定的。”这么一改，消除了毛病，使之符合政治经济学的基本原理。

努力学习理论，既是检查稿件特别是检查理论方面稿件的需要，又是充实自己、提高自己，搞好本职工作的需要。

我干了40多年新闻工作。现在，我把自己的经验教训概括成一句话，和同仁们共勉：防止报纸差错之道，在于摸索、认识、掌握规律性的东西。 

非常实用，可以在机关文稿校对中试试。