写好公文有什么“窍门”

写好公文有什么“窍门”，这是机关工作人员常常遇到的问题。本人认为，找“窍门”并非为了偷懒，实际上这是对做好这一项事的谋略问题，也就是借助他人的经验和教训，寻找规律性的东西，不再毫无头绪地去从头盲目探索。写好公文的“诀窍”，就是结合自己的实际工作多学、多想、多练，即选准目标、勤学苦练，坚韧不拔、不懈探索，最后由必然王国走入自由王国。

公文该怎样写？有些人一写文章就落入用什么形式，采用什么格式、构思什么结构的怪圈，实际上这是一个误会。文章应该有一种形式，但决定文章怎样写的根本要素是内容，而不是形式。公文无非是一个载体，载的内容不同因而载的方法也应不同。评价公文写得好不好，主要看行文目的和内容反映得好不好，有没有真知灼见，有没有针对性和指导性，而不是锦绣般的文字。目前机关中很多公文的弊病多出在这个方面。一是内容空，有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。二是篇幅长，而且有越写越长的趋势，文章不是围绕一个主题紧密去写，而是摆开架子洋洋万言，生怕把什么事漏了，把所涉及的工作一条不漏地排列开，最后给人的感觉是一份资料、一本流水帐。三是论述乱，不分内容特点和对象的知识层次，先论述一番再说，结果议论一番读者最熟悉的东西，毫无作用。四是抄袭多。现在公文写作中有一种不良作风，就是用剪子加胶水“写”文章，不分时境变化，不分场合变更，照抄照般，搞文字“批发”。五是美术化。有的人利用计算机优越的打印功能，把公文各种字体、字形、字号摆布赏心悦目，把各级标题“塑造”得很美，追求公文的感官效应。这样是写不好公文的。还有的文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，给人看完后感觉很茫然、一无所得，不能唤起新的启示，这也难以说是一篇好的公文。总之，写好公文关键于内容好，能够准确无误于表现出行文目的，有真知灼见，给送达对象以指引、启迪和遵循。

古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，本人认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。

一、切实领会好领导意图

公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。

（一）公文写作与领导意图的关系

在机关工作应当了解而且必需了解公文写作与领导意图的关系。公文与一般文章最大的区别的姓“公”，是公务文书。公文写作必须体现“公务”的特征和内涵。公务活动特征是层级领导，公文写作当然也要体现层级负责的原则，即行文的目的和要求必须符合领导的意图，最终由领导拍板定论。“公务”的内涵表明公务活动是有组织和目标的，是在领导要达到的预期中按一定的方式进行活动的，文字工作也不例外。换一句话来说，公文成功与否，在很大程度上取决于领导的认可程度和满意程度。

机关公文写作一般讲有两种情况，一种是职守写作，另一种是授命写作。所谓职守写作，即干什么工作写什么公文，是本职工作中所必需记录、表达、传递公文写作，因而是带有局部性和例行性，公文涉及内容的跨度较小。职守写作，写作者最熟悉本职业务工作情况和特点，储备的素材比较集中，专业性较强，文种和格式相对集中，同时由于领导意图平日都以批示和口头的方式给予传达，并切由领导亲自签发，相对来讲写作难度小一些，一般容易被领导认可。

授命写作，也就是“命题作文”，就是写作者虽不具体从事某项工作，但领导安排要求承担该项工作的写作任务。公文中的领导讲话稿、工作报告、工作意见、会议发言等等，以及领导交办的其它写作任务都属于授命写作。授命写作的内容往往带有全局性、综合性、指导性和思想性。授命写作的除了要把握好前面所讲五个写作要点外，非常需要体现领导的意图，运用领导者的思维方式，符合领导者平日的讲话习惯和风格。授命写作有一个重要原则，就是受命于谁，文章思维和特征服从于谁。在这个基础上融会有关政策、精神和理论，在领导的意图上进行阐述发挥，这样的授命写作才能打得住。授命写作切不可人云亦云，没有主见；但也决不可固执已见，把自己的观点强加于领导意图之上，写进公文之中。

（二）怎样领会领导意图

应当明确的是，领会领导意图并不等于领会领导个人意图，而是领会领导群体工作意图，但也不可排除领导者个人独有的思想观点和某些言语。领会领导意图有多种途径，主要的方式有以下几种：

一是学习好党和国家的路线、方针、政策和法律、重要规划，了解每个时期突出强调的方针政策。这是因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现。因此要把握住这个方面就会把握住领导意图的总体，这是领导意图最重要的部分。

二是主动扑捉机会参加一些会议，了解一个时期上级领导拟安排的工作重点、工作原则、工作要求、工作措施，掌握领导层的活动意向和动态。领导的行政活动是领导意图的具体体现形式，了解了领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。

三是积极参与领导参加的活动，与领导常谈论一些问题，了解领导者思考的热点问题。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况会有系统、整体的理解。

四是直接具体领受领导指示，最好是当面征询领导者对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，对一些模糊问题予以澄清。这样会避免写出文稿后作大的改动，甚至推倒重来。

（三）熟悉领导者的领导习惯

领会好领导意图，还应熟悉领导者的思维方式、常用工作方法和讲话习惯。这里所要讲的并不是习惯的好坏问题，是讲话者自身一些特有的东西。许多公文，特别是讲话和报告类的文字材料，由于是领导者亲自讲，因而要根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。要通过听、谈、议、读等渠道，从领导者讲话中了解个人的特点，然后再将这些特点反映到公文中去。否则，文与人的习惯特征不统一，领导者和听众都会产生一种陌生感或不习惯的感觉，不会达到预期的效果。从另一个方面来讲，公文特征与领导习惯相差太远而不被领导者看中和接受，也很难完成自己的工作，不利于自身的影响。

熟悉领导的思维和讲话习惯并不难，只要留心亲耳仔细听几次领导者脱稿讲话，就会熟悉基本特征，再琢磨分析一下，一般都会适应。这个适应过程一般可以缩短。

一是感受并分析讲话人的思维特征。思维指理性认识或理性认识的过程，是人对客观事物间接的和概括的反映。语言是思维的工具，但人的思维规律性也反映在语言上，语言表达符合思维的规律性。要熟悉领导的思维习惯，主要是看语言逻辑性、看思维的逻辑性强否，分析形象思维和抽象思维、感性思维和理性思维、纵向思维和横向思维、正向思维和逆向思维等方面有什么特点，以及综合分析归纳能力等特点。在分析中熟悉了领导者的思维规律性，就容易使写出来的文章被领导者接受。有的稿子写出后被领导调架子，往往是思维特征不同造成的。

二是感受并分析讲话风格。应注意讲话人的语气结构和风趣程度。语气结构是指讲话人语言中的语气构成情况，不同的人因修养不同、地位不同常常形成自己的语气特色。分析语气结构，注意各种语气的分布情况，所占比例如何，确定讲话人语言的语气基调。同时，还应对领导者的幽默特点给予关注，在写作中也有一定体现，使讲话稿活跃、富有生气。

三是感受并分析讲话人的观点和工作方式。领导在不同场合讲话，既是一种说服、教育、引导的思想沟通方式，又是一种行政领导方式。为领导者起草的文章能否打得住，很重要的一个方面是该文章能否体现了领导者在工作上的观点和工作方法。在某个时候，领导者对某个问题都有相对稳定的看法，对某项工作都有一定的主张，离开这些观点和主张自然不会被领导者接受。所以在平时要注意领导者的主要谈话精神、思想认识和某些方面工作的主要意见，常讲的规范性的词句，将此充分应用到写作中去。

四是感受并分析讲话人的理论层次。理论指概念、原理的体系，是系统化了的理性认识。科学的理论是客观事物的本质、规律性的正确反映，其重要意义在于它能指导人们的行动。了解讲话人的理论层次，可以把握好文章的理性程度，能避免出现常讲实际问题的领导，讲稿理性太重；而常讲理论问题的领导，讲稿理性太轻的问题。讲稿理性无论轻重，都要注意理论与实践相结合，没有理论指导的实践是盲目的实践，脱离实际的理论是空调的理论。

五是感受并分析讲话人的分析综合能力。分析综合能力就是指能否对事物内部的各个方面正确准确进行具体分析，能否正确准确地综合起来把握矛盾的总体，抓住事物的本质，把握事物发展的规律。分析与综合贯穿于思维的整个过程。把握住讲话人的分析综合能力，才能在起草文字过程中确定理性分析的“平台”，才能使领导者感到文章是与其自身分析认识客观事物的能力是相符的，要求是一致的。

二、系统储备素材和观点

拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。

（一）平时注意收集分析材料

公文写作决不可凭主观想象，而是要建立在充分素材的基础上，这就提出了材料的收集分析问题。收集材料，就是掌握素材，包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。素材是公文写作的基础，如同搞建筑一样，必须有水泥钢筋、木石砖瓦等建筑材料。要注意“备料”一定要充裕，“材料”要包括思想观点，特别是一些带战略性的思想。有人对收集材料觉得并不重要，不当回事，而在写作运用时却常常有了新的认识，感到它的使用价值了，后悔没有积累，再找时间来不及了，甚至无法找到。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点，一个事例，一句话，这个材料没有白白积累。因此积累时不可嫌多，运用时又不可能很多，这也许就是素材积累与使用之间的一个特点。收集材料主要有三个途径。

１、调查研究，取得第一手现实材料。特别是写“讲话稿”、“意见”、“规划”时特别需要这样的依据。通过调查取得的第一手材料往往具体生动，真实可靠，印象深，感受深。深入实际、深入群众、深入现场往往是处于复杂多样的境状之中，各种矛盾、问题及思想认识交织在一起。这就需要在调查了解情况时，坚持实事求是的思想路线，不唯上，不唯书，坚持真理，不看风使舵，不随风倒，更不能带着各种框框去找材料，削足适履，歪曲事实。要客观地倾听，平等地讨论，适当地提问，注意点面情况的结合，对调查的材料要做必要的核实。

２、广开材源，积累第二手材料。即收集一些与所写公文有关事物的变革情况，以便分析其发展变化，作出正确的分析判断，提出有见解的观点。报纸、文件、会议材料，信息、简报等与自己工作有关的材料等等，都可及时记下来，分门别类，积累起来，用时非常方便。这些材料一般是用于作背景材料，或作对比、深入了解的线索，或作为研究分析的借鉴。

３、有备无患，储备基础材料。积累一些与公文写作有关的公文，包括法律、规章、政策、文件、讲话、纪要等，甚至收集一些古今中外的精辟议论，作为形成公文观点和进行综合分析的依据，或直接引证所用。

调查、收集、积累材料有三忌。一忌凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；如果凭兴趣出发，就可能片面、狭隘，甚至有意无意地歪曲了材料。二忌听风就是雨，道听途说，一知半解，凭想当然办事。三忌实用主义地调查收集材料。总之调查积累材料，要靠勤看、勤问、勤想，一要广，二要实。这样可使你的材料库和思想库应有尽有，样样俱全，头绪清晰，有备无患，垂手可得。

（二）注意加强对材料的系统分析

公文写作选材用料关键在分析。有分析才能选择。材料反映的情况是错综复杂的，往往真假相间，精粗并存，表里难分，彼此相关，必须进行去伪存真，去粗取精，由表及里，由此及彼的分析改造。玉不琢，不成器。许多人装订了一本本材料，但不去分析研究，派不上用场，或不得其用，失去时效，积累了又有什么用处。