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[专家答疑] 你汇报的次数,永远少于领导对你的期望

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见习秘书  发表于 2018-2-3 17:18:21 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班

要更好的实现自身的价值,有两个因素至关重要:一是始终保持学习和研究事物的热情;二是至少找准一个领域持之以恒、久久为功。

 

【领导交代的工作件件有着落、事事有回音。】

领导把事情交给你了,即使是小事,但事实上这件事还是脱离了他的视野和掌控,和他亲自去办事完全不同的,他无从知道办了没有、办到什么程度。所以要注意确保领导交代的工作件件有着落、事事有回音,让领导放心,随时掌握工作进展情况。

材料送到了、会议通知到位了、用车安排好了、机票订好了……都给领导发个短信。正是这一件件一桩桩办的妥帖、完美的小事,才积累起领导对你完全的信任,最后才换来他放手让你去做大事的信心。

 

【你汇报的次数,永远少于领导对你的期望。】

假如你不经常跑去说说,领导如何了解你的工作进度,如何给你指派新的任务,或及时修正你的错误?

另一个角度来说,任何一个领导都比较看重两样东西:一是他的上司对他的信任;二是他的下属对他的尊重。不经常汇报也许会被误认为不把领导放在眼里。需要汇报的事情也许没有那么十万火急,但及时汇报事一种姿态、一种态度。

有事没事去找领导聊聊,处理公务第一时间汇报,遇到特殊情况去请示领导意见和想法再做决定,出差在外及时报告工作进展,回单位第一时间向领导作汇报。

要永远把自己的工作当成最重要的;对于汇报,要永远保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感,抢着说、追着说、理直气壮地说。

管理体系是一个自上而下的严整系统,讲的就是令行禁止、上行下效,你的工作成果是由上级和领导来评判的,向领导汇报工作时自然而然、顺理成章的。

 

【如何向领导作工作汇报?】

汇报工作几个要点:

1.先说结果,如果领导想了解过程,再说缘由。

2.最好提前准备一下书面材料,一是显得工作扎实细致,二是有材料可以作为汇报的提纲,三是有凭有据,清楚直观,四是可以留下给领导作为参考材料,印象更为深刻。

3.汇报要有侧重点,有的事情只需要汇报办理结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步对策措施。讲领导最关心,最感兴趣的地方。

4.逻辑要清楚,最好有一二三四。首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决等。在此基础上认真梳理好汇报要点,合理安排内容顺序,做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不顺。

5.拿出方案和办法来。汇报时尽量说出自己的想法,不要直愣愣的问领导:这个怎么办,那个怎么做,我该如何是好?一方面,你是最了解工作全貌和进展的,你不说怎么办,却让领导说怎么办不是很可笑吗?另一方面,你完全没有自己的想法,着实显得很低能,不堪大用。有想法有建议,足以说明你思考了,只是你这个方案不是最佳的而已。在汇报工作时,最好事先做好工作,考虑出几种解决方案,说明每个方案的特点,给出倾向性意见,当场请领导定夺:领导您看妥否?

 

【没领会的问题大胆询问】

领导在做指示,秘书们在认真记录的同时,一定要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。

有经验的办公室人,往往一边接受任务,一边积极思考;对没有听清楚或领导表述模糊的地方,第一时间确认;对贯彻意图时可能出现的多种情况,及时提出来,让领导能给予明确答复;对领导意图中可能出现的偏差,该纠正的纠正,该否定的否定。只有这样,才能为接下来落实指示打好基础。

不懂就上问是必须的,不动脑筋张口就问又是禁止的。在提问之前得先在心里想想法子、打打草稿,在有准备的情况下提出问题。

面对领导大家都有畏难情绪,有时候是因为惧怕权威,有时候是因为不想承担工作,有时候是因为太在乎领导的看法。总之,不少人都习惯躲着领导走,多一事不如少一事。但其实,领导也是人,也有交流的欲望,自然是和谁沟通多,对谁感觉上就越亲近。当然,现在是信息时代,沟通不光是当面沟通,发个短信、回个微博、微信、点个赞,也都是点滴的沟通。

 

【眼力见儿是办公室人的核心竞争力】

要说练就眼力见儿,最根本的还在于心态,一种随时随地“搞服务”的心态,也就是说,要把自己的姿态放低,时刻想着,怎么去照顾别人,怎么顾及到别人的感受和需要。树立服务的意识和心态绝对是有眼力见儿的前提,对办公室人来说至关重要。

如何过自己心里这一关,说服自己把自己的姿态放低点,这里介绍个“小诀窍”:当你面对领导时,不要把领导只理解成工作上的上级,好像讲服务就是献殷勤似的,而是要把领导当成是你的长辈和前辈。一般来说,很多领导都是和你父母年纪相仿,即使年轻点的,也比你的哥哥姐姐还要大些,而且,他们大多是在某一领域取得了突出成绩的人、优秀的人。他们是生活中、工作中的长者和尊者,是值得你学习和亲近的,抱着这种心态去和他们相处,带着感情工作,自然姿态就会摆放的低一些,服务意识自己就冒出来了。

 

【面对批评和委屈,当场声辩就是作死】

有时候挨了批评,但其实错不在你,满腹委屈无从诉说,有时候你什么都没做错,领导就是心情不好,抓住细枝末节叨叨半天。面对批评,有些办公室同事意气风发、年轻气盛,不管场合,第一时间跳起来辩解,有时候还会跟领导顶两句嘴,把领导搞得灰头土脸、下不了台。

无论什么理由,面对领导的批评,尤其是公开场合的批评,都先要应承下来。因为领导一方面当然代表他个人,另一方面更重要的是代表着单位和组织,代表着自上而下的管理方式和运转机制,当场声辩无疑没有考虑到维护领导权威这档子事。

当然,不主张声辩,不是要你混淆是非曲直,更不是要你永远闭嘴。到了私底下,单独汇报一次,写个邮件,发个短信,把情况向领导如实陈述,争取他的谅解,这是理所应当的。

如果真的做错了事情,被批评是应得的,可以愧疚自责,但用不着恐惧。挨批评未必是坏事,也许还提高了你在领导面前的知名度,也大可借助被批评的问题,比以前更多的去请教领导。此外,把失误作为深刻的教训,认真反省,自我检讨,以后做事情前反复考虑。一旦遇到急难险重的任务,主动请缨,坚定不移地完成,交一份满意的答卷,以往萦绕在你身上的偏见和差评自然会烟消云散。

来源:走路带风的陈小马


 

精彩评论1

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见习秘书  发表于 2018-2-3 17:22:12
 
公文写作百法例讲

《秘书工作手记》读书笔记整理——2017年7月

 

· 把你的工作做成一门手艺。

· 要更好地实现自身价值,有两个因素至关重要,一是始终保持学习和研究的热情。二是至少找准一个领域,持之以恒,久久为功。

· 如果想收获更多,那么就来写写自己的工作手记,记下自己在办公室的行和思,一段时间后,你的收获会超过你动笔时的想象。


一、第一章

件件有回音,事事有着落为的是让领导放心,随时掌握工作进展。

· 事无巨细,对领导交代的事项一律回复反馈

· 从人性的角度看,任何一个领导都看重两样东西,一是上司对他的信任,二是他的下属对他的尊重。作为一名领导,判断下属是否尊重他的一个重要标准,便是下属是否经常向他汇报工作。

· 尽量给领导更多的尊重,有事没事去找聊聊,处理公务第一时间报告情况,有一些特殊情况先请示他有什么样的意见和想法再做决定,出差在外,及时报告工作进展,回单位第一时间向领导汇报工作。

· 首先,要永远把自己的工作当成最重要的,才能把握沟通的主动性和有效性。其次,对于汇报,永远要保持一种等不起坐不住慢不得的紧迫感,抢着说追着说理直气壮的说

· 面对领导,有些地方应该学会柔软,避开坚硬的伤害,而有些地方又应该强硬,用风骨赢得他的尊重。

· 事情要干好,更要会汇报:先说结果;最好有书面的材料;亮点要浓墨重彩,分清详略(要掂量轻重,把握分寸,选择领导关注度高牵涉面广的要务及时详细的汇报,对于其他具体的事情,可以在领导不忙时集中做一个简要反馈),逻辑要清楚,最好要有一个1234,拿出方案和办法来。

· 指示是皮,意图是肉忠实、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领,发散理解和执行是最高纲领

· 原则:一、没有头绪,把握不大,就认真按原话落实。二、从领导的观点中发散(平时多留意留心领导的言谈)。三、从参与中发散。四、从领导个性中发散

· 没听清也不敢问领导,早晚要出大篓子。不懂上问绝对是好习惯。领导做指示时,在认真记录的同时,一定要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。没听清楚的地方,第一时间确认;对贯彻意图时可能出现的多种情况,及时提出来,让领导能够给予明确的答复;对领导意图中可能出现的偏差,该纠正的纠正,该否定的否定。只有这样,才能为接下来落实指示打好基础。

· 认真思考必须紧紧围绕领导的意图主旨,大胆提问必须使用谦虚探讨的口气

· 不懂上问是必须的,不动脑筋张口就问又是禁止的。问之前先在心里想想法子、打打草稿,在有准备的情况下提问

· 包容心--如果内心排斥领导,疏远领导,惧怕领导,甚至话不敢说,气不敢喘,你就很难从领导身上学到东西

· 多上问,多请教,才是有活力,有闯劲的年轻人最正面丰满的形象

· 养成随手拿本子的习惯,领导说话时集中注意力倾听,随手奋笔疾书,即使是即兴发言,也要详细的记录下来,以后备用。在办公室用大本子记,出门在外拿小本子写。

· 眼力见--眼力见主要描述一个人善于察言观色、为人殷勤,还很有礼貌的素养。是一种善于帮助别人,让人感到舒适和受尊重的行为,说白了就是善待他人、乐于助人

· 要把姿态放低,一种随时随地“搞服务”的心态,时时刻刻想着,怎么去照顾别人,怎么顾及到别人的感受和需要(看到了想不到,想到了不愿做,是眼力见的绊脚石)

· 诀窍:把领导不仅理解成上级,而要看成长辈和前辈,发自内心的尊重、钦佩,别人看在眼里,懂得你的细心关怀,自然你也就能赢得别人的尊重

· 关于挨骂-人在职场飘,哪能不挨刀

· 办好事,提升能力永无止境;做好人、洞明世事同样永无止境。体现工作能力和尊重领导并不矛盾,可以兼顾好

· 开会发言,在发言的开头或结尾多体现领导和同事对自己的帮助,多给别人美言几句,多说自己在集体中的成长,这样的话小领导一般不会有意见

· 无论什么理由,即使不是自己的错,面对领导的批评,尤其是公开场合,都要先应承下来,当场声辩就是作死(权力来源于权威,领导一方面代表他个人,另一方面还代表着单位和组织,代表着自上而下的管理方式和应变机制)

· 批评不可怕,关键是要有面对批评的方法。只有应对得当,才能最大限度的消解批评的负面效应,有些时候,还能把坏事变成好事。一、不能让这件事成为心理阴影,导致不敢面对领导、不敢做事。二、虚心求教,比以前更加频繁的接触领导,依然落落得体,有礼有节,经常请教,找领导把关,要虚心。三、积极为领导分忧,争取立功机会

· 即兴发言“四个有”:

· 有准备----开会时,一方面要对发言人讲了什么,竖起耳朵听,拿起笔记录,为之后的发言积累素材;另一方面,初步构思,考虑到要针对什么问题发表看法,自己讲哪些内容。

· 有态度----“感谢(感谢领导给的发言的机会,之前大家的发言受益良多,关键人物点一遍)+自谦(简单谈下看法,不对的地方请大家多包涵)+认同(表扬别人,肯定他们的发言或者做法,尤其谁谁说的。。)”,

· 有说法----每个部分的标题更简短,是高度概括的、朗朗上口的、文辞优美的“专有名词”,有逻辑性

· 有爆点----即幽默点,抖包袱,在“笑果”上下功夫

· 温暖人心

· 一个诚挚热情的、充满精气神的、完整准确的招呼,会让你受益良多

· 精神百倍,字正腔圆的问候他人,充满精气神的问候,会把你的良好态度传播出去,你也将得到别人有温度的对待

· 怎样对别人说“不”的时候不至于撕破脸?一、认真而干脆----办不了+为什么办不了;二、态度坚定但语气温和(人都要面子,你得给人面子,不要随便拿刀子划别人的脸,所以最好的拒绝方式应该是坚硬的内核裹着柔软的外衣--“下次有能力,机会合适的时候再帮忙”“之前领导说你们上次弄得很棒”多用商量的,温暖的,同情理解的、无可奈何的语气去拒绝,使人更容易接受这样的结果。三、中性的拒绝------拒绝同时提供可替代的方案。四、永远不要凌驾于自己的感受和需求之上

· 永远不要说别人家的孩子不行-------孩子的问题上,理智是个笑话,孩子是每个父母最软的一块肋骨

· 在孩子的问题上,最好做个善意的谎言者,多表扬,多点赞,少批评,少挑刺。除了坚决不说别人的孩子不行,还要主动的在孩子的问题上提供力所能及的方便,那别人更是感激在心(给带孩子的妈妈让座,下班时帮有孩子的同事盯一会等)

· 心花怒放

· 多说“请”和“您”

· 多找同事的优点,多夸赞他们,稍微过分一点也没关系

· 夸人不夸的别人脸红心跳、害羞害臊等于没夸

· 口头禅——“明白了,马上就办”,“你是专家,你的帮助太重要了”(多找人帮忙,并要记得感恩),“您对这个事怎么看”“要不您看这样行不行”“您稍等,我有点拿不准,我去确认一下”

· 日常

· 非常重要的一点:马上就办(一提高效率,二规避风险)

· 及时让大领导知道,反馈

· 案无积卷,事不过夜(不单是工作事务,还有人际关系,无未读短信,无未回电话)

· 出差:不停联系、协调、安排、服务——轻装上阵,做好充分的材料、物资准备(纸质、电子版,通讯录、领导名片、常用药、足够现金),提前做好功课,了解领导喜好,腿勤手勤、提前联系、有点眼色

 

第二章 习惯为王——培养办公室工作素养

 

· 三个习惯:

· 优势源于自动自发,凡事一定要主动承担,现在所做的种种事情都是在为未来打基础。

· 记日记勤写作。(每天下班后要把当天的事情记下来,日记要分条记)

· 乐于,并善于交朋友。(一个人能否成功,关键看他和谁在一起,认识朋友的多少和层次,决定了事业发展的走向和生存环境的好坏)原则:看重品格——如何对父母;建立信息库——记录朋友的信息,生日籍贯等;主动展示;当好听众——要谦虚,多交一些忘年交;满足对方——关注别人的需要,满足别人的利益,多聊别人的伟大。(一句总结:任何人都不能靠,寄希望于搞人身依附、在大树底下好乘凉或许能呈一时之快,却不一定安全,终究不是长久之策,只有凭自己的拼搏、进取、奋斗,才能真正让人生之树根基长青、枝繁叶茂。)

· 管住嘴、迈开腿、饮食贵有节、运动贵有恒——要有一个好身体

· 着装要给人稳妥可靠的感觉,因时因地制宜,契合身份和场合

· 很明显,拿精华时间干重要的事容易干成完成了重要的事,自己也变得重要,拿精华的时间干不重要的事,你不会有时间干重要的事,也就做不成什么重要的事——只有一条路,把工作当成最重要的事情,投入全部的身心和精力,完成工作,琢磨工作,提升工作,热情工作,要是没做到,就是在浪费精华的时间。

· 即使靠专业吃饭,做人也是一辈子的事业。办公室的工作对我们办事、为人的历练,绝对是人生的一笔宝贵财富。要认真对待社会关系,怀着谦卑的心去处事。

· 用自己的脑袋去思考,当这件事情自己独立完成的时候,该怎么去做。在旁边观察、学习,随时带笔记本。抓住一切的会议机会,从别人的讨论中积累。永远要做资料准备,永远要做记录。记录不是收集,要 学习、复习、反馈、丢掉。

· 如果一项工作可以在外面找到更加专业和精通的人,并且远远超过你的水平,你千万不能闭门造车,要善用市场

· 腾出时间更多的关注自己的核心价值:1.沟通——保持和领导、同事、协作单位的沟通;2、研究——研究自己单位的业务、研究自己的岗位,研究行业形势和大政方针,做好一个“土”专家;3、强化自己的特长

· 在办公室工作中,“找人帮忙”是一种必备的工作能力。

 

第三章 沟通

 

· 短信——1.收到别人的短信,一定要及时回复;2.姿态放低一些,不要让别人的短信成为来往的最后一条信息,事情说完了,再回复一个“笑脸'或谢谢;3.短信需要回复的,结尾要注明回复,还可根据事态的轻重缓急来建议下一次的联系时间,同时,注意一个主题不要分散发送,同一条短信不要多次发送;4.短信一开始要明确接收对象,端端正正的写上称呼,结尾要署上自己的名字等信息;5注意标点符号的使用,标点笑脸可以改变文字的气质;

· 几种发短信比打电话更合适的场合:给领导汇报工作时要条分缕析;有急事汇报时发短信事前确认是否有时间;非工作时间沟通工作时;需要提醒对方时(语气要亲切委婉,不可生硬);恭维求人煽情时

· 电话本是办公室的命根子(电子版,纸质版,家里,车上都要放)

· 从朋友圈别人的状态里延伸到现实中的关心

· 打电话:要让别人听到你的笑意与和气,在一定意义上是比内容的组织和表达更为基础且重要的要求。1、调子高一些,语速急促些;2、要打招呼,恩啊恩啊的寒暄几句,再切入正题;3、打电话要先自报家门,接电话也要打招呼”您有什么指示“4、尽量让对方先挂,依依不舍的收尾,轻拿轻放


第四章 公文(还要再详细看下原书)

 

· 背诵《党政机关公文格式》

· 标题——千万别用黑体,一般用2号小标宋体,在顶端或红色分割线下空二行位置;分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应使用梯形或者菱形,若有副标题,破折号之后是三号楷体;标题应该和内容安排在一页纸上

· 正文——仿宋!3号仿宋

· 序号——“一”,“(一)”,“1.”“(1)”;一般是第一层u用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋字体标注,都是三号,都不用加粗

· 行距——每面排22行,每行28个字,并撑满版心。页面设置,页边距上3.3,下3.3,左2.9,右2.6,页脚边距2.9;行高固定值29磅;以上可以根据实际情况微调

· 看书看皮,读文读题——三个要求“做亮标题,写实正文、提炼主题句

· 讲话稿最难能可贵的品质是内容扎实,言之有物——有一定的个性(个人);敢于触及矛盾和痛处;把宏观的东西加以细化,把普遍性的要求加以个性化,这就要求注重细节的描写,做到有血有肉;事实胜于议论;举措具体可行

· 写公文,第一步是查、看、问、学、想、最后一步才是写

· 写完公文——念一念、帮一帮、放一放、查一查


第五章 宴请

 

· “尚右尊东”,注意老先生

· 会说话比能喝酒更重要——喝酒说话,不是一本正经谈方案,而是多说增进双方了解、融洽双方感情的话,喝酒的时候,拉近的是距离,培养的是感情;要以闲话为主,正事为辅(窃窃私语有时比洪钟管用)

· 一些礼仪——没有领导暗示,不要轻易代酒。自己职位卑微,记得多给领导添酒,就是要代,也要确认领导确实想找人代,还要装作自己是因为想喝酒而不是为了给领导代酒而喝酒;领导不胜酒力,谁敬你的领导,他们喝完后要马上回敬他,用比对方更多的量,去敬对方的领导;领导互相喝完才轮到自己敬酒;敬酒一定要站起来,双手举杯,可以多人敬一人,决不可一人敬多人;自己敬别人,如果不碰杯,喝多少可视乎情况而定,比如对方的酒量,对方的喝酒态度,切不可比对方喝的少,要知道自己是敬人。右手扼杯,左手垫杯底,自己的杯子永远低于别人;如果没有特殊人物在场,碰杯最好按时针顺序,不要厚此薄彼

· 点菜——一般提前了解对象的口味,先点好菜,(记得请领导审阅)然后请服务员报下菜名,看有什么忌口或者调整的

· 做一个懂行的吃货,不但能帮你点好菜,更能帮你讲好菜

· 点菜前问自己几个问题——为何吃?(宴请吃的是档次和接待标准,内部聚会吃的是气氛和实在);预算;来宾的口味和禁忌;酒楼的特色

· 点菜礼仪——菜量要略大于够吃的量;汤、红白肉、鱼或者海鲜、凉菜、小点都要有,最好还有五谷杂粮、当地的特色小食;(高手还会判断每个菜盘子的形状来安排布局);1.果盘和点心(瓜子、萝卜条、花生等清爽小零食)2、冷盘(宴请人数的二分之一,最好是偶数。下酒菜和普通冷食都需要,荤素都要,有女士在场要加一份偏酸甜或有趣的冷菜)3、热菜(数量和宴请人数相当,至少有一两个硬菜,热盘中头盘一般是一个比较清爽的菜,饭店的特色菜要有一两个,越咸越重口的放到最后上;鱼+海鲜;肉要以牛羊肉为主,尽量不要点猪肉;绿叶蔬菜放在后半段,最好是时令蔬菜;前面的汤要浓郁,后面的汤要清爽——顺口溜:“有菜有肉有水产,烹饪方式各不同,清炒、清蒸多两盘,煎炸、干锅、铁板、炖焖煲烤不重样,相似食材躲着走”4、位菜,可以根据情况而定;5、主食和甜点——主食最好上面食,一道干一道稀,也可以考虑粗粮拼盘或者饼类,不建议白米饭,甜点可以上榴莲酥或者香芋卷;6、酒水饮料——茶叶最好自己带,有女士在场准备酸奶、或者现打的果汁及玉米汁、山药汁;7、打包——点心可以多上点,假意吃不完让客人带走;8、买单时不要大呼小叫,要悄悄结账,确认**开头,告知领导司机结束,送客人上车,打电话确认是否到家

· 吃饭时注意每个客人的喜好,在平时要多用心

· 注意吃饭地点的停车情况


第六章 开会

 

· 事前——工作的实际需要(哪些单位负责,哪些单位辅助);惯例(以前开过的类似的会议);领导有哪些意见。总之,要等领导审定名单后再发通知

· 会议通知容易遗漏的几类人群:老领导;本单位的新闻部门;外地的分支机构;新组建部门

· 内容(会议名称,开会时间,地点,提交材料,着装要求等)、方式(可以考虑微信群)、时间(不能过早又不能过迟),是会议通知的三要素

· 对每一个部门或人员都要进行“确认”,而不是想当然的“自说自话,自做自事”,要通过对发出同志的节节跟踪和时时“确认”,确保工作无一遗漏。

· 会议议程——事项不能多,时间别太长,人员别太杂

· 为了让与会者更全面的了解需要上会讨论的事项,最好准备一个备忘录(最多一页纸,事项来源,争议焦点,请示事项,决策建议)

· 开大会——1、贵宾室(领导小范围会见,以示重视,尽地主之谊);2,在会场不能闲着,多方照顾,多方考量;3、考虑好出入和停车问题;4、背景板要注意散味;

· 开会只信烂笔头,不靠好记性——写会议记录或者会议纪要是很多办公室新人的第一课

· 开会前就要进入角色——尽可能多的了解会议的信息,比如会议的目的、时间、谁主持、谁出席,上一次会议的资料,抓住会议的重点

· 记录框架——

1. 开会的日期、时间、形式

2. 有什么人参与、谁是主持

3. 开这个会是要探讨什么问题

4. 问题的形式和现状是怎么样的

5. 提出什么解决方法或者观点

6. 达成什么共识

7. 还存在哪些问题

8. 后续工作如何开展

9. 谁负责什么事情,需要在何时完成

10. 下次的开会时间

· 记录不是录口供,要记要点,听明白要远比记下来更重要

· 趁热打铁整理记录——分类存档

 

第七章 高效办公

 

· 文件名越详细越好,而且各种称呼一旦用了就不要变来变去——例如“【公告】20170412喜羊羊局长在羊群大会上关于齐心协力整治灰太狼的讲话”

· 办公桌一定要收拾干净——向他询问某件事时,他会立刻从井井有条的文件箱中找出相关文件,当交给他一份报告或者方案时,他会插入适当的卷宗——办公室最重要的素质从来不是创造力,而是高效、精干、稳妥、整洁——总的原则是越光溜越好,东西越少越好——左边放未办的事,右边是已经办了的事

· 文件分类(原件类、批示类、资料类、借鉴类)

· 收到的名片全部扫描,优盘要固定在电脑上

· 文件处理方式——永远不要尝试一次把所有文件归位,永远不要尝试让所有文件系统保持完整和整洁,要做的是先处理、再整理、先收纳,再整理——可以分成三项:未完成事项、库存文档、参考资料——养成定期整理的习惯

· 办公室邮件六个原则——切记空白主题;正文(礼多人不怪——开头结尾称呼,短句为上简明扼要,语气要委婉谦恭);认真对待附件(不要忘记贴附件、正文一定要对附件有说明、附件要有编号、较短文档附件,内容要在正文重现);结尾要写好自己的基本信息;沟通确认  来源:办公室的秘密

 
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