《秘书工作手记》读书笔记整理——2017年7月 · 把你的工作做成一门手艺。 · 要更好地实现自身价值,有两个因素至关重要,一是始终保持学习和研究的热情。二是至少找准一个领域,持之以恒,久久为功。 · 如果想收获更多,那么就来写写自己的工作手记,记下自己在办公室的行和思,一段时间后,你的收获会超过你动笔时的想象。
一、第一章 件件有回音,事事有着落。为的是让领导放心,随时掌握工作进展。 · 事无巨细,对领导交代的事项一律回复反馈 · 从人性的角度看,任何一个领导都看重两样东西,一是上司对他的信任,二是他的下属对他的尊重。作为一名领导,判断下属是否尊重他的一个重要标准,便是下属是否经常向他汇报工作。 · 尽量给领导更多的尊重,有事没事去找他聊聊,处理公务第一时间报告情况,有一些特殊情况先请示他有什么样的意见和想法再做决定,出差在外,及时报告工作进展,回单位第一时间向领导汇报工作。 · 首先,要永远把自己的工作当成最重要的,才能把握沟通的主动性和有效性。其次,对于汇报,永远要保持一种等不起坐不住慢不得的紧迫感,抢着说追着说理直气壮的说。 · 面对领导,有些地方应该学会柔软,避开坚硬的伤害,而有些地方又应该强硬,用风骨赢得他的尊重。 · 事情要干好,更要会汇报:先说结果;最好有书面的材料;亮点要浓墨重彩,分清详略(要掂量轻重,把握分寸,选择领导关注度高牵涉面广的要务及时详细的汇报,对于其他具体的事情,可以在领导不忙时集中做一个简要反馈),逻辑要清楚,最好要有一个1234,拿出方案和办法来。 · 指示是皮,意图是肉。忠实、收敛的落实领导指示和决定是最低纲领,发散理解和执行是最高纲领 · 原则:一、没有头绪,把握不大,就认真按原话落实。二、从领导的观点中发散(平时多留意留心领导的言谈)。三、从参与中发散。四、从领导个性中发散 · 没听清也不敢问领导,早晚要出大篓子。不懂上问绝对是好习惯。领导做指示时,在认真记录的同时,一定要对没有领会的问题大胆询问,不必拘谨小心。没听清楚的地方,第一时间确认;对贯彻意图时可能出现的多种情况,及时提出来,让领导能够给予明确的答复;对领导意图中可能出现的偏差,该纠正的纠正,该否定的否定。只有这样,才能为接下来落实指示打好基础。 · 认真思考必须紧紧围绕领导的意图主旨,大胆提问必须使用谦虚探讨的口气 · 不懂上问是必须的,不动脑筋张口就问又是禁止的。问之前先在心里想想法子、打打草稿,在有准备的情况下提问 · 包容心--如果内心排斥领导,疏远领导,惧怕领导,甚至话不敢说,气不敢喘,你就很难从领导身上学到东西 · 多上问,多请教,才是有活力,有闯劲的年轻人最正面丰满的形象 · 养成随手拿本子的习惯,领导说话时集中注意力倾听,随手奋笔疾书,即使是即兴发言,也要详细的记录下来,以后备用。在办公室用大本子记,出门在外拿小本子写。 · 眼力见--眼力见主要描述一个人善于察言观色、为人殷勤,还很有礼貌的素养。是一种善于帮助别人,让人感到舒适和受尊重的行为,说白了就是善待他人、乐于助人 · 要把姿态放低,一种随时随地“搞服务”的心态,时时刻刻想着,怎么去照顾别人,怎么顾及到别人的感受和需要(看到了想不到,想到了不愿做,是眼力见的绊脚石) · 诀窍:把领导不仅理解成上级,而要看成长辈和前辈,发自内心的尊重、钦佩,别人看在眼里,懂得你的细心关怀,自然你也就能赢得别人的尊重 · 关于挨骂-人在职场飘,哪能不挨刀 · 办好事,提升能力永无止境;做好人、洞明世事同样永无止境。体现工作能力和尊重领导并不矛盾,可以兼顾好 · 开会发言,在发言的开头或结尾多体现领导和同事对自己的帮助,多给别人美言几句,多说自己在集体中的成长,这样的话小领导一般不会有意见 · 无论什么理由,即使不是自己的错,面对领导的批评,尤其是公开场合,都要先应承下来,当场声辩就是作死(权力来源于权威,领导一方面代表他个人,另一方面还代表着单位和组织,代表着自上而下的管理方式和应变机制) · 批评不可怕,关键是要有面对批评的方法。只有应对得当,才能最大限度的消解批评的负面效应,有些时候,还能把坏事变成好事。一、不能让这件事成为心理阴影,导致不敢面对领导、不敢做事。二、虚心求教,比以前更加频繁的接触领导,依然落落得体,有礼有节,经常请教,找领导把关,要虚心。三、积极为领导分忧,争取立功机会 · 即兴发言“四个有”: · 有准备----开会时,一方面要对发言人讲了什么,竖起耳朵听,拿起笔记录,为之后的发言积累素材;另一方面,初步构思,考虑到要针对什么问题发表看法,自己讲哪些内容。 · 有态度----“感谢(感谢领导给的发言的机会,之前大家的发言受益良多,关键人物点一遍)+自谦(简单谈下看法,不对的地方请大家多包涵)+认同(表扬别人,肯定他们的发言或者做法,尤其谁谁说的。。)”, · 有说法----每个部分的标题更简短,是高度概括的、朗朗上口的、文辞优美的“专有名词”,有逻辑性 · 有爆点----即幽默点,抖包袱,在“笑果”上下功夫 · 温暖人心 · 一个诚挚热情的、充满精气神的、完整准确的招呼,会让你受益良多 · 精神百倍,字正腔圆的问候他人,充满精气神的问候,会把你的良好态度传播出去,你也将得到别人有温度的对待 · 怎样对别人说“不”的时候不至于撕破脸?一、认真而干脆----办不了+为什么办不了;二、态度坚定但语气温和(人都要面子,你得给人面子,不要随便拿刀子划别人的脸,所以最好的拒绝方式应该是坚硬的内核裹着柔软的外衣)--“下次有能力,机会合适的时候再帮忙”“之前领导说你们上次弄得很棒”多用商量的,温暖的,同情理解的、无可奈何的语气去拒绝,使人更容易接受这样的结果。三、中性的拒绝------拒绝同时提供可替代的方案。四、永远不要凌驾于自己的感受和需求之上 · 永远不要说别人家的孩子不行-------孩子的问题上,理智是个笑话,孩子是每个父母最软的一块肋骨 · 在孩子的问题上,最好做个善意的谎言者,多表扬,多点赞,少批评,少挑刺。除了坚决不说别人的孩子不行,还要主动的在孩子的问题上提供力所能及的方便,那别人更是感激在心(给带孩子的妈妈让座,下班时帮有孩子的同事盯一会等) · 心花怒放 · 多说“请”和“您” · 多找同事的优点,多夸赞他们,稍微过分一点也没关系 · 夸人不夸的别人脸红心跳、害羞害臊等于没夸 · 口头禅——“明白了,马上就办”,“你是专家,你的帮助太重要了”(多找人帮忙,并要记得感恩),“您对这个事怎么看”“要不您看这样行不行”“您稍等,我有点拿不准,我去确认一下” · 日常 · 非常重要的一点:马上就办(一提高效率,二规避风险) · 及时让大领导知道,反馈 · 案无积卷,事不过夜(不单是工作事务,还有人际关系,无未读短信,无未回电话) · 出差:不停联系、协调、安排、服务——轻装上阵,做好充分的材料、物资准备(纸质、电子版,通讯录、领导名片、常用药、足够现金),提前做好功课,了解领导喜好,腿勤手勤、提前联系、有点眼色 第二章 习惯为王——培养办公室工作素养 · 三个习惯: · 优势源于自动自发,凡事一定要主动承担,现在所做的种种事情都是在为未来打基础。 · 记日记勤写作。(每天下班后要把当天的事情记下来,日记要分条记) · 乐于,并善于交朋友。(一个人能否成功,关键看他和谁在一起,认识朋友的多少和层次,决定了事业发展的走向和生存环境的好坏)原则:看重品格——如何对父母;建立信息库——记录朋友的信息,生日籍贯等;主动展示;当好听众——要谦虚,多交一些忘年交;满足对方——关注别人的需要,满足别人的利益,多聊别人的伟大。(一句总结:任何人都不能靠,寄希望于搞人身依附、在大树底下好乘凉或许能呈一时之快,却不一定安全,终究不是长久之策,只有凭自己的拼搏、进取、奋斗,才能真正让人生之树根基长青、枝繁叶茂。) · 管住嘴、迈开腿、饮食贵有节、运动贵有恒——要有一个好身体 · 着装要给人稳妥可靠的感觉,因时因地制宜,契合身份和场合 · 很明显,拿精华时间干重要的事容易干成完成了重要的事,自己也变得重要,拿精华的时间干不重要的事,你不会有时间干重要的事,也就做不成什么重要的事——只有一条路,把工作当成最重要的事情,投入全部的身心和精力,完成工作,琢磨工作,提升工作,热情工作,要是没做到,就是在浪费精华的时间。 · 即使靠专业吃饭,做人也是一辈子的事业。办公室的工作对我们办事、为人的历练,绝对是人生的一笔宝贵财富。要认真对待社会关系,怀着谦卑的心去处事。 · 用自己的脑袋去思考,当这件事情自己独立完成的时候,该怎么去做。在旁边观察、学习,随时带笔记本。抓住一切的会议机会,从别人的讨论中积累。永远要做资料准备,永远要做记录。记录不是收集,要 学习、复习、反馈、丢掉。 · 如果一项工作可以在外面找到更加专业和精通的人,并且远远超过你的水平,你千万不能闭门造车,要善用市场 · 腾出时间更多的关注自己的核心价值:1.沟通——保持和领导、同事、协作单位的沟通;2、研究——研究自己单位的业务、研究自己的岗位,研究行业形势和大政方针,做好一个“土”专家;3、强化自己的特长 · 在办公室工作中,“找人帮忙”是一种必备的工作能力。 第三章 沟通 · 短信——1.收到别人的短信,一定要及时回复;2.姿态放低一些,不要让别人的短信成为来往的最后一条信息,事情说完了,再回复一个“笑脸'或谢谢;3.短信需要回复的,结尾要注明回复,还可根据事态的轻重缓急来建议下一次的联系时间,同时,注意一个主题不要分散发送,同一条短信不要多次发送;4.短信一开始要明确接收对象,端端正正的写上称呼,结尾要署上自己的名字等信息;5注意标点符号的使用,标点笑脸可以改变文字的气质; · 几种发短信比打电话更合适的场合:给领导汇报工作时要条分缕析;有急事汇报时发短信事前确认是否有时间;非工作时间沟通工作时;需要提醒对方时(语气要亲切委婉,不可生硬);恭维求人煽情时 · 电话本是办公室的命根子(电子版,纸质版,家里,车上都要放) · 从朋友圈别人的状态里延伸到现实中的关心 · 打电话:要让别人听到你的笑意与和气,在一定意义上是比内容的组织和表达更为基础且重要的要求。1、调子高一些,语速急促些;2、要打招呼,恩啊恩啊的寒暄几句,再切入正题;3、打电话要先自报家门,接电话也要打招呼”您有什么指示“4、尽量让对方先挂,依依不舍的收尾,轻拿轻放
第四章 公文(还要再详细看下原书) · 背诵《党政机关公文格式》 · 标题——千万别用黑体,一般用2号小标宋体,在顶端或红色分割线下空二行位置;分一行或多行居中排列;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当;标题排列应使用梯形或者菱形,若有副标题,破折号之后是三号楷体;标题应该和内容安排在一页纸上 · 正文——仿宋!3号仿宋 · 序号——“一”,“(一)”,“1.”“(1)”;一般是第一层u用黑体字,第二层用楷体字,第三层和第四层用仿宋字体标注,都是三号,都不用加粗 · 行距——每面排22行,每行28个字,并撑满版心。页面设置,页边距上3.3,下3.3,左2.9,右2.6,页脚边距2.9;行高固定值29磅;以上可以根据实际情况微调 · 看书看皮,读文读题——三个要求“做亮标题,写实正文、提炼主题句” · 讲话稿最难能可贵的品质是内容扎实,言之有物——有一定的个性(个人);敢于触及矛盾和痛处;把宏观的东西加以细化,把普遍性的要求加以个性化,这就要求注重细节的描写,做到有血有肉;事实胜于议论;举措具体可行 · 写公文,第一步是查、看、问、学、想、最后一步才是写 · 写完公文——念一念、帮一帮、放一放、查一查
第五章 宴请 · “尚右尊东”,注意老先生 · 会说话比能喝酒更重要——喝酒说话,不是一本正经谈方案,而是多说增进双方了解、融洽双方感情的话,喝酒的时候,拉近的是距离,培养的是感情;要以闲话为主,正事为辅(窃窃私语有时比洪钟管用) · 一些礼仪——没有领导暗示,不要轻易代酒。自己职位卑微,记得多给领导添酒,就是要代,也要确认领导确实想找人代,还要装作自己是因为想喝酒而不是为了给领导代酒而喝酒;领导不胜酒力,谁敬你的领导,他们喝完后要马上回敬他,用比对方更多的量,去敬对方的领导;领导互相喝完才轮到自己敬酒;敬酒一定要站起来,双手举杯,可以多人敬一人,决不可一人敬多人;自己敬别人,如果不碰杯,喝多少可视乎情况而定,比如对方的酒量,对方的喝酒态度,切不可比对方喝的少,要知道自己是敬人。右手扼杯,左手垫杯底,自己的杯子永远低于别人;如果没有特殊人物在场,碰杯最好按时针顺序,不要厚此薄彼 · 点菜——一般提前了解对象的口味,先点好菜,(记得请领导审阅)然后请服务员报下菜名,看有什么忌口或者调整的 · 做一个懂行的吃货,不但能帮你点好菜,更能帮你讲好菜 · 点菜前问自己几个问题——为何吃?(宴请吃的是档次和接待标准,内部聚会吃的是气氛和实在);预算;来宾的口味和禁忌;酒楼的特色 · 点菜礼仪——菜量要略大于够吃的量;汤、红白肉、鱼或者海鲜、凉菜、小点都要有,最好还有五谷杂粮、当地的特色小食;(高手还会判断每个菜盘子的形状来安排布局);1.果盘和点心(瓜子、萝卜条、花生等清爽小零食)2、冷盘(宴请人数的二分之一,最好是偶数。下酒菜和普通冷食都需要,荤素都要,有女士在场要加一份偏酸甜或有趣的冷菜)3、热菜(数量和宴请人数相当,至少有一两个硬菜,热盘中头盘一般是一个比较清爽的菜,饭店的特色菜要有一两个,越咸越重口的放到最后上;鱼+海鲜;肉要以牛羊肉为主,尽量不要点猪肉;绿叶蔬菜放在后半段,最好是时令蔬菜;前面的汤要浓郁,后面的汤要清爽——顺口溜:“有菜有肉有水产,烹饪方式各不同,清炒、清蒸多两盘,煎炸、干锅、铁板、炖焖煲烤不重样,相似食材躲着走”4、位菜,可以根据情况而定;5、主食和甜点——主食最好上面食,一道干一道稀,也可以考虑粗粮拼盘或者饼类,不建议白米饭,甜点可以上榴莲酥或者香芋卷;6、酒水饮料——茶叶最好自己带,有女士在场准备酸奶、或者现打的果汁及玉米汁、山药汁;7、打包——点心可以多上点,假意吃不完让客人带走;8、买单时不要大呼小叫,要悄悄结账,确认**开头,告知领导司机结束,送客人上车,打电话确认是否到家 · 吃饭时注意每个客人的喜好,在平时要多用心 · 注意吃饭地点的停车情况
第六章 开会 · 事前——工作的实际需要(哪些单位负责,哪些单位辅助);惯例(以前开过的类似的会议);领导有哪些意见。总之,要等领导审定名单后再发通知 · 会议通知容易遗漏的几类人群:老领导;本单位的新闻部门;外地的分支机构;新组建部门 · 内容(会议名称,开会时间,地点,提交材料,着装要求等)、方式(可以考虑微信群)、时间(不能过早又不能过迟),是会议通知的三要素 · 对每一个部门或人员都要进行“确认”,而不是想当然的“自说自话,自做自事”,要通过对发出同志的节节跟踪和时时“确认”,确保工作无一遗漏。 · 会议议程——事项不能多,时间别太长,人员别太杂 · 为了让与会者更全面的了解需要上会讨论的事项,最好准备一个备忘录(最多一页纸,事项来源,争议焦点,请示事项,决策建议) · 开大会——1、贵宾室(领导小范围会见,以示重视,尽地主之谊);2,在会场不能闲着,多方照顾,多方考量;3、考虑好出入和停车问题;4、背景板要注意散味; · 开会只信烂笔头,不靠好记性——写会议记录或者会议纪要是很多办公室新人的第一课 · 开会前就要进入角色——尽可能多的了解会议的信息,比如会议的目的、时间、谁主持、谁出席,上一次会议的资料,抓住会议的重点 · 记录框架—— 1. 开会的日期、时间、形式 2. 有什么人参与、谁是主持 3. 开这个会是要探讨什么问题 4. 问题的形式和现状是怎么样的 5. 提出什么解决方法或者观点 6. 达成什么共识 7. 还存在哪些问题 8. 后续工作如何开展 9. 谁负责什么事情,需要在何时完成 10. 下次的开会时间 · 记录不是录口供,要记要点,听明白要远比记下来更重要 · 趁热打铁整理记录——分类存档 第七章 高效办公 · 文件名越详细越好,而且各种称呼一旦用了就不要变来变去——例如“【公告】20170412喜羊羊局长在羊群大会上关于齐心协力整治灰太狼的讲话” · 办公桌一定要收拾干净——向他询问某件事时,他会立刻从井井有条的文件箱中找出相关文件,当交给他一份报告或者方案时,他会插入适当的卷宗——办公室最重要的素质从来不是创造力,而是高效、精干、稳妥、整洁——总的原则是越光溜越好,东西越少越好——左边放未办的事,右边是已经办了的事 · 文件分类(原件类、批示类、资料类、借鉴类) · 收到的名片全部扫描,优盘要固定在电脑上 · 文件处理方式——永远不要尝试一次把所有文件归位,永远不要尝试让所有文件系统保持完整和整洁,要做的是先处理、再整理、先收纳,再整理——可以分成三项:未完成事项、库存文档、参考资料——养成定期整理的习惯 · 办公室邮件六个原则——切记空白主题;正文(礼多人不怪——开头结尾称呼,短句为上简明扼要,语气要委婉谦恭);认真对待附件(不要忘记贴附件、正文一定要对附件有说明、附件要有编号、较短文档附件,内容要在正文重现);结尾要写好自己的基本信息;沟通确认 来源:办公室的秘密 |