抓实八个环节 打造精品公文

文 | 尚栋

　　公文拟制和发文办理是一个系统工程。依据《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“《条例》”）的有关规定，一份公文的拟制和发文办理可以分解为起草、协商、会审、审核、签发、复核、核发、反馈等环节，它们之间既前后相因、环环相扣，又各有侧重、要求明确。下面以一份市政府公文的拟制和发文办理为例进行说明。

一、起草

　　公文起草是公文拟制和发文办理的第一个环节，也是最基础的一个环节，起草稿质量必须过硬。首先要分析拟发公文所涉及的工作，按照职责分工确定起草部门，公文拟制和发文办理程序正式启动。起草部门应选派精兵强将，按时完成起草任务，起草重要公文，还要成立一个班子，集中单位的笔杆子和业务骨干共同参与。

　　公文起草人员要注意钻研政策，查证资料，充分调查，收集数据，广泛听取各方意见，不能闭门造车，更不能说外行话。

　　起草部门主要负责人要高度重视公文拟制工作，对于重要公文应当亲自主持、指导起草工作，交待清楚写作意图，必要时还要亲自拟写提纲，让起草人员明白写什么、怎么写、写到什么程度，以切实增强公文内容的针对性和准确性，避免南辕北辙。同时，要随时向市政府分管领导汇报起草情况，听取领导意见，并落实到起草工作中。

　　草稿形成后，起草部门内部要逐级审核，最后由主要负责人签字确认。草稿要做到《条例》所要求的“内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练”。如果质量太差，要推倒重写，不能应付差事、草率了事。

二、协商

　　公文内容若涉及起草部门之外有关县区或部门职权范围内的事项，必须进行协商，意见一致后方可继续运转。协商大体分两种情况。一种是公文涉及事项比较简单，由起草部门征求相关县区或部门的意见即可。可以召开座谈会征求意见，也可以书面征求意见，一切以方便快捷、有利于工作为原则。另一种是涉及事项比较复杂，经过初步沟通各方意见分歧较大，需要提请市政府分管副市长牵头进行协商，以加大沟通力度，促进问题解决。分管副市长也可视情况委托协助其工作的市政府副秘书长牵头进行协商。这期间，起草部门要做好联络、记录等工作。参与协商的县区或部门代表要本着积极、负责的态度，对涉及自身职权范围内的事项认真把关，不能不负责任敷衍了事，更不能有意见当场不发表，事后才提出。修改意见形成后应由各单位主要负责人签字，加盖单位公章，以示严肃、负责。

　　公文协商要注意两种倾向，既不能小题大做，将简单问题复杂化，人为增加程序，延误时间；也不能大事化小，把复杂问题简单化，该议不议，留下隐患。如何把握，均在于对工作轻重缓急的准确判断。

三、会审

　　对于特别重要的公文，起草部门还应及时提请市政府常务会议进行集体审议，对公文的政治性、政策性、法律性、可行性、操作性等进行全面审查。会上，先由起草部门汇报起草情况，明确提出需要市政府常务会议解决的问题，分管副市长进行补充和完善。之后，县区和部门的主要负责人要代表本单位发表意见，各位副市长要着眼全局提出见解，最后由市长作总结发言，一锤定音。

　　市政府常务会议的集体审议相当于“终审”，除非极特殊情况，一般不再重复上会讨论。因此，所有参会人员都要以对党、对人民、对工作高度负责的态度，会前吃透情况，会上慎重发言,把相关问题说清、说透、说到位，不留死角，不留盲区，保证出台的公文能有效推动工作开展，经得起历史和实践的检验。

　

四、审核

　　公文经过起草、协商和会审，发文条件已基本成熟，可由市政府办公室文秘部门进行审核。公文审核涉及诸多方面，要求全面细致。

　　一要把好发文关。严格执行中央八项规定，大力精减公文，可发可不发的文坚决不发。比如我老秘网市规定，凡国家法律法规和党内法规已作出明确规定的，或现行规定仍然适用的，不再重复制发公文；属于部门职权范围内的事项，不能以市政府名义发升级文；内容相近或有关联的多个公文，可以合并发文；没有实质内容的公文坚决不发；等等。

　　二要把好政策关。重点对起草部门提供的相关政策依据、资料等进行审核，保证发文依据充分，适用政策准确。

　　三要把好法律关。重点对市政府法制部门的审核意见进行确认，对于应经市政府法制部门审核而未审核的，应提醒起草部门补审。

　　四要把好协商关。重点查看相关资料、协商记录和修改意见，对于该协商而未协商的，应要求起草部门牵头协商后重新报送；对于协商不彻底、问题没解决的，应要求起草部门重新牵头协商。

　　五要把好文种和格式关。重点对选用文种和公文格式进行规范，不能出现请示、报告不分，或该用函而用了请示，或自创文种等问题；版式必须符合规范要求。这方面要严格要求，不能变通。

　　六要把好文字关。重点审核表述是否规范，语句是否通顺，结构是否合理，等等。全面、彻底地消灭各种文字问题。

　　经文秘部门审核不宜发文的，应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的，请起草部门修改后重新报送。这是《条例》赋予发文机关办公厅（室）的职责，起草部门要理解、配合。

　　

五、签发

　　公文审核完毕，即可呈请市政府领导审批签发。公文经过层层把关、审核，在内容和形式方面一般不会有什么问题，但签发人还是应该高度重视，通篇审定，不能看都不看，一签了之。在实际工作中，市长、副市长签发公文，往往侧重于方向、政策、措施、影响等方面的把关，协助其工作的市政府秘书长、副秘书长及秘书则应静下心来对公文进行深入、细致、全面的指导和把关，当好领导的参谋和助手，避免发生各种错误。其实这种指导与把关应贯穿公文拟制和发文办理的全过程。

　　

六、复核

　　公文一经领导签发即可印制，印制前还有一项重要工作就是校对，要求认真细致，一丝不苟。市政府办公室文秘部门要会同起草部门共同做好公文校对工作，一个标点符号都不能放过。对于市政府领导在公文签发过程中提出修改意见的，或者在公文运转期间因现实情况发生变化、上级政策有调整而需要对公文作实质性修改的，此时应一并报原签批人复审后定稿。

七、核发

　　公文印制完毕，要对文字、格式和印刷质量进行检查。这是确保公文质量的最后一关，要从头至尾认真核对，确认无误后再行分发。

八、反馈

　　公文分发后，多数人会认为大功告成了。实则不然。公文绝不能“一发了之”，还要设置最后一个环节，即公文反馈。起草部门既要抓好公文的贯彻落实，避免政策悬空、执行不力等问题的发生；还要多方了解公文在执行过程中遇到的情况和问题，比如政策是否对路，措施是否可行，操作是否便利，力度是否适中，受用对象是否满意，等等。要把这些情况汇总起来进行梳理、分析和归纳，在制定新政策时加以吸收、借鉴，使后续公文更加切实可行。比如一些“暂行办法”“试行意见”等，就是在对一项工作把握不准又急需加以规范的情况下出台的，等到条件成熟、更有把握时，就会对其进行修改完善，把“暂行”“试行”去掉。所以，公文反馈环节十分重要，在公文拟制和发文办理过程中必不可少。

　　（本文刊于《秘书》杂志2017年第4期。）