如何做一个合格的行政秘书

领导秘书一般指协助领导处理信息和综合事务的专职秘书。中央“八项规定”出台后，省部级以下领导干部不再配专职秘书，但是秘书工作还需要有人来做。广义上讲，各单位办公室、综合处室帮助处理日常事务的人员，都可称为行政秘书。这项工作也大都由年轻人来承担，使他们可以尽快进入角色、适应环境。所以年轻干部要珍惜这个岗位，抓住机会，不断提高素质和能力，为个人成长和事业进步奠定坚实基础。如何做一个合格的行政秘书，笔者个人的体会，需要在以下六个方面努力。

把写好公文当作“敲门砖”。人们常常把写公文标签化，认为是笔杆子的事，其实能写是对公务员的基本要求，写得好是通向成功的捷径。一要有自信。进入机关工作的人，通过“千里挑一”的公考选拔，都具备一定的理论基础、文字功底和较强的综合概括能力，缺的只是实际工作经验，而这些都可以在行政秘书岗位上得到锻炼提高，要有成为笔杆子的自信。二要低起点。写东西不能一口吃个胖子，要从最基本的公文形式写起，把请示、报告、通知等简单公文写好，逐步把握机关公文的基本要求和写作规范，在领导的指导帮助下，逐步写总结、汇报、讲话等大一点儿的材料。写的过程也是搜集材料、构思框架、整理思路的过程，这无形中为做好业务工作奠定了基础。三要高目标。人们常说，不想当将军的士兵不是好士兵。领导干部经过职场磨炼、实践锻炼，都是公文写作的高手，级别越高掌握信息越多，视野越开阔，公文写作水平也就越高。年轻干部要想尽快成长进步，必须从写好公文做起，磨炼得越久，基础越扎实，成长的空间越大，事业的大厦也会建得越高。

把练好口才当作“基本功”。秘书工作需要转述领导指示、通知精神，需要沟通信息、协调事务等，好口才也是基本功，要真诚沟通、用心交流，做到表述准确、逻辑清晰。一要表述准确。文字信息传递的准确性强，也便于查询。而语言在传递过程中会因双方关注点不同，以及当时环境的影响，难免会有遗漏，或者选择性回避，无意中会漏掉重要信息，不能完全领会传达领导意图。好记性不如烂笔头。要养成拿笔记录的习惯，随时记下重要信息，梳理出要点，尽可能全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时，还要向领导核实，不能怕麻烦、有顾虑，确保准确领会、不出偏差。二要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作，还是向同事传达信息，一定要提前准备提纲，明确先后顺序，做到逻辑清晰、传达准确、信息完整。要注重语言艺术，有节奏，有顿挫，不能主次不分，自己讲得很热闹，大家听得一头雾水。三要真诚沟通。不管是给领导汇报还是和同事沟通，尽量上门面对面进行，用心交流、真诚沟通，并通过丰富的肢体语言拉近双方的距离，使沟通更顺畅、交流更融洽。同时在面对面交流中也能锻炼表达能力，增强心理素质，慢慢在讨论交流时也敢于发言、不怯场。

把能受委屈当作“垫脚石”。秘书工作事务繁杂琐碎，需要与各方面打交道，工作不可能完美无缺。人们常说，出错的都是干活儿多的。秘书受领导批评自然是家常便饭，如果干得了工作受不得委屈，不能算是一个合格的行政秘书。一要能受气。遇到领导发脾气，不管原因是什么，都要认真听、不反驳、不辩解、不顶撞，用诚恳的态度、积极的心态给领导消气灭火，尤其不能强词夺理、当众顶撞。这不是说领导就应该不问青红皂白地发脾气，而是领导工作任务重、面临压力大，他也许知道责任不全在你，批评也是一种压力释放，秘书要能理解体谅领导的辛苦，这本身也是一种涵养。二要肯吃亏。机关没有不加班的职员，把多做一件事情，看成多一次锻炼的机会。有些临时任务谁干都行，但总得有人干，你干了活儿，就替别人解了围，人人心中有杆秤，长远看没有白受的苦。中央党校有位领导讲过，中青年干部不能助长“讨巧”之风，这也是告诉人们不要怕吃苦，再聪明的人也要下笨功夫。三要愿奉献。要乐于当“无名英雄”，甘于当配角，即使做了点儿工作，也不要过分宣扬，低头做事、低调做人，只问耕耘、不求收获，在名利面前保持一颗平常心。如果干一点儿工作就提要求、要待遇，干一点儿工作就唯恐领导看不见，这不但让人怀疑你的工作动机，也会引起同事反感。

把提升品格当作“必修课”。

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把增强素质当作“终身事”。行政秘书要提高自身的素质和能力，最终还得靠学习，要树立终身学习的理念，勤于学习、善于思考、不断总结，活到老、学到老。一要勤于学习。要向书本学习、向他人学习、向实践学习，养成边学、边记、边写的习惯，记要点、写心得、谈体会，这样既巩固了所学知识，也提高了写作能力。要注重建立资料库，将业务工作、领导讲话、政策法规等内容分类存档，既便于自己学习，也便于给领导提供信息，当好领导的左右手、资料员。二要善于思考。“学而不思则罔”，思考是学习过程的延伸，要事事留心、勤于观察、善于思考，分析领导意图，研究办事规律，把握工作重点，在比较中寻找差距、提高自己，在比较中发现规律、明确方向，时间长了工作会越来越顺手。三要不断总结。总结经验才能推动工作，既要总结成绩，也要梳理失误，一件事办得漂亮，既要看好在哪里，也要看还有什么提高空间；一项工作受到领导批评，要看错在哪里，是原则性错误还是一时大意，下步怎么改，把总结和思考记下来，经常看看，时常反思，不断超越自我，不断提升综合素质和能力。

文 / 石鸿志  来源：领导之友

办公室新人，努力学习中！

不是秘书也学学借鉴，多谢。

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全面准确表述。遇到听不清或者把握不准时，还要向领导核实，不能怕麻烦、有顾虑，确保准确领会、不出偏差。二要逻辑清晰。无论是向领导汇报工作，还是向同事传达信息，一定要提前准

行政秘书要提高自身的素质和能力，最终还得靠学习，要树立终身学习的理念，勤于学习、善于思考、不断总结，活到老、学到老。

内容很翔实，需要细心体会并掌握，感谢老师

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