众所周知,文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上,如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发,将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分,并将结合实际,结合案例对公文写作进行讲解。 M0 Q2 Q4 e% Q6 N* W
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一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位(前期)
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. C5 e: H8 g N2 v: N- t k 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况,会议
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决议等做到心中有数。
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, G3 `5 B3 f: R' l5 H( ? 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合,以确保内容全面准确,这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场,并事先做好调试设备等准备工作,更好地协调参会人入场就座。 % x1 s* ^9 k5 R5 f6 M
6 |) D1 [; ~! s" d2、记录完整真实 K5 f5 S- h- X2 |8 @
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 ' u0 u. X$ L2 I6 p' l+ S5 P, F
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真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景,强调真实性与客观性,不能夹杂个人观点,语言使用准确得当。
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3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿,结束后应该尽快整理成稿,使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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3 g) i5 Z. l2 r9 h 一是对记录内容查漏补缺;
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5 K9 \3 H1 C9 Z' x2 e# \二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实; " }2 g- x5 Y4 Y, E3 Q
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; c/ }6 y/ X: x+ X. A( H o三是对记录文稿进行全面整理,确保记录体例统一。
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2 n$ A- O# U. w; T8 f }- p! T, f二、电子邮件4提示 3 _5 `3 K8 ^) G' W8 W
* B @! k g. v6 [: k' T3 {& a 1、信箱名称 6 i" m- |/ p: e' K% b
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; K/ x |1 G; x0 L; |% d! q! p6 {! F首先要选择有公信力的运营商,不要使用QQ邮箱,而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称,不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称,邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。
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+ G* g/ |% }) `( _; C2、邮件标题
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. O& a0 i; y. b7 U9 x 邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源,例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。
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# ~6 y$ o6 A4 X9 Y/ N( d: I 3、邮件正文 + u! V/ N5 |4 [' P; V! C, \
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5 b8 H r( f+ u邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作,可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言,因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 7 V) ` S) K- K( D$ X4 J. ?8 |
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) g- E. e* _; s3 U" y' ~7 `) j行文语气根据不同对象考虑,尽量多用敬语。 ' J! ~% @& a, O5 H, L
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4、邮件附件 ! ~; o! u) M, e$ k! q: B7 j
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名称清晰规范,注意反复核查。
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注意软件版本,不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 $ J3 H# R' z6 {+ R4 [! U' A
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$ `: E0 i' _8 A2 |3 Z3 n; q提前了解对方阅读习惯,如果在手机上阅读的话,可以直接发送而不要发送压缩包。
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三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分?可能出现了以下几种问题,包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。 1 }0 d( a( M* K! A! x, O
" M* K) [2 ]/ X# D) k1.文种选择错误 4 ^! w6 r$ h: {0 {9 n
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公文文种只有15种,分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。 ! ]0 n# A( B% C0 t; R$ k
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$ b: x9 C I2 I公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级,平行文是平级单位,下行文是上级机关向下级发文。 6 Y+ o) X& \3 U1 ~4 d- n7 a
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(1)文种选择的重要性
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6 }0 L: ]" X, a3 e( V1 p4 { X7 y( c在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】;平行文常用【通知】、【函】等;下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是,【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人,在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 # _: i7 B; w* w8 p1 e/ ^1 r" C
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(2)常见错误例子 $ Y$ ?: R8 r5 C" ?
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( O" q) ?4 F7 M5 j5 ba.错乱 & @1 }. L* c: F) H' S. Y
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1 K. u& R2 n/ S" r6 q* Y如,【请示】错用成【报告】,以致经办人错分审批领域,导致问题无法及时得到回应。 . A6 _6 x- O* d: V
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b.缺失 ' h# I, x! A* b4 Y( `
. l' @2 e4 P5 Z8 s/ C+ J% g" _. d3 n 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素,缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题,导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作,经办人所要处理的文件量很大,所耗费的时间也长,不利于下一步工作的展开。
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c.非法 ' R2 D. E7 ~& K
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8 H0 z- ?& U& [' ^+ ?' p超出15个公文文种,使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向,但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 ! t, o/ B& b$ K1 |/ U
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* Z* O+ P6 h, F" [8 j- U" ^d.重叠
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8 Z* L& l4 u/ F; a3 p& G$ A故意把多个文种重叠,让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外,比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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" e$ e2 w5 V4 P x: m- _( l2.重要信息重复或者失误
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) ^& v- T6 { N( ^& P# P% p! G8 f “一轮红日映朝阳”,同一项工作内容因类别鉴定不清,在工作总结中变换表达方法,反复出现在多个类别里;在一篇讲话稿中,在形式上分成几个大类,实际上内容大同小异。乍一看还可以,不过详细读下去会发现行文逻辑模糊,一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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蔡明和潘长江的春晚小品:小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用,会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差,但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 % `, x2 ?; k ~0 S7 c" g/ i& Z4 P y
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8 `3 z6 U6 H* m4.内容冗长,关键信息严重滞后 / \2 m% s6 }- }5 @
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特别是写汇报请示类的公文,重要的问题应在最明显的地方点明,之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度,推己及人,注意精炼。
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) s7 x% _& N( R, g5.修饰性词语贫乏单调
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/ y& T. A# \2 l 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一,但描述性词汇最好丰富多样,形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子,偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮,。多多考虑“用户友好”,考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要,但是在修辞上的功夫也不可偏废,争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。
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' w! r; p0 D X7 `9 t3 L7 q8 }四、结语
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中,将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力,让自己的工作水平up!up!up!
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