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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。 * Z+ \( M9 s; n+ ~4 N
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2 ^5 c# h* I3 h% W; k一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位（前期）
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会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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, K0 E8 N7 x7 E) o# O8 R决议等做到心中有数。
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' P/ C7 _, x% j! G2 Z- E( `6 O. g4 Y: | 现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。
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记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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& K) R" I6 L: I2、记录完整真实 ) B* }# E( i$ a/ x
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完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。
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- R3 p8 ^8 _4 s! |( O真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。
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4 O" Q# c( V9 o9 b" V% C 3、整理准确及时
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; c) @# M) Z0 C; D6 h会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。
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一是对记录内容查漏补缺； . B( E q+ ?- r, x8 z' D/ z' q( }
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% a2 F( ?* q' P+ S二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实； 6 G2 [1 ^: c: P/ ~ @+ G
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" q3 D+ o! }: ]( Y5 Q+ R2 S+ y2 a三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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- B' f9 E* p+ I+ C5 Y0 U二、电子邮件4提示
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/ m" Y. H3 F7 W 1、信箱名称
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 * c6 s4 ]4 \; B2 g' J
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2、邮件标题
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 4 K; }5 R9 j* x- R$ s8 H
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7 ?8 C8 H8 F8 l: w/ H+ {1 [ 3、邮件正文
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( W' p3 s$ b2 a* I" f# s, D+ ]. V邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。
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& J9 G Q1 i' t行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。 ' `, }% n* A& v4 p
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4、邮件附件 - {5 Y. c$ P1 }7 ~
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7 S( I+ Q( J4 m7 N4 o* b名称清晰规范，注意反复核查。 ! X1 k) r, Y3 x/ ?) C
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注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 - J$ I9 d7 y# V
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: G- p! }: C& Y6 r$ }提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。 0 f& }* D6 n( u- K$ O
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, e; r7 b7 x: b三、负分公文5宗罪
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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1 O. V% ]( V9 v5 D1.文种选择错误 0 }( O, e, w# _: x3 T3 n- a8 Y
8 z2 l- l; R9 Y. Y; S5 H 公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。 & F7 H2 z, r: z$ o/ j, g5 l
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（1）文种选择的重要性
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1 ^2 P" W) y. b ?* ?在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。
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公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。
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（2）常见错误例子 0 X) r* }0 _( R( T. Q4 z# v9 x
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a.错乱
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; D8 @# y: i6 X5 f6 [2 x. Z V. ]如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。 0 s0 i) l$ _' e# G- b" a- s
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b.缺失 ; f4 s" R$ U5 v0 z
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公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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* u& f2 M2 @! H1 A8 o9 nc.非法
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" ^0 \4 V, i; {! q! M/ W$ m% O; I超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。
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) R# S, B" i6 N1 Qd.重叠 # J' |; w( W- K
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' l! X9 Z0 C! |故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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4 e x3 q, V1 i# A2.重要信息重复或者失误 ( S! J h8 Y- b0 m3 i
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“一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。
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3.核心词汇使用混乱
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* ]' C( X) p5 C m: s2 O蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。
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4.内容冗长，关键信息严重滞后 8 L. u8 l; V; c- R% W5 W! V" K
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特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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: X. I* |: f# D# u5.修饰性词语贫乏单调 5 k6 N3 i3 d4 c ]1 a1 x
. F# ]3 W- @5 v+ V$ ?" ~ 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 ' H9 l$ m6 I0 P/ I
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* J2 _& R7 u$ d! Z* s2 ~
四、结语
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4 d) w+ f7 b3 x$ Y* _ [希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up! - p" A0 ^1 b* \7 a# d* R
" U( A+ d# s; q5 b3 w- n' G | 
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