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众所周知，文字训练需要经历长期性的积累才能够有一定的提升。但实际上，如果我们利用一些技巧性事务也可使文字水平在短期内、在面貌上有很大的改观。本次讲座从“3、4、5”三个数字出发，将常见的公文写作技巧拆分成“会议记录3要素”、“电子邮件4提示”和“负分公文5宗罪”三个部分，并将结合实际，结合案例对公文写作进行讲解。
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* @2 q# C$ ~3 c# I' [+ A一、会议记录3要素
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1、准备工作细致到位（前期）
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8 H. x( @+ V) V P. x- N1 H 会前记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解，对以往相关会议讨论情况，会议
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s( V; |3 `& Y+ |% _' x. v决议等做到心中有数。 % V6 \/ P: ]) `1 F
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现场可采用文字纪录、录音记录等方法相结合，以确保内容全面准确，这实际上是对准备工作提出了更高的要求。 , J; B8 K1 ]( W& |5 a0 {: i
! B6 } L5 P8 N$ `$ N 记录人应提前到达会场，并事先做好调试设备等准备工作，更好地协调参会人入场就座。
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2、记录完整真实 ; X w; w6 y- b. f
- k5 i+ G# B2 u/ J+ v 完整的会议记录包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题、会议主体内容等等。 . g1 p( X0 P0 a
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) I7 U% j+ _* j' q' w* F @6 j' p真实的会议记录要求记录人忠实记录会议召开时候的场景，强调真实性与客观性，不能夹杂个人观点，语言使用准确得当。 : W) |& \) E! n3 W/ p
; ]3 j2 Z3 n `* w! F$ { L 3、整理准确及时
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会上记录只能是一个草稿，结束后应该尽快整理成稿，使要素完整、文通字顺、格式规范。主要有三方面的工作。 * }2 U/ }" z* k3 {
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一是对记录内容查漏补缺； $ `3 I) K O1 i0 _
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8 u. Z4 E2 V0 I% o# X二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实；
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三是对记录文稿进行全面整理，确保记录体例统一。
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二、电子邮件4提示 * T$ Z; H# I. y
5 H& _: b% T8 |: q6 z 1、信箱名称 7 c2 x! h! s; l! Q$ e6 l
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首先要选择有公信力的运营商，不要使用QQ邮箱，而应使用163邮箱、pku邮箱等等。其次要避免使用不规范的邮箱名称，不应使用像“奶油小草莓”等非专业名称，邮箱名称应尽量使用姓名拼音或姓名拼音与出生年份的组合等。 5 W) G% a& U+ W% H. M- x `( x& z
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邮件标题应直奔主题。汇总信息类邮件时要标明来源，例如加括弧或者FROM XX部门等。方便信息汇总时也给收件人更好地专业印象。倘若将这一点形成习惯还会带来很多意想不到的益处。 ' F) {; m+ A0 j# M, v
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3、邮件正文 7 J% g+ f0 W, q9 y% T5 A! l
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邮件正文应注意格式的完整度。对于一些连续完整的事务性工作，可适当简化落款和抬头。应时刻注意自己代表一个机构发言，因此规范的正文格式会给对方更好的专业印象。 ; L; A; _" g. X& i# c
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行文语气根据不同对象考虑，尽量多用敬语。
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8 a( {3 K! [0 x# l4、邮件附件
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名称清晰规范，注意反复核查。
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$ b* a) x6 R5 N! N/ K- \2 j* F注意软件版本，不同版本在兼容性上可能会出现一系列问题。 S& Q% d1 J! g0 N; t
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( ]4 Y3 M) k1 I ]/ q" D$ m! a7 `: f* B提前了解对方阅读习惯，如果在手机上阅读的话，可以直接发送而不要发送压缩包。
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9 L% g" _2 h; _2 Y& o" |' }& V三、负分公文5宗罪 6 K0 x8 S+ m5 y6 J+ y
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为什么会给一篇公文打负分？可能出现了以下几种问题，包括文种选择错误、核心词汇使用混乱、描述性词汇缺乏单调等。
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" t. [; M" ?3 z1.文种选择错误 # L# d# l! G: {. S( s; S
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公文文种只有15种，分别为 【决议】、【决定】、【命令】、【公报】、【公告】、【通告】、【意见】、【通知】、【通报】、【报告】、【请示】、【批复】、【议案】、【函】、【纪要】。
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% B l! h$ K6 v公文分为上行文、平行文、下行文。上行文是下级向上级，平行文是平级单位，下行文是上级机关向下级发文。
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（1）文种选择的重要性
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在机关间运行有规律可循。上行文常用【议案】、【报告】、【请示】；平行文常用【通知】、【函】等；下行文常用【命令】、【指令】、【决定】等。特别的是，【意见】可用作三种文。名不正则事不顺。 / r2 `" J# \1 h+ J
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5 L1 u4 f6 k* {# l; i' A' G; T2 E公文递交涉及来自不同机关的人，在过程中经办人员不同。文种选择错误可能会影响公文的流转和事务的办理。 5 v, I- x5 I+ n" O& y. n
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（2）常见错误例子
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2 q- l, z V8 z- r- g! p7 r) xa.错乱 # A( @2 c9 ] [4 n' ^+ K( X
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' P D/ a' u5 n5 D如，【请示】错用成【报告】，以致经办人错分审批领域，导致问题无法及时得到回应。
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b.缺失 1 k6 @7 M: W; n, c7 A
* ~0 e. {9 ^* p) k. o2 K 公文应包含发文机关、事由、文中三个要素，缺一不可。例如把公文标题写成新闻标题，导致收文单位无法迅速判断出行文的目的。要判断公文内容是请示问题、提出建议还是报告工作，经办人所要处理的文件量很大，所耗费的时间也长，不利于下一步工作的展开。
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c.非法
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% z7 H; V# S' M8 e. j8 @超出15个公文文种，使用【总结】、【要点】、【方案】、【答复】、【汇报】、【建议】等名称。虽然可能不会影响事件走向，但可能会被专业人员质疑工作水平与诚意。 : Q: u9 v' g! g; L7 a2 \
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- [( @' _. v7 `- K. M4 {7 td.重叠 - M/ X, F+ N8 a* Q9 B
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8 B+ _; H0 m. `故意把多个文种重叠，让经办人难以处理“请示报告”。但当然也有例外，比如“关于印发《XXX意见》的通知”。
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8 j& G" `1 V& A6 H5 L( s8 P8 c' g" a2.重要信息重复或者失误 9 w* ?, \+ Z, S8 m
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* Y ]2 d- q& V- }2 p! b% H7 S “一轮红日映朝阳”，同一项工作内容因类别鉴定不清，在工作总结中变换表达方法，反复出现在多个类别里；在一篇讲话稿中，在形式上分成几个大类，实际上内容大同小异。乍一看还可以，不过详细读下去会发现行文逻辑模糊，一篇文章读下来有不良的阅读感受。 1 D ]( t0 F6 b: s9 @( h
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3.核心词汇使用混乱 6 G1 h* \- l! a
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蔡明和潘长江的春晚小品：小菠萝、小骆驼、小陀螺。同一学院全称、简称、历史叫法、当下叫法在同一篇文章中反复使用，会使阅读者相当混乱。词语使用不规范大多数情况下确实不会导致读者理解文章出现偏差，但是会令读者质疑写作者的水平和诚意。 6 W i/ L* {/ e6 D L8 g
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/ _6 W' v* K4 q7 s4.内容冗长，关键信息严重滞后
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" e$ V& s) z- m特别是写汇报请示类的公文，重要的问题应在最明显的地方点明，之后再对内容进行补充和展开。不要在读者心生厌烦之后再抛出主题。例如写简历的时候要控制内容长度，推己及人，注意精炼。
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; O5 e: O" Y: F: N- ~5.修饰性词语贫乏单调 5 O- j) j$ I; Z2 ~) G
6 U2 z c7 ?2 l/ j: K$ a% ? 一篇好的文章对核心词汇的要求是凝练统一，但描述性词汇最好丰富多样，形容词副词多一些。多参考之前的优秀名言和流传下来的句子，偶尔出现的不同点缀词汇可能会让人眼前一亮，。多多考虑“用户友好”，考虑受众的观感。一篇好的文章布局和逻辑固然很重要，但是在修辞上的功夫也不可偏废，争取“让全篇都能打进读者的脑筋”。 6 s: J0 K" B! K, y
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; U9 n. U$ E( G/ u# o* F四、结语 3 J d! h$ I9 G/ m
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希望助理们能将今天的培训内容运用在今后的实际写作当中，将这些代代相传的经验与方法更好地在实际运用中传承。不断提升自己的公文写作能力，让自己的工作水平up!up!up!
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