起草文稿,既要避免匆忙动笔,在文稿内容没有悟透、结构没有理顺的情况下埋头去写;又要避免堆砌材料,从网上下载大量资料,东抄西摘,拼拼凑凑,看起来满篇好话,实际上不知所云;还要避免平均用力,什么都想写,结果什么都写不透。因此,在动笔前要舍得花时间和精力去琢磨框架、拟定提纲、理顺逻辑、提炼观点。
一般认为,文稿结构有“块状”和“条状”两种。这两种结构怎么运用,既取决于讲话者和起草者的“口味”,也取决于文稿的功能和场合。“块状结构”的文稿,一般是以时间先后、内容范畴的几个“面”组成的,“面”与“面”之间相对独立成块,相互之间为并列或平行关系。“条状结构”注重“点”与“点”之间的关联,有着比较紧密的逻辑关系,内容组织上比较多见的是总分式和递进式。
两种结构各有优长。从整体架构看:“块状结构”虽块面少,但更容易大开大合;“条状结构”虽条目多,但更容易点状聚焦。从内容涵盖看,“块状结构”相对发散,可以把内容说全说够;“条状结构”相对集中,可以把问题说深说透。从行文风格看,“块状结构”中“论”的色彩更重,展得也比较开;“条状结构”中“断”的色彩更重,结论式、断语式的话更为常见,观点非常鲜明。从适用范围看,“块状结构”比较适合那些逻辑层次相对复杂、讲话内容相对庞杂的文稿,常用在工作报告、工作总结等方面。“条状结构”比较适合那些逻辑层次相对简单、演讲色彩相对浓厚的文稿。
“块状结构”与“条状结构”并非不可逾越,有的时候可以“一锅烩”。即使是同一类文稿,既有采用“块状结构”的,也有采用“条状结构”的。文稿起草中,到底用哪一种结构,必须综合文稿的主题、内容和对象等各种因素来确定,以发挥出每一种结构形式的最大效应。
拟定提纲,牵头人非常重要。提纲定到“三级”,框架和大的观点就出来了,可以称之为“胸有成竹”;定到“四级”和“五级”,层次和主要内容就出来了,基本上就是“腹有成稿”了。一般来说,提纲到“三级”即可;新手入门,可以根据情况列到“四级”和“五级”。