公文处理工作的思考和建议

文 | 王玉霞

　　公文处理是机关团体、企事业单位办公厅（室）日常工作的重要组成部分，包括公文办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作的质量和效率直接关系着单位工作的正常进行，对单位的行政管理具有重要意义。由于公文处理工作繁重琐碎，具体操作时难免出现一些纰漏，因此，必须加强对这一工作的监督与领导，使之不断完善。

一

公文处理中易出现的问题

　　近些年随着改革的深化，各单位注重制度建设及信息化建设，收发文（包括电子公文）的数量日益增多。工作量的增加和工作标准的提高，对公文处理的速度和质量提出了新的要求，也使公文处理工作暴露出一些问题。

　　1.出现漏传、横传现象。一些重要的或需阅知、执行的文件，往往既要求呈单位领导，又要求送相关部门领导，而公文所载事务的办理还有时限要求，所以容易出现漏传或横传现象，导致公文丢失或办理延误，从而降低公文处理的效率，给工作带来不利影响。

　　2.缺少公文动态追踪制度。处在传阅过程中的公文从一个领导处返回后又将传给下一个领导，如果没有关于这期间公文传阅数量、时间、对象等的记录信息，就会导致需要查找公文时却不知公文在何处，甚至出现丢失现象。

　　3.公文催还不及时。当公文流转到某个领导或部门时，存在归还不及时或多次催交才归还的个别现象，这会直接影响公文的继续运转。个中既有领导因工作繁忙而不能及时阅看或部门工作未办毕而暂不归还等客观因素，也有因催还对象是领导而不予催还或不敢催还等主观原因。这里暴露出的是公文传阅缺乏限时归还的规定或有规定却执行不到位等问题。

　　4.缺乏督办机制。当单位领导签批了落实的具体意见，承办部门领导阅知签字后，公文即可归档，文件的运转告一段落。但是由于缺乏相应的规范，甚至因为多一事不如少一事的不负责任态度，对于批示意见是否落实到位，承办是否完成或办理进度如何等，往往无人跟踪督办，造成办文与办事的脱节。

　　5.党政公文混用。在一些规模较大的单位，党委办公室和行政办公室分开办公，各自制发本系统的公文，但规模相对较小的单位往往党政合署办公，行文过程中就会面临党政公文在用纸、格式及文种选用等方面的区别问题。由于党政公文在格式要素的称呼、标识位置等方面不统一，有时会出现党政公文混用或文种使用不规范等问题，这自然有损于公文的庄重性和严肃性。

二

相应对策

　　建立健全制度，采取行之有效的措施，是保证公文处理质量和效率的有效途径。解决上述问题，不仅需要依靠科学手段，也需要创新服务方法，从细节入手，对症下药。

　　1.增强文秘人员的责任意识。文秘人员要充分认识公文处理工作的重要性。公文处理不是简单的收收发发，而是传递政令、沟通信息、实施领导的重要手段，是为承办工作提供重要依据和凭证。因此，文秘人员除了应具备责任心强、作风严谨、不图名利、默默奉献的优良品质，还应熟练掌握业务知识。

　　2.做好业务学习与培训，提高相关人员业务素质。一是把好进人关，选择责任心强、工作细心的人员充实到文秘岗位上来；二是做好一年一度的业务学习、交流与培训，包括兼职人员（如拟稿人员）的培训，提高公文制发水平，提高公文运转效率；三是人员变动时要坚持先培训、后上岗的原则，不断提高文秘人员的岗位素质；四是提供各类公文模板供有关部门和人员使用，提高公文制发水平。

　　3.建立数据库系统，提高公文处理水平和效率。利用数据库进行来文登记，科学录入公文信息，夯实公文处理基础。利用公文处理系统或建立公文管理数据库对收到的公文进行详细登录，如不同的收文渠道（机要、邮寄、会议等）、时间（印制、收到、录入等）、编号、密级、紧急程度、发文单位、标题、保管期限、备注等内容都应录入电脑。公文信息全面录入后，不仅能节省文秘人员的劳动量，而且可大大提高检索和统计效率，也为文档一体化处理奠定了基础。

　　4.健全传阅登记制度，全程监控文件去向。建立健全公文传阅登记制度，明确公文的主办、协办主体与阅知范围，记录公文的传阅数量、对象及时间等内容，实时跟踪公文的状态和去向，做到动态可控、去向明晰、有档可查、归档备查，不因为公文不在手边而延误工作。这一制度既可以提高公文的运转效率，也为公文的督办和催办奠定了基础。

　　5.建立公文限期归还制度和催办制度，讲究督办和催办技巧。建立公文限期归还制度有利于培养良好的工作习惯，树立雷厉风行的工作作风，提高公文运转速度，提升行政工作效率。要明确公文归还期限，特急公文当即办理，紧急公文当日办毕，普通公文或涉及多个部门的公文三日内办结。建立公文催办制度有利于提高公文办理效率，改善工作作风，提高管理水平。为保证公文处理的时效性，避免误时误事，工作人员要根据轻重缓急向有关部门询问落实情况，并催促他们按时完成领导交办的任务。要明确专人负责公文的登记和催办，以制度化的工作确保上级文件精神和领导批示落实到位。

　　催办公文要讲究方式方法。阅文领导外出或来不及阅看公文时，工作人员应有相应预案，比如非密级公文可复印后下发，便于承办部门及时办理，也可电话请示或根据惯例办理，确保不耽搁不延误。催办对象为领导时，要掌握催办艺术和技巧，比如利用此次公文传阅机会询问上次传阅的公文，或是将公文传阅夹放在醒目位置，领导自会明白工作人员的苦心。

三

对公文处理工作的一点建议

　　行文过程中，文秘人员可能会遇到党政系统公文转换问题。根据《中国共产党机关公文处理条例》（中办发〔1996〕14)号）和《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23)号）,党政公文主要在眉首中的发文机关标识、密级，主体中的成文时间、公文生效标识，版记中的印发机关和印发时间等要素的名称、标识等方面有所不同。此外，双方在用纸方面存在着显著差异，党的公文允许使用16开型纸，行政公文必须使用国际标准A4型纸。党政机关公文这些方面的差异，经常给文秘人员带来一些麻烦，也给后续的归档管理工作带来不便。

　　2011年底，《中共中央办公厅关于做好中央文件改版工作的通知》（厅字〔2011〕20号）对党的系统的公文用纸作了改革，要求自2012年1月1日起统一使用国际标准A4型纸，党政公文一体化由此迈进了一步。笔者认为，应对党政机关公文格式要素的组成、名称、标识及字体字号等作进一步的规范统一，只需通过公文眉首来体现党政公文的区别：醒目的发文机关名称显示不同的发文单位，红色反线中带有红色星号的公文为党的机关公文，而发文字号中不同的机关代字也可显示出不同的发文单位和承办部门，比如，京文、京办文、京发、京办发、京函、京办函等代表北京市委文件，而京政文、京政办文、京政发、京政办发、京政函、京政办函等代表北京市政府文件。党政机关公文的统一和规范，将有利于公文处理的标准化，有利于文秘人员掌握制发公文的要求，也有利于文档处理一体化。

　　（本文刊于《秘书》杂志2012年第4期。）