秘书工作要则新手必看

一、 优秀秘书的素质要求
% Q% ]* k7 D7 `' F, P# ~' l1. 个人素质要求：
1) 品德——正直善良、诚实忠心                    2) 修养——良好的家教，端庄的仪表，有礼貌，懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到
. s- p8 H% ]' M& @4) 耐心——做事持之以恒，并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事
" @4 ]6 @: n3 E7 `6) 爱心——热爱生活，热爱工作，团结同事，乐于助人  
2. 技能素质要求：
4 m$ C0 t  [  i1) 教育背景：文秘与中文等文科类相关专业，大专以上学历. 2) 写作能力：具有较高的写作水平及文字表述能力，能起草报告、总结、   
, D$ y/ s6 m+ U5 D讲话稿等文书      
3) 打字速度：达到60字/分钟或以上，越快越好 4) 办公设备：能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
关保养知识
5) 软件操作：
 office软件——熟练掌握，尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档
5 W. q9 {5 j8 N Project软件——会使用，了解软件结构及日期时间之相互关连，以及甘特图、打印等  
二、 秘书的岗位职责
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员，建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管，负责办理合同  借阅登记手续。
+ w$ ]1 z# q% [& G3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
: ?; V( o' J2 h4) 完成总经办领导所交待事务（如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等）。
5) 负责档案室文件管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。
) o% x  a( P# `' Z+ [" g* l5 R" G6) 电子文档管理程序（明确：类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权）。
- m! [% N3 P  W; `7 y3 u' ?7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作，安排商务旅行。
  ?) F, `7 M0 G/ {  V9) 与各部门工作密切联系，保持融洽相处，准确高效地完成上传下达的工作。  
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9 s, d3 ^0 T8 P4 Z三、 秘书工作内容及要求 1． 日常秘书工作：
6 m* `  C  B7 C# p1 q6 z+ F1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料，分类归档，保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。
4) 接待来访、来电，须有礼有节、大方得体，电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误，及时转达。 5) 上班时提前到位，事先整理好上司办公环境，桌面文件归类，分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟，收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司，须继续留在位置上等候。
6) 如有个人私务需要处理，提前向上司请示并说明情况，获同意后请同事暂代职务。  
3.  机要工作：
1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求，清晰授权范围。
2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。
$ K5 G; _0 X; w, z- B6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律，掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。  
4 Y  G9 q& V- A: u: a5 Z4.  公共关系工作
* k; ?' N4 G+ M& [9 y) p+ p% \/ s1) 名片的整理及录入，形成电子号码簿，定期更新，记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息，供上司随时查询。
2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程，接机送机及时到位，提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。
# Y" `, b" X* ^6 S3) 参与上司安排的公共关系应酬活动，应注意保持公司形象，大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请，均须向上司报告。  
5. 私人事务助理
% \/ v, L4 O" Q/ \' V5 i% F; j) q1) 尊重上司隐私，保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。
2 k6 ^, z+ [5 F/ Z9 u3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。

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