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秘书工作要则新手必看

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重阳999 发表于 2016-11-16 10:56:24 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
一、 优秀秘书的素质要求
) m9 O3 U1 e6 |# \; v1. 个人素质要求: 8 X! u; x, ?8 `0 ]: w& ~; R
1) 品德——正直善良、诚实忠心                    2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到
) v4 K' G& }% }& j% t; b4 g6 h4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事
$ \( ?; ]0 [5 W3 h; z5 O1 u6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人  9 \9 H* [  i# ?3 d  f& Q8 ~) U
2. 技能素质要求:
* y3 o6 }" q% C1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、   ' J4 k* C1 i3 S5 c% r; l7 `
讲话稿等文书      
  k6 P" n. i9 h: H( |3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
" b& t3 x% N4 l4 O关保养知识 # m& y7 `" |- `0 h  B( F7 W
5) 软件操作: / e) u1 D1 U/ ]1 v
 office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档
( C. n8 H* n. x4 H! R" l Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等  
! P/ r% `$ e0 n% s& o) O+ I二、 秘书的岗位职责 ) m' U/ E) f8 c: m$ A" F$ {
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同  借阅登记手续。
+ G# \8 }, F; B1 T0 w& ?3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。 1 q% @7 G7 a5 X- Z
4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。 % N3 n$ u0 [7 \" a' d5 n
5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
. U% W. Z# F! h6 h. o6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。
! p, k% ]! t3 N3 ]( J+ K; o7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。
! l, g+ C5 k) x: C) h' E4 Q9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。  . Q( h0 w  ?. @5 U  k

% r' E. M% X% h三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作:
* f3 U0 u" E3 h4 q: A1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。 + S% \- ^1 S. U" J5 {
4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。 & G) T! W! J+ f! p
6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。  
  c$ T/ E  f* s8 }5 t! g5 |- Z6 k3.  机要工作:
! n" {! S/ e2 \" U; N- Q1 h5 q1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。
6 H( |7 {' W0 B* L2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。
5 |: k/ J2 [* h: F4 l& X& g6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。  
$ l7 z. `0 |4 `  M# f/ s5 E5 c4.  公共关系工作 . o% |1 X2 Y% f# B
1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。
* Q! Z8 E+ \7 c, ?# {6 |; G2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。 & H( Z* E6 m* K5 S' X: m) P$ y6 q
3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。  
7 }& N3 _( Z! c1 L) G3 B$ v5. 私人事务助理 & K) ]+ @- F! j5 @' x6 O8 N% b
1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。
5 D2 A3 G: Z$ x( e3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。& J& r& `  e9 j- y, `& F6 K$ V' U

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标签:秘书
 
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