一、 优秀秘书的素质要求 x: X: K% x4 {6 s* q A: t$ L
1. 个人素质要求: 6 X9 ?1 U n( r. q. ?3 u9 M! o$ t6 x0 V0 K8 I) W" F
1) 品德——正直善良、诚实忠心 2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到 $ B% |% L9 W: Z8 E: t
* g- v6 ~$ o7 s" O; [& S7 V3 u4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事 # @. I r: X o
* M, G1 G& W6 z8 m' n6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人 " @- O3 x# [* x I1 Q! f3 R4 i5 c5 x) E
2. 技能素质要求:
: N' d/ Y* ~/ f B0 Y1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、 $ d( \% o' G: Z+ P! }7 g7 M
. h7 i- i: R. R6 h" W' S: y9 u( [讲话稿等文书
5 O( K( i1 f! l9 C. U- b3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相
. B7 E) O# f7 y6 s! ?2 a+ \ n! L关保养知识 + f; G4 D( o( k* D+ i9 V9 x* Z( u8 L0 j
0 G( Q5 t5 B& J! [9 Z$ A% r* ?5) 软件操作:
& |7 r. _# g# e/ Y office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档 0 N2 a- K' g, n" W
+ E# P9 D+ m5 p8 O( q: K* e Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等
! F) K. a5 ?' c' X( w% }. y/ B二、 秘书的岗位职责 * P4 ]" v! E7 {* ?, y1 [1 s1 P
7 L; ?* U9 c, Y* X4 e1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同 借阅登记手续。 2 k$ ~+ _ d1 ]; N1 ]6 J+ [- }
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。
- d, c+ N* ?6 \8 U! Z4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。 + t+ z3 p2 i2 e/ y8 q
" F! j1 U% N0 c+ b1 I# H5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 - @, k8 o9 H$ Q+ [0 d
& E6 X3 w$ c* j8 C+ [7 m" s# v3 k( f6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 9 F. S& |4 w. r: N2 } U0 h @) [' @2 S, ?+ {
7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。
& x' t5 a7 X8 G& H; B! L9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。
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$ e7 T' q1 x7 f+ p三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作: * S4 N; w3 N- C8 }: K8 P# V) k8 M1 u7 r
1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。 2 z- H9 I( T: h* A6 _' f7 z
2 \: H4 L/ b1 B/ ]4 E: Z% R4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。
8 E4 R+ g* F3 j5 i* O& E1 o6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。 5 T% }: L: g8 x5 f4 R
3. 机要工作:
, R0 _3 b# t6 N- l% _! H2 C1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。 ! m7 p$ L* s3 j8 G+ H3 ~7 `( U
5 m Z Y1 i, W& s5 ~) `% b1 B9 u2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。 6 g$ ?! A% B0 o% L; O4 Q( w
7 S; p8 |3 x; f6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。 % j; `. H' E; ^4 A+ m8 O0 ~. j9 E0 G2 v, E3 \2 r
4. 公共关系工作 1 w' Y2 R2 n. y3 B# O4 V- w! y
1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。
$ D" l& x- ]0 c) F: M* R2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。 1 ^7 R: J2 v2 w' P& S
0 f; w9 J6 o+ w/ L2 V/ ]9 s3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。 # J2 y9 v) k9 K1 A# S
5. 私人事务助理 - L6 n, H: Q2 u& {
8 J7 d7 s$ @" x' E/ `) |. g3 G2 T1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。 % g+ T6 g% ^; k8 [# f% O: K1 F2 k$ O* F G) G, q |
3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。 |