一、 优秀秘书的素质要求 & s' m9 J# W- e7 I! N
1. 个人素质要求: 6 X9 ?1 U n( r. q. ?7 R6 |" |8 ^$ k( l
1) 品德——正直善良、诚实忠心 2) 修养——良好的家教,端庄的仪表,有礼貌,懂礼节 3) 细心——工作、生活细心周到 $ B% |% L9 W: Z8 E: t
7 g" Q! X# p5 d4) 耐心——做事持之以恒,并非三分钟热情 5) 用心——认真、用心去做好每一件事 # @. I r: X o
7 O# j- ?4 E7 T( ?. U$ d5 y4 z+ w6) 爱心——热爱生活,热爱工作,团结同事,乐于助人 " @- O3 x# [* x I1 Q5 l1 d% i. x) V8 C, p& r
2. 技能素质要求: 3 o3 ~' v, t; y7 {7 d& w0 O2 z2 t
1) 教育背景:文秘与中文等文科类相关专业,大专以上学历. 2) 写作能力:具有较高的写作水平及文字表述能力,能起草报告、总结、 $ d( \% o' G: Z+ P! }7 g7 M" p) d8 o! g3 _6 o
讲话稿等文书
! c/ j2 ^. @- R8 m6 v3) 打字速度:达到60字/分钟或以上,越快越好 4) 办公设备:能熟练使用计算机、打印机、传真机等办公设备并了解相 + S- a" z6 p6 H6 @
关保养知识 + f; G4 D( o( k* D+ i9 V9 x* Z( u8 L0 j" m) ?% b2 } n' ~
5) 软件操作: 5 m) v: |' x$ v/ M/ i
 office软件——熟练掌握,尤其是excel表格与数据处理  CAD软件——懂得使用该软件看图、缩放图形、打印图纸  ACD等流行看图软件——熟练掌握文件的打开、使用及归档 0 N2 a- K' g, n" W
* S( Y! C8 _5 W$ q- c, T6 } Project软件——会使用,了解软件结构及日期时间之相互关连,以及甘特图、打印等
@5 A5 h/ L6 E2 B: P* [二、 秘书的岗位职责 * P4 ]" v! E7 {* ?, y1 [1 s1 P# f6 O; [7 E6 m2 T
1) 跟进各审批文件并及时发放给相关人员,建立好收发文件的档案。 2) 负责公司有关合同的盖章申请及合同正本的存档保管,负责办理合同 借阅登记手续。 ; }/ p8 K" c9 o: N: b
3) 汇总各部门每周的工作周报、每月工作计划及收发公司邮箱文件及时更新。 : j; M* c f+ B; u/ x2 R/ j
4) 完成总经办领导所交待事务(如文书择写、活动及会议安排、报销单据整理、来访客人的接待、报纸杂志分发、办公环境整理等)。 + t+ z3 p2 i2 e/ y8 q4 P* `- P R: ?
5) 负责档案室文件管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 - @, k8 o9 H$ Q+ [0 d
+ b4 U' p( ?. t5 m& y6) 电子文档管理程序(明确:类别、级别、存档方式、存档时间、目录方式、查阅授权)。 9 F. S& |4 w. r: N0 b# g- ~. J+ I; |& @+ b" E
7) 运用速记起草文稿、记录讲话并整理成文件呈给领导。 8) 掌握上司的日程安排做好预约工作,安排商务旅行。
# l( F3 ?. A0 Q4 e; m9) 与各部门工作密切联系,保持融洽相处,准确高效地完成上传下达的工作。
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三、 秘书工作内容及要求 1. 日常秘书工作: * S4 N; w3 N- C+ U) G3 k2 K: I4 T- L5 z3 l
1) 快速准确处理文件打印、校对、复印、传递、存档等工作。 2) 妥善保管上司之档案资料,分类归档,保证文档条理清晰。 3) 准确转达上司与各部门之间的沟通信息。 2 z- H9 I( T: h* A6 _' f7 z+ N8 m# X; M9 J" V7 V' i s' m9 i
4) 接待来访、来电,须有礼有节、大方得体,电话记录、约见、会议、数据、日期时间、地点等事项的记录均须准确无误,及时转达。 5) 上班时提前到位,事先整理好上司办公环境,桌面文件归类,分清轻重缓急事项。下班时稍作延迟,收拾好上司办公室。如遇上司开会或有事未离开公司,须继续留在位置上等候。
7 H% ?- l7 x( Z1 ~1 E6) 如有个人私务需要处理,提前向上司请示并说明情况,获同意后请同事暂代职务。
* ^) ?7 S* `+ J* M7 Q7 i$ n3. 机要工作: % D: }4 y5 h$ }( V2 p6 ]
1) 掌握公司对内、对外发文的格式要求,清晰授权范围。 ! m7 p$ L* s3 j8 G+ H3 ~7 `( U% o6 p& r- i# C( F( @5 M4 L4 h. K
2) 清楚了解上司日常签批文件的种类及相关原则要求和规定。 3) 掌握公司日常费用报销签批流程。 4) 掌握公司使用公章的审批流程。 5) 掌握合同审批流程。 6 g$ ?! A% B0 o% L; O4 Q( w5 n4 p7 p4 c7 I2 P
6) 掌握工程款审批工作流程及文件资料的要求。 7) 记录整理有关请款的数据并每周更新表格给上司。 8) 每周向各部门收集工作小结和开例会讨论的事项表。 9) 每月向各部门收集工作计划、用款计划。 10) 掌握公司的其他日常工作流程。 11) 处理各样事务必须严守保密纪律,掌握电子文档的资料保密方式及保密技巧。 % j; `. H' E; ^4 A+ m8 O0 ~5 S; o$ J6 F. n
4. 公共关系工作
6 d2 }- E' ~; Y' W& D' p1) 名片的整理及录入,形成电子号码簿,定期更新,记录好上司常用电话号码、重要客户和合作者的联系信息,供上司随时查询。 & G' [( ]6 y7 B% v) W/ d$ Z
2) 掌握所有交际应酬之酒店、酒楼、高尔夫球场、机票等的预订电话及联系人员资料。安排好上司出差的行程,接机送机及时到位,提醒上司出行的时间、物品及须携带文件。 1 ^7 R: J2 v2 w' P& S0 H9 B! L% h0 _! Q2 I
3) 参与上司安排的公共关系应酬活动,应注意保持公司形象,大方得体。 4) 任何其他关系客户的单独邀请,均须向上司报告。 ( Y# {2 e6 @- `5 j- U, ]
5. 私人事务助理 - L6 n, H: Q2 u& {9 ^7 L3 b2 `. }, `/ C5 z& P. |1 G7 o
1) 尊重上司隐私,保持私密性。 2) 妥善处理好上司交代的个人事务。 % g+ T6 g% ^; k8 [# f% O: K1 F2 k$ O* }- f( {0 U1 g, t
3) 不谈论、不泄露上司个人相关信息及交际圈子。 |