论秘书在公文写作中的四种角色

研究者·代言人·设计师·质检员
——论秘书在公文写作中的四种角色
　　

“文章之道，自古称难。”居于办公室工作“三办”之首的办文更是如此。有时候，秘书们费了九牛二虎之力终于写好一篇公文，拿给领导审核，却不能顺利通过，不是被改的面目全非，就是推翻重写。那么怎样才能写出让领导满意的公文呢？笔者认为，除了秘书自身要具备一定的文字功底以外，还应在公文写作中扮好四种角色。
　　一是扮好研究者。习近平同志指出，“写文件、作报告、发表文章，都是为了解决问题”。既然公文是用来解决问题的，那么在写作的时候，就必须要研究清楚公文是要解决什么问题，为什么要解决这个问题，该怎么解决这个问题。如果不弄清这些问题就草率动笔，结果肯定是南辕北辙、徒劳无功。要弄清楚这些问题，秘书就要扮演好研究者这个角色。
  D3 N3 w4 T9 s* R　　那么怎么去研究呢？首先要广泛搜集材料。俗话说“巧妇难为无米之炊”，材料就是秘书的“米”，没有材料，再高明的秘书也写不出上乘的公文。其次要科学分析。就是要对搜集到的原始材料分门别类地进行初步鉴别和科学分析，认识材料所具有的性质、作用和因果关系，使各种材料有个大体归类，然后再对各类材料进行比较、对照和深入分析，去伪存真、去粗取精、发现异同，找出其中带有规律性的东西。最后是得出结论。即通过搜集、分析材料，还原出问题的真实面目，进而提出解决对策。这样完成研究之后，撰写公文就有了基础，写起来就会驾轻就熟。
　　二是扮好代言人。公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。它的全部内涵，无论是对现实情况的判断，还是所提出的基本主张或是制定的具体工作措施，都是机关或领导的意志体现。换言之，秘书写公文要反映机关和领导的意图，不能表达个人观点，要扮好机关和领导的代言人。
　　要扮好代言人，准确领会领导意图是基本前提，换位思考是基本方法。如何才能准确领会领导意图？除了平时注重捕捉领导的观点外，一个基本的方法就是换位思考。人们常说秘书要“关起门来当领导”，意思就是要站在领导的角度，运用领导的观点、思路去思考该如何分析问题、解决问题。不同层次的领导，思考和处理问题的角度不同；同一层次的领导，在不同时期，不同情况下，思考和处理问题的角度也有变化。每一位领导都有不同之处，但在这些不同之中，也有其共同特点：一是全局性。“不谋全局者不足以谋一域”，领导在思考一个问题的时候，首先会掂量一下这个问题在全局中的分量，弄清楚这个问题与其他问题的内在联系，分清问题的轻重缓急，然后才会考虑如何解决。二是宏观性。高明的医生看病，不会头痛医头、脚痛医脚，而是会望闻问切、抽丝剥茧，找出病根，再对症下药。同理，领导解决问题也是先从宏观上分析问题产生的根源，然后才会设法解决。三是政治性。即解决问题的具体举措办法要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法规，这是不能逾越的底线。如果秘书在换位思考的时候把握住这三点，那么写出来的公文就会符合领导“口味”，顺利过关。
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来学习，怎样做好优秀的秘书，怎么能成为好的公文作者，都是新岗位要不断挑战的地方。高标准要求自己。

四种角色十分贴切，符合公文写作定位，很有针对和指导性

我想机关工作中很多人最排斥的工作之一就是文稿写作，我本人写不例外。写机关文稿不像我们上学时写作文，内容不限、形式不限，你可以天马行空、有感而发。机关综合文稿的写作确实规定了内容和形式的命题作文，被束缚了思维时每次写材料总是挤牙膏式的写，总是认为提笔了才有灵感。机关文稿写作其实很简单，写作之前除了思考说什么，还要搞清楚你是谁、对谁说、为谁说、为何说、怎么说；写作不是材料的堆砌，而是要像盖房子一样，按照严格的逻辑顺序，分层次地组织在一起。