想当好秘书要会处理三对关系

秘书的角色、位置，其工作的性质、特点，决定其辅助作用具有如下特征：一是突发性，上司提出任务，往往时间不定，次数不定，常常不易把握，受命者缺少思想和物质准备。二是对应性，接受特定任务，秘书应立即停下手中其他工作，实施操作，其思路、方向，当完全符合任务的特定要求，而最终成果同样讲究对应，卯榫相合，分毫不差。三是高效性，秘书奉上司之命履责，一要讲质量，无论文案还是事务，都要呈现最佳状态，让上司满意；二要讲时效，在规定时限内保质保量完成任务。秘书实施辅助，应当正确理解和处理好以下三对关系：

一辅助力与领导力

  秘书职能同领导职能相伴而生，秘书的辅助与上司的领导紧密结合。辅助力支撑领导力，古今一理。

秘书以其辅助力助推上司领导力。在通常情况下，辅助力与领导力是成正比的，前者强，后者亦相对增强；前者弱，后者亦相对减弱。

秘书的辅助，主要集中于两大方面：一是政务，即关系领导工作范围的大政方针方面的事项，诸如贯彻上级指示，制定发展大计，出台相关政策，解决突出问题。二是事务，即日常为上司服务的具体工作，包括收发公文、传递信息、接听电话、安排洽谈、组织会务、迎来送往，甚至包括同职责关系不大的其他事务。如此众多、繁杂、琐碎、细微的工作，都同“服务”二字紧密相联。

毛泽东对秘书有一项经典要求：“你到我身边来不能干扰我，你可以做那些减少我的劳动、增加你的智慧的工作。”打铁贵在自身硬。秘书要提高辅助力，关键在于练好内功，增强素养。其知识素养，既包括社会科学知识、自然科学知识；又涵盖秘书工作业务知识，以使辅助非隔靴搔痒而是切中肯綮。秘书的知识构成应既广且博，一精多通，以做到马克思所倡导的“世界的一切在我都不生疏”为最佳。其能力素养，既指基础能力，如感知力、记忆力、判断力、思维力等，又指一般能力，如表达能力、组织能力等，还指特殊能力，如办文、办会、办事能力等。人们常说，艺多不压身，秘书的能力当适应多方面需求，以一专多能为好。至于其政治理论修养、工作作风修养、职业道德修养，同样是秘书素养总体构成不可或缺的要素。有此雄厚积累，秘书实施辅助，才可出高招，献妙策，言行合度，辅佐上司发挥高水平领导力。

二被动性与主动性

就角色、地位、分工而言，上司同秘书，是上级与下级、主将与参谋、首长与助手的关系，上司居于主导、支配地位，秘书则是为上司服务的参谋、助手。一般工作中，首先是上司下达指令，秘书领命而为。这如同径赛场上，司令者不鸣枪，运动员只能箭在弦上，却不准起跑；而枪声一响，立如脱缰之马，飞奔向前。上司何时发号，何事施令，秘书通常事前难料，此即被动受命。一旦接受指令，任务在手，秘书即可从被动状态转化为主动态势，充分释放其积蓄的能量，从而大有作为。

秘书的工作，从总体来说，是被动的，但优秀的秘书却会在被动中谋求主动。

其一，未雨绸缪。早作准备，是聪明秘书的第一要务。任何上司都不会在下令之前，给秘书预留太多准备时间。细心的秘书，准备工作就在平日“没有任务”之时。他们改“闲时”为“忙时”，开动脑筋，“琢磨”上司，从集体到个人，把握所言所行，了解所喜所忧，跟踪所思所虑，从其行动轨迹、思维线索，大致可推断将来。上司的指令，通常是“为时”“为事”的，都有现实依据。用心观察、善于思索的秘书，常常可以察觉到“起于青苹之末”的微风。有了这种功夫，就能将准备工作置于指令下达之前，“枪声”一响，便可从容应对，或成竹在胸，或已有所虑，不会仓促应战，手足无措。退一步讲，即使这般准备工作一时未派上用场，也可丰富自己的思维材料，积累多了，便成财富，既能应对不时之需，亦可触类旁通。实践证明，任何积累都不会浪费。

其二，受命立动。上司的指令只要下达，秘书须立即启动操作程序，进入实施阶段。命运偏向有准备者。功夫业已下在平时，调用之际便可信手拈来，应付裕如。“厚积薄发”，秘书的事前准备，结合现场发挥，是可以做到高水准交卷，让领导满意的。1956年，党的八大召开前夕，田家英受毛泽东委派起草开幕词，只用一个通宵便写就文稿，并在会议期间得到毛泽东和一些与会代表的称赞。这就得益于田家英平日里深厚的积累。

其三，排除障碍。完成上司赋予的任务，极少一蹴而就，多数颇费周章。这就需要凭借自己的努力，包括争取同事的帮助，迎难而上，坚决克服。一般情况下，这种困难不要反馈给上司，请其分忧。面对难题，秘书必须想方设法，拿出看家本领，使出浑身解数，尽快破解。在一项任务中，困难可能不止一个，要有连续作战的准备。跨越障碍是坦途。圆满地为上司破解具有挑战性的难题，既是辅助力的充分体现，也是历练经验的高效存储。

三正效应与负效应

就主观动机而言，秘书的辅助有正效与负效之分。正效辅助，是指秘书站在人民的立场，动机纯正，目的明确，贯彻领导意图，经得起实践检验，符合人民群众根本利益的辅助行为。

秘书在实施辅助时，要正确认识辅助实施与辅助接纳主客体互动的三种情况：一是辅助之动机与效果相协调与全部接纳。秘书实施全力辅助，达成动机同效果的高度统一；领导对此全部采纳。此为互动中的最佳状态。二是辅助之动机与效果存在差距与部分接纳。秘书尽其所能，全力辅助，动机虽好，却与上司的要求产生了距离，成效未能如愿。上司经鉴别，对秘书的劳动，合意者取之，不合者弃之。秘书要知所取，明所舍，在实践中进一步学习、提高。三是辅助之动机与效果相违背与拒绝接纳。良好的动机同客观效果南辕北辙。此时，秘书应当汲取教训，总结思考。

负效辅助，是指秘书固持个人主义，为一己私利，见风使舵，投机钻营，替变质上司鞍前马后，忙里忙外，背离人民利益的辅助行为。负效辅助下，秘书往往与变质上司沆瀣一气，在不廉洁路上泥足深陷，给党和人民带来重大损失。在庞大的秘书队伍中，害群之马虽属极少数，却影响恶劣，危害巨大。他们的辅助秘诀往往是“对待上司，你只要投其所好，就没有什么风险了”“没有危险的原因，就在于摸透了老虎的脾气”，一语泄天机。“投其所好”的辅助，正中上司的下怀，利益联盟使两人“很深的关系”愈加巩固。其行径与结局，当为秘书工作者之长鸣警钟。

（文章摘自《秘书工作》杂志2012年第4期及微信号“秘书工作”（mishugongzuo）。原题目：《政事得失 由乎辅佐——秘书辅助应正确处理三对关系》；作者：张庆儒）