公务活动中,孰先孰后,看似小事,实则是一件关乎原则性、政治性的大问题。如果不能妥善安排,有时甚至会引发难以预料的负面影响。因此,如何安排好公务活动中的先后顺序,常常秘书需要在遵守相关规则的前提下,结合实际,认真推敲,反复考量。 - ~- U% s! \9 c7 O- m6 P) p3 M" r6 @
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一、会议活动中的“先”与“后”
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) |4 i+ T" t8 g" a1 F% S公务活动中,遇到最多的就是会议活动。会议中有关孰先孰后的问题非常复杂,几乎贯穿会议的始终。比如,在议程安排上,常常先进行一些具体事项或其他人员的讲话,而把最重要的领导放在最后做总结讲话。在主席台座次上,常以职务高低为标准安排座次。领导人数为单数时,主要领导居中,2号领导在1号领导左手位置,3号领导在1号领导右手位置;领导人数为偶数时,1、2号领导同时居中,2号领导依然在1号领导左手位置,3号领导依然在1号领导右手位置。有时,外来领导的职务即使低于本单位最高领导的职务,出于尊重,也会把外来领导居中安排。一些重要的会议还设有主席团,在其位次安排上,前排高于后排,中央高于两侧,左侧高于右侧。会议群众席的排座,可以不进行统一安排,由大家各自择位而坐;也可以安排与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。如果是后者,其座次也有孰先孰后的问题。这时,座次既可以按照与会单位、部门的汉字笔画的多少、汉语拼音字母的前后来安排,也可以按照平时约定俗成的习惯来序列。按单位就座时,若分为前排后排,一般以前排为高,以后排为低;若分为不同楼层,则楼层越高,排序便越低。
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会议召开时,常常是与会者先入座坐好。随后,主席台领导按照职务高低的先后顺序依次由等候区步入,并对照事先放好的桌签,从座位左侧就座。有时,领导步入主席台时,会和现场群众进行鼓掌、致意等互动。这时,其他领导要等最高领导落座后才能就座。
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会议开始时,主持人常常需要介绍与会领导,特别是介绍在主席台就座的领导。介绍顺序一般是和主席台上领导的座次保持一致。 4 I3 h; w9 i6 r/ t& H8 Q5 I
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会议进行时,有时需要根据实际情况提供茶水服务。服务人员在为主席台上就座的领导加水时,一般从最高领导开始,然后根据退场出口方向决定倒水顺序。如果主席台只有一侧可以退场,给最高领导加完水后,就依次为距离出口较远的领导加水,全部加完后再返回身依次为出口一侧的领导加水。如果主席台两侧都可以退场,就要按照先从1、2号领导一侧开始这个顺序来加水,然后再返回身去给另一侧领导加水。 6 J+ \% x7 B4 t; u* W1 I
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一些重要的会议结束时,常常是先请主席台上的领导退席,其他与会者才能离场。一些会议,特别是一些涉及外单位人员较多的会议,会议结束后,还要进行合影留念。合影留念时的位次、前后排顺序基本上等同于主席台和主席团的安排。
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二、握手、介绍、交换名片时的“先”与“后”
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, X2 E# m+ ^, j( D% R公务活动中,人们见面时,常常一见面就互相握手。握手往往表示友好,是一种重要的公务社交礼仪,可以沟通情感,加深双方的理解、信任,也可以表示对对方的尊敬、景仰、祝贺、鼓励。握手时,按照尊者优先、女士优先的原则,主人、长辈、上司、女士先伸出手,客人、晚辈、下属、男士再相迎握手。有时,女士优先要服从于尊者优先,职务高者先伸手,女士再伸手。公务活动中,双方握手时稍微用力握一下即可放开,时间一般为2至5秒。有时,握手的结束时间也由主动伸手方决定,当其松手时即意味着握手结束,另一方也应立刻终止握手。
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8 z9 [' P6 m2 {: ]四、上下车的“先”与“后”
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6 H! ~: ]" c- U$ Z轿车是公务活动中最为常见的交通工具。一般情况下,上下轿车时,应该请位尊者先上车,最后下车;位低者最后上车,最先下车。有时,主人或位低者还要为客人、位高者拉开车门,同时一手固定在车门上方,一手护住车门,请其上下车。如果多人同乘一辆车,由方便程度决定谁先下车。乘坐轿车时,最重要的位次问题。公务活动中,一般的轿车均配有专职司机。如果是双排五座轿车,由尊而卑依次应为:后排右座、后排左座、后排中座、副驾驶座。如果是三排七座轿车,由尊而卑依次应为:后排右座、后排左座、后排中座、中排右座、中排左座、副驾驶座。在公务活动中,副驾驶座,特别是双排五座轿车上的副驾驶座被称为“随员座”,循例专供秘书、翻译、警卫、陪同等随从人员就座。
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此外,还有一些公务活动也需要注意先后问题。比如,接听和拨打电话时,一般要先主动自报家门。按照预约见面时,应先到10分钟左右。参加公务宴请,一般是位尊者先入座,先动筷。参加公务舞会,一般情况下,男士应主动有礼貌地邀请女士;如果是上下级的关系,不论男女,下级都应主动邀请上级跳舞。文/ 李 展 |