公文标题常见病例分析 公文标题是公文内容的撮要,在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响,公文标题时常出现一些毛病,现从八个方面作粗浅分析。 一、要素不全。完整的、规范的公文标题一般应具备“三要素”,即发文机关名称、事由、文种,以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》作出明确规定:“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容(事由)并标明公文种类(文种),一般应当标明发文机关”。当然,特殊情况下,也可省略标题中的一至二个要素,但不可随意省略,要相对规范,否则,将毛病百出。常见的病例有三种:一是随意省略事由。如(XX县人民政府决定),由于省略事由,受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点,不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外(如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等),一般情况下不得省略事由。二是随意省略发文机关。如一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》,待上级看完文件后,才从落款处知道文件是哪个机关发出的,既不庄重,也不严肃,更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关;没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关。但有版头(发文机关标识)的,也可不标明发文机关。三是随意省略文种。使受文者不得要领,失去公文的严肃性。如《XX政府关干召开春耕生产会议的有关事宜》。 二是排列布局不规范。有的左右摆布不居中,不是偏左,就是偏右;有的标题第一行与“红色反线”距离不是相间过大,就是过小;有的标题中行与行之间相离不是过旷,就是过紧。规范的摆布应是:红色反线下空2行开始排列标题的第一行,行与行之间相间“以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离”;左右摆布时,要居中。居中排列并不难做到,使用电子设备打印时,按“居中”键即可。三是字号字体使用不规范。就字体而言,有的用黑体,有的用来体,有的用仿宋,有的甚至用楷书;就字号而言,有的用2号字,有的用3号字,有的甚至比2号更大、比3号更小,等等。规范的用法是:公文标题用2号小标宋体字,正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或3号黑体字。
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