秘书工作协调沟通的四个诀窍

　　协调工作是系统内部运动不停顿的调节组合工作，也是深入细致的思想工作。孔子云：“言不顺，则事不成。”我们在协调工作的过程中，需要借助沟通技巧，化解不同的见解与意见，建立共识，推动工作。因此，秘书工作者在做协调沟通工作时，应摆正位置，把握分寸，谨慎从事，特别要注意以下几点：

　　把握好角色，不越权越位

　　在谈这个问题前，我先讲一个故事：有一次，战国时韩昭侯因饮酒过量，不知不觉便醉卧在床上。他手下的典冠担心他着凉，便找掌管衣服的典衣要了一件衣服，盖在韩昭侯身上。韩昭侯睡得很舒服，醒来后，他打算表扬一下给他盖衣服的人。于是他问身边的侍从说：“是谁替我盖的衣服?”侍从回答说：“是典冠。”韩昭侯一听，脸立即沉了下来。他把典冠找来，问道：“是你给我盖的衣服吗?”典冠说：“是的。”韩昭侯又问：“衣服是从哪儿拿来的?”典冠回答说：“从典衣那里取来的。”韩昭侯又派人把典衣找来，问道：“衣服是你给他的吗?”典衣回答说：“是的。”韩昭侯严厉地批评典衣和典冠道：“你们两人今天都犯了大错，知道吗?”典冠、典衣两个人面面相觑，不明白是怎么回事。韩昭侯指着他们说：“典冠你不是寡人身边的侍从，你为何擅自离开岗位来干自己职权范围以外的事呢?而典衣你作为掌管衣服的官员，怎么能随便利用职权将衣服给别人呢?你这种行为是明显的失职。今天，你们一个越权，一个失职。如果大家都像你们这样随心所欲，各行其是，整个朝廷不是乱了套吗?因此，必须重罚你们，让你们接受教训，也好让大家都引以为戒。”于是韩昭侯把典冠、典衣二人一起降了职。

　　典冠为韩昭侯盖衣服的故事给了我们这样一个启示：做工作要把握好自己的角色，不要越权越位。秘书工作者做协调工作时，虽然是主持者，但也并不是一切都可以自行做主。从严格意义上说，秘书工作者是代表领导做协调工作的。如果把主持者误认为决策者，必将产生角色错位问题。我们在与协调对象沟通，传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥，加进自以为和领导意见一致的内容。

　　把握好方法，不以权压人

　　在工作协调过程中利用领导人的影响力是十分重要的，特别是在被协调者意见难以统一的时候，传达权威领导人的意见，常常能使问题迎刃而解。但这种方法只能在必要时慎重使用，尽可能少用。因为协调的主要手段是协商，应以平等的态度倾听各方意见，即便是错误的要求，也要考虑有无合理因素。不能因为你是协调的主持者，就以领导自居，自以为是，“老子天下第二”，听到不同声音就给以颜色，进行打压，那样必将引发对立情绪，给以后的协调工作制造障碍。

　　美国总统罗斯福创造的“炉边谈话”就是不以权压人、巧妙沟通的典型案例。罗斯福就任美国总统时，正碰上全球性经济危机，美国经济濒临崩溃。为了争取美国人民的理解和支持，1933年3月12日，即罗斯福就任总统后的第8天，他在总统府楼下外宾接待室的壁炉前接受美国广播公司、哥伦比亚广播公司和共同广播公司的录音采访，对全国6000万听众发表谈话。罗斯福总统说：希望这次讲话亲切些，免去仕途那一套排场，就像坐在自己的家里，双方随意交谈。哥伦比亚广播公司华盛顿办事处经理哈里·布彻说：既然如此，那就叫“炉边谈话”吧。罗斯福以亲切诚挚的声调、质朴动人的语句，对美国人民就银行暂停营业的问题进行了耐心的解释、劝告和引导，简短的谈话，化解了长期郁结在人们心中的疑团和不满。罗斯福开创的炉边谈话方式，在大危机时代和二战的艰苦岁月里给了美国人民以坚强的信心。之后，每当美国面临重大事件之时，总统都用这种方式与美国人民沟通。

　　把握好分寸，不把简单的问题复杂化

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　　晏婴的故事给我们的启示是：要搞好协调，时机十分重要。机不可失，时不再来。抓住有利时机，就可取得事半功倍的效果。当不同部门急需完成同一任务，工作又难以有序展开时，我们及时出面理顺关系，就可一呼百应；相反，时机不成熟，十分勉强地去统一认识，统一行动，反而会扩大矛盾，形成误解或成见。有的同志急于完成领导交办的任务，在有关部门毫无思想准备的情况下，让其立即做出较大牺牲，结果形成了僵持的态势。有的虽然勉强让步，但并不服气，在落实时扯皮推诿，影响了工作进展。掌握沟通的时机是非常重要的，善不善于捕捉沟通的良机，是反映秘书工作者思想水平和工作能力的重要标志。

　　（●段柄仁同志曾任北京市委常委、市委秘书长，市人大常委会副主任  摘自《秘书工作》）

写的非常好值得我们学习