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秘书的定位、换位和越位
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秘书的定位、换位和越位
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见习秘书
发表于 2016-1-16 21:00:00
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秘书工作的特殊性要求秘书必须树立清晰的角色意识,在工作中准确定位、恰当换位、决不越位。只有这样,才能更好地辅助上司、配合同事,才能出色完成任务。
“角色”原是戏剧、电影等表演艺术中的一个名词,是指演员扮演的剧中人物形象。心理学中的“角色”是指一个人在特定的社会和团体中所占有的适当位置,以及被该社会和团体所规定了的行为模式。[1]
秘书角色是依据秘书工作性质和秘书行为特征而产生的,具有两个显著特点。
其一,从属性。
秘书工作因领导工作的需要而产生,秘书因领导工作的成果而获得自豪感和成就感,因此秘书工作与领导工作是一种从与主的关系。但是秘书与领导在人格上是平等的,并且各自承担属于自己的法律责任。
其二,辅助性。
秘书是领导的智囊和助手,为领导工作提供服务,包括动脑筋出主意、摇笔杆写文章、跑腿打杂等不同层次的辅助服务。
秘书是一个“角色组”,
即在不同场合、不同条件下扮演不同的角色,或在同一时间扮演多种角色。比如,办公室主任是担任领导职务的秘书,他既要服从上级领导的指挥,当好配角,又要组织、指导下属完成工作,当好主角。又比如,秘书受领导委托到基层开展工作,这时他既是秘书,又代表领导,具有双重身份。这样的角色要求秘书忠实地执行领导意图、传达领导指示,不能添枝加叶,更不能假传“圣旨”。如果基层有疑问,秘书可以作出解释或表达自己的看法,但要说清楚,哪些是领导的指示,哪些是自己的看法,不能混为一谈。[2]
一、秘书的定位
在工作中,每个人都要有清晰的角色意识,这就需要准确定位。定位包括自我定位和他人定位两个方面。自我定位是在自我评价的基础上进行的,即认识自身条件(优势和劣势),以此为基础确定自己所处的位置和所扮演的角色。
对于秘书来说,自我定位时主要应考虑以下问题:
1.秘书岗位的职责是什么?企业或组织对秘书岗位的要求有哪些?
2.秘书岗位与其他岗位的关系是怎样的?
3.秘书岗位在整个部门或组织的运转中应该发挥怎样的作用?
秘书在日常工作中要按照组织规则和程式进行自我定位,以符合秘书的角色要求和领导的期待。比如陪同领导宴请客户,秘书应该扮演怎样的角色,发挥什么作用,怎样说话才符合自己的身份……对这些问题认识越清晰,定位才会越准确,行事才会越得体。再比如陪同领导出席会议,这时秘书的角色是随行人员。如果会议中领导突然因事退席,这时秘书的角色就不再是随行人员,而是组织或部门的代表。此时秘书应及时调整角色位置,代表领导进行沟通协调,而不是仍以秘书的身份说话办事。
二、秘书的换位
怎样才能做到定位准确呢?最好的办法是换位,也就是站在他人的位置上给自己定位。自我定位加上他人角度的定位,定位的准确性就会大大提高。对于秘书来说,这个“他人”应该是对自己的行为结果最具影响力的人,一般是领导、同事或客户。
换位思考就是将心比心地考虑对方的感受,善于发现对方的利益或需要。如果能进一步找到双方利益的交集,就可避免分歧,为实现共同的目标愉快合作。秘书主要为领导服务,尤其需要换位思考,想领导所想,主动配合领导,如此才能减少工作的盲目性。如果想当然行事,很有可能好心办坏事。比如,有些秘书一厢情愿地希望领导采纳自己的建议,如果领导不采纳,就觉得自己不被重视,以后再也不提建议了。实际上,即使秘书的建议是对的,领导也不一定都会采纳,因为两者看问题的角度不同。领导必须高瞻远瞩,平衡全局和各部门之间的关系,还要考虑具体实施的时间、地点是否合适。秘书的建议也许是对的,但如果从全局考察难以行得通,领导就不会采纳。秘书应该认识到,进言是与领导平等坦诚地进行交流,因此要端正心态,即使建议被否定,仍然要主动与领导交流沟通,以服从大局为重。只有不断吸取经验教训,向领导学习请教,勇于接受正确的意见,才能不断得到锻炼和成长。
很多时候,秘书并不是无法满足领导的期望和要求,而是没有搞清楚领导的真正需要,所以换位思考就显得非常重要。换位思考后再行动,才能获得有效结果。
对于秘书来说,换位思考时大致应做到以下几点:
1.了解领导的工作目标和工作步骤,以及领导对秘书工作过程和工作成果的要求,做到主动配合与适应;
2.了解领导内心的需要和期待,并给予精神上的支持和情绪上的回应;
3.了解领导的成长背景、个性气质和人格特点,给予最恰当的互动、支持和帮助;
4.及时、有效地与领导沟通,准确理解领导意图;
5.注意观察领导的身体语言和神情举止,体会领导的真实想法和内心感受。
三、秘书的越位
在定位和换位过程中如果出现错误,比如不能摆正自己的位置,不能准确认识自己的角色,就有可能发生越位的情况。
秘书工作中典型的越位表现有以下几种:
1.领导尚未下命令、作指示便抢先表态或擅作决定;
2.未经领导授权直接指挥部门或同事,传达指令,发号施令;
3.擅自代表领导布置任务,下达领导指示时随意解释或承诺;
4.到基层调研时把自己当成领导,对基层工作指手划脚;
5.不遵守保密原则,透露内部消息;
6.自我膨胀,盛气凌人,表现出“一人之下,众人之上”的优越感。
之所以出现上述越位现象,主要原因有以下几点:
1.热衷于权力,把领导的授权当作自己拥有的权力随意发挥和利用;
2.对领导缺乏尊重,对权力缺乏敬畏,认为有能力就应该展示出来,有个性就可以表现出来,为所欲为;
3.不会换位思考,不能准确领会领导意图,不了解领导的内心感受;
4.凭热情鲁莽从事,无视职场规则和制度;
5.不善于处理人际关系,凭本能行事;
6.功利主义,片面追求短期利益和有形效益,忽视甚至无视长期利益和无形效益;
7.缺乏自信,因而处处都要证明自己的聪明,以显示自己的价值。
秘书越位的后果,轻者与领导和同事出现沟通障碍,令人生厌;重者影响领导的权威,破坏领导的形象,危及企业或组织的声誉。因此,秘书应有意识地调适心态,提高职业素养和工作能力。要正确认识自己的角色,既不能因处于配角地位而被动畏缩,也不能因强调主动服务而跨线越位。要掌握秘书工作规律,拿捏好分寸,明白什么情况下什么事应该先请示后行动,什么情况下什么事可以先行动后汇报,什么情况下什么事不用请示就可以自行解决,也就是明确什么条件下自己是配角,什么条件下自己可以是主角或代理主角。
总之,秘书要有强烈的角色意识和自觉的服务观念,否则就不可能与领导保持正常的角色关系,也就谈不上做好领导的参谋和助手。[3]一个优秀的秘书应该经常自我反省,全面了解自己和自己的工作岗位;被领导批评或同事误解时不丧失理智,能及时有效地控制情绪,保持冷静的头脑和开朗的心态;按照领导指示脚踏实地工作,不狂妄任性,不拖延推诿;目光远大,能从组织或领导的角度考虑问题,注重长远,不沉溺于短暂利益;重视领导、同事的意见和建议,能建立起友好合作的人际网络和融洽的上下级关系;积极热情地从事秘书工作,并在工作实践中获得价值感和成就感。
注释:
[1]时蓉华《社会心理学》,上海人民出版社1986年版。
[2]陆瑜芳《秘书学概论》(第二版),复旦大学出版社2007年版。
[3]赵中利、史玉峤《现代秘书心理学》,青岛出版社2001年版。
(作者:陆瑜芳 本文刊于《秘书》杂志2015年第6期。)
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秘书
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