公文系列知识之二：写作中应注意的问题

公文系列知识之二：写作中应注意的问题

一、标题末不应加标点

1、注意几个细节问题：“第一”后面的标点是“，”不是“、”；是“一、”不是“一，”，带有括号的阿拉伯数字标题号或中文数字标题号后不应有任何标点。

2、逗号、分号、顿号和句号

（1）列举并列词语时一般用顿号而不用逗号，英文单词的并列参照此项或全文统一用逗号；

（2）列举并列内容时一般用分号；

（3）用分号隔开的内容中不能包含句号；

（4）每一层次叙述完后用句号，尽量不用分号。

3、冒号的使用，要注意避免出现冒号套冒号

例如：“依据对被投资单位产生的影响，长期股权投资可分为以下四种类型：（1）控制：指有权决定一个企业的财务和经营决策，并能据以从该企业的经营活动中获取利益。（2）共同控制：指……”

上面的例子是在第一个冒号的范围内又用了冒号，影响读者正确理解作者的原意，且易产生歧义。应将“四种类型”后的冒号改为句号。

4、引号的用法：

整句引文，引文句末的标点应置引号内；局部引文，引文末尾应无标点。

5、一些常用符号不要错用、混用。

如：减号不要与一字线、连接号等混用，乘号不要用“X”。

6、注意以下标点符号的写法

（1） 冒号：（居下，表示几点几分用冒号，如8:30）

（2）比号：（居中，如2∶3）

（3）省略号：……（居中，中文省略号为6个点，英文为3个点）

（4）破折号：——（居中，双连线，2个汉字宽）

（5）连接号（有3种形式）：

* 一字线“—”：连接时间、地名等，如1980—1985年，北京—广州；表格中表示“未发现”

* 半字线“-”：连接相关词语构成复合名词；连接数字、字母构成序号、代号等，如表2-3

二、与数字相关的常见问题

1、年代表示。举例如下。

正确用法	错误或不当用法
1998年	98年
20世纪80年代	80年代、二十世纪八十年代、1980年代
19世纪四五十年代	19世纪四、五十年代
12—15世纪、1970—1999年、9—12月、6月底—8月底  （中间用一字线）

2、“百”、“千”不能作为单位跟在数字后面，“万”、“亿”则可以。例：538,000,000为便于阅读可写为“53,800万”或“5.38亿”，一般不写为“5亿3千8百万”。另举例如下。

正确用法	错误或不当用法
300、3,000、300万、3,000万、300亿	3百、3千、3千万、3百亿
53,800万、5.38亿	538,000,000

3、 四位数以上的数字一般应采用三位分节法，节与节之间空1/4格。非科技书也可不分节，全文统一即可。年份、页数、标准号、仪器型号不能用三位分节法。

4、表示概述的两个连用数字间不用顿号。概述、约数要避免表意重复。举例如下。

正确用法	错误或不当用法
三四百	三、四百
二十七八	二十七、八
有三四十个	有三四十个左右
约有一百人、有一百来人	约有一百来人

三、常见文字错误举例

正确用法	错误或 不当用法	正确用法	错误或不当用法
涉及	涉及到	好像、图像、形象	好象、图象、形像
必需品	必须品	订单、订购、签订、制定	定单、定购、签定、制订
以致、以至于	以致于	赢利	盈利
惟一、惟有	唯一、唯有	非营利组织	非盈利组织、非赢利组织
即使	既使	盈余、盈亏、扭亏为盈
自己	自已	作为、作弊、作废、运作、炒作、作调查、作总结、自作主张
简练	简炼
账户、账号	帐户、帐号	做工、做官、做主、当做、看做、做笔记、做出回答、做会计分录
折中	折衷
抵消	抵销	做法/作法、叫做/叫作、称做/称作（全书要统一）
撤销	撤消
无须	无需

四、需要特别注意的问题：

1、不可把台湾、香港、澳门列入国家行列。不得不混合排列时，必须注明“国家和地区”。在提到“台湾”、“香港”时应在其前加“中国”。另外，不用“中国大陆”的说法，应用“中国内地”。

2、外国的国名、机构名必须准确。

3、必须遵守国际和国内的法律、法规。

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