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来文通知或领导安排
, G4 W7 n; r5 v1 H, k9 e' N 一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察,事先都要通过函件往来联系,或通过电话联系。属于上级领导来考察,不存在同意不同意问题,也不存在回函问题,直接考虑如何接待的问题;属于外单位来学习考察的,要给领导汇报,请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来,或者是让对方推迟几天来,要通过回函或电话联系告知对方,在此基础上考虑接待方案,做好接待准备。
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9 ^( E: _' }1 M# c' K4 q与对方联系人取得联系,确定时间、人员、行程等事宜
7 A7 p, b! |* V. Z- ?( p 确定时间,来访人员职务、姓名、联系电话,对方日程及行程安排,是否需要召开会议、就餐、住宿,是否需要预订机票火车票。 3 Y+ x3 d/ Y3 w- z9 e
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制定接待初步方案/ M0 L$ f% _+ S* k1 Q6 ^) W
向有关领导汇报,确定我方陪同人员。安排日程及行程,合理制定参观线路。落实责任人,分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容: 7 U/ t' f* S! v9 |3 }8 x2 o2 Y
一是日程、行程安排及有关事项(含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等);
$ M* j; t" p* }1 |6 w 二是会议议程及有关事项(含主持人、讨论议题等);
: A% D, p1 Z1 Y7 T: ~. y 三是用餐、住宿安排及有关事项(含餐桌号、房间号安排,陪餐人员安排等); , f) M% o6 w) ~$ K) H' K
四是对方人员名单;
% r6 z/ M5 _. F ]4 q9 p 五是我方陪同人员名单; 6 H. C* J# v5 ~ G+ X
六是工作要求及分工等有关事项(含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等)。 5 d' x8 [0 H: \8 \( k2 m0 r% o4 |: [
若遇大型接待或接待日程较长,可考虑印制接待方案发放给对方,还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介,考察期间天气提示等等。
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' o+ @8 c, S, @( D与对方进行沟通,修改、确定接待方案1 e) o a7 R" d v3 }$ M4 C
按照对方要求,修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前,一定要及时告知我方,便于应对。 ; r- F7 J6 y7 r' |7 D
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0 H7 p! f% A2 v$ f2 K; f迎接、引导(或接机接站)* B& i, u2 k: O3 a; |- D/ k
向有关领导汇报,根据接待需要确定迎接、引导人和车辆(接机接站人和车辆),要随时与对方联系人取得联系,掌握行进度,有效控制对接时间。若接机接站,看是否需要准备鲜花等物品。
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按路线参观
8 g+ n) C6 M8 f8 X3 L2 s; o 要安排专人对路线进行视察,确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁,注意人员控制,防止出现突发事件。若同时接待几批宾客,要注意合理安排参观顺序,避免扎堆、碰头现象。 7 z p1 J7 k+ @$ M8 d
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* `& ?! w/ R# I; g召开会议
& y: k0 u/ q" W! S8 f. V 如需召开会议,一是要做好会议室布置,包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料,需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。 0 |4 e' s# ]( g3 t/ V! t
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3 L* z( T6 _9 F& {9 w& ^% q用餐5 N2 U/ R% J; H
要提前与对方沟通好是否用餐,或根据参观、会议结束时间安排用餐。 1 @. l/ l E+ s' F% _. d
一是要确定用餐地点,在内部食堂还是其他餐馆; 0 R. H! w' O& T
二是要确定是否用酒,若不确定,需带酒备用;
7 `# [' { C6 j5 t! y 三是要确定用餐规格,严格执行餐费标准,尽量节约不浪费,菜品健康、突出地方特色;
+ i- Z# Z* n+ t; r 四是要确定用餐时间,若时间不确定,提前安排人到餐厅,根据参观或会议进程灵活安排(若要喝酒,可以先上凉菜,宾客到后边喝酒边上热菜,避免等待); & R0 F0 m( s; i+ u3 I
五是要根据用餐情况,及时增添饭菜,若喝酒要把握好上主食的时机,避免等待。 ; i5 d9 H$ [0 j- [$ |3 M6 H
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住宿7 `. n j$ p' \) p4 E+ E
若需要住宿,需提前预订好老秘网,遇重要宾客,要先派人到老秘网开出房卡,放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
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送机送站
5 q7 D2 c7 u) ]0 s! V5 h 若对方需要,提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品,要提前安排好。 * ^5 _9 I5 `! ~1 q" v
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' w' @4 i% `7 M8 u2 V与对方联系人联系,听取意见建议; c% F& H/ _6 l9 I0 i0 u
及时询问对方返程是否顺利、进行问候,真诚请对方提出意见建议。 + c: r( A- P7 f; c% G1 @6 x8 B# S
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召开总结会,分析、改进# s. b# q/ V, M# n' f
组织接待人员“回头看”,分析存在问题,对不足的地方提出改进意见。 1 W9 z& V( p! g$ E
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