公务接待手册

  1
来文通知或领导安排
$ {% M; }& G  f5 J　　一般上级领导来调研或外单位领导来学习考察，事先都要通过函件往来联系，或通过电话联系。属于上级领导来考察，不存在同意不同意问题，也不存在回函问题，直接考虑如何接待的问题；属于外单位来学习考察的，要给领导汇报，请示考虑有没有领导接待、能不能让对方来，或者是让对方推迟几天来，要通过回函或电话联系告知对方，在此基础上考虑接待方案，做好接待准备。
7 L1 N' T+ x) [7 H5 O4 C/ }) W　　
2 ~8 R' x  ^5 i* B2
" `( M! x1 ~+ \0 S5 V4 l与对方联系人取得联系，确定时间、人员、行程等事宜
3 {2 P& ^8 l  g. q: S- [　　确定时间，来访人员职务、姓名、联系电话，对方日程及行程安排，是否需要召开会议、就餐、住宿，是否需要预订机票火车票。
2 F* K% G, K6 I% N: L+ z2 E　　
3
; f2 E5 m% s6 i; G0 k制定接待初步方案
　　向有关领导汇报，确定我方陪同人员。安排日程及行程，合理制定参观线路。落实责任人，分工负责落实任务。方案一般应包含以下内容：
9 S) r- v* B9 t) g) |! |* e　　一是日程、行程安排及有关事项（含接机接站或定点迎接、引导人员及车辆安排等）；
　　二是会议议程及有关事项（含主持人、讨论议题等）；
& p+ r% d8 w# U- T# z　　三是用餐、住宿安排及有关事项（含餐桌号、房间号安排，陪餐人员安排等）；
& A6 m4 i" h2 m9 w- y& J$ |4 I/ }　　四是对方人员名单；
　　五是我方陪同人员名单；
　　六是工作要求及分工等有关事项（含卫生打扫、茶水提供、音响视频设备控制、路线视察、宣传报道等）。
7 ?+ M) _/ x, S6 R; u9 |. a　　若遇大型接待或接待日程较长，可考虑印制接待方案发放给对方，还应包括接待地简介、参观点简介、附近特色旅游景点简介，考察期间天气提示等等。
　　
- m( a$ @# J, k, a6 d4
与对方进行沟通，修改、确定接待方案
　　按照对方要求，修改方案。尤其要求对方在人员、行程有临时变化前，一定要及时告知我方，便于应对。
　　
9 M/ C& p9 F  P- I5
# f3 ~4 G: \6 i9 o; _" v迎接、引导（或接机接站）
　　向有关领导汇报，根据接待需要确定迎接、引导人和车辆（接机接站人和车辆），要随时与对方联系人取得联系，掌握行进度，有效控制对接时间。若接机接站，看是否需要准备鲜花等物品。
2 |' u" h; B# Y$ H; \4 u9 D　　
6
0 I! m/ S" ~7 Q: i+ h" Z按路线参观
6 s7 \3 u: ]6 V　　要安排专人对路线进行视察，确保畅通、安全。要注意环境卫生干净整洁，注意人员控制，防止出现突发事件。若同时接待几批宾客，要注意合理安排参观顺序，避免扎堆、碰头现象。
6 M' b# A2 ?- ^1 h, v　　
) N) |! ~0 c3 x4 [0 \6 p7
召开会议
9 }3 o6 U8 @( b　　如需召开会议，一是要做好会议室布置，包括会标确定、桌签摆放、茶水等用品准备、音响设备调试等。二是要提前准备好汇报或发言材料，需打印发放的要提前打印装订好。三是要及时添补茶水、遇音响设备故障及时应对处理。四是要安排人员做好会议签到、会议记录。
0 t! L* H7 d: _& a5 y9 {( p8 a　　
1 z. [2 A; ]. R" U6 O8
8 M$ n$ O" l# b% |$ z9 `7 F用餐
　　要提前与对方沟通好是否用餐，或根据参观、会议结束时间安排用餐。
1 m& H2 A. s( }1 }$ ^& W" N　　一是要确定用餐地点，在内部食堂还是其他餐馆；
, m+ _7 R( P) Q  [5 x' o+ p0 q. m　　二是要确定是否用酒，若不确定，需带酒备用；
　　三是要确定用餐规格，严格执行餐费标准，尽量节约不浪费，菜品健康、突出地方特色；
　　四是要确定用餐时间，若时间不确定，提前安排人到餐厅，根据参观或会议进程灵活安排（若要喝酒，可以先上凉菜，宾客到后边喝酒边上热菜，避免等待）；
　　五是要根据用餐情况，及时增添饭菜，若喝酒要把握好上主食的时机，避免等待。
/ h; d& x) K0 r: I( r　　
9
9 A8 O0 {7 P- ]# d- n9 K, ]4 g住宿
1 W0 F' H# a' f6 {/ D　　若需要住宿，需提前预订好老秘网，遇重要宾客，要先派人到老秘网开出房卡，放到前台或提前到老秘网等待宾客入住。
　　
5 ?% G, n+ q- P% O10
' g2 G9 `2 E4 d# V, g送机送站
) _; C( E7 s# t) o9 z7 S$ h3 ]　　若对方需要，提前为其订票。根据情况安排人和车辆相送。如需准备礼品，要提前安排好。
　　
7 k7 A$ I; e+ M11
9 W3 [* h! k$ e( \5 V, w8 w与对方联系人联系，听取意见建议
0 i, K; G9 m7 |( v) k　　及时询问对方返程是否顺利、进行问候，真诚请对方提出意见建议。
　　
" u2 u5 o2 I/ R1 u12
1 E1 L* l( u; n) @% r: A4 l召开总结会，分析、改进
) ?% L0 a4 K' V: }# o　　组织接待人员“回头看”，分析存在问题，对不足的地方提出改进意见。
! Z- M3 K/ p- o  _) h6 I$ X　　

感谢楼主，有借鉴作用。