办公室文秘岗位实习总结

办公室文秘岗位实习总结

2015年8月10日8月31日,我在公司办公室进行了文秘岗位实习,一个月的时间虽然很短暂,我在实习期间却真正认识和了解了文秘工作,我不仅学到了很多课本上没有的知识和经验,也提高了自己的文字处理和沟通交流的能力，同时我也发现了自身存在的一些问题,总结如下：

一、对办公室文秘岗位的认识和理解

曾几何时，我也年少轻狂，总以为文秘工作无非就是接听电话、处理公文，执行考勤，整理材料等一些简单的工作，总以为中文专业的我能够轻松胜任。然而，一个月下来，我才真正感受到了文秘工作的高标准与高要求，我对秘书工作有了新的认识和理解。

总体来说，一名优秀的文秘人员应同时具备以下三个方面的基本能力：一是要有扎实的文字功夫，二是要有精准的服务能力,三是良好的沟通协调能力。结合我在公司办公室的这一个月的岗位实习，我对文秘岗位的认知度和理解度主要有以下三点：

1.扎实的文字综合能力是文秘工作人员的基本功。办文是办公室工作的重要任务，只有文字水平提高了，文字工作做好了，才能确保机关的政令畅通，但文字水平的提高不是朝夕之事，需要广博的文化知识，深邃的道德素养，高度的敬业精神和娴熟的写作技巧。在撰写8月份总经理办公会会议纪要时，由于对施工技术知识完全不了解，就出现了一些无法准确记录的知识盲点， 这也严重影响了这项工作完成的进度。还有就是在准备三严三实的讲话材料时，我自以为可以写的很有理论高度，但由于对施工建筑企业情况认识不深，了解不多，我准备的三严三实的讲话材料显得过于空洞，不接地气。从以上我实际操作的两项事情来看，对于办公室文秘人员来说，切不可固步自封，安于现状，要始终自己充电，多学习思考，只有学得多、看得多，想问题才会全面，看问题才会深刻，写材料才有深度。

2.精准的服务能力是从事文秘工作的根本保证。由于思想认识的局限,我以前认为秘书就是给领导打工的,要低三下四,委曲求全。而通过近一个月的实践，我在实际工作中发现领导与秘书是相辅相成的，他们之间的关系实质上是工作关系，是主导与辅助、决策与参谋的关系。

简而言之，秘书在工作中要为领导搞好服务，当好领导的助手和参谋。在这一个月里，我从办公室主任朱姐和办公室秘书张秘书身上真正领略到了秘书精准的服务能力。比如，集团公司有新文件下发，办公室秘书要第一时间向领导汇报，随时等候领导部署下一步工作安排；领导临时决定开会，秘书要先与有关单位和部门联系，弄清会议举办的意图和会议内容。需要领导讲话的，要请举办单位提供初稿或参考资料，认真修改或撰写讲话稿，提前送交领导审阅．必要时还须准备印发讲话稿。现场会应参与选点定线、制订预案。要提前核实会议时间、地点、议程和其他参会领导等情况，并及时向领导报告。又如，领导决定出差，秘书人员要在领导领导出差的时间、地点、任务明确后，秘书要及时将具体的行程通知办公室和接待单位，落实陪同人员，磋商活动日程。同时准备所需文件、资料、钱款、箱包、生活用品、必备药物等，落实往返机(车)票、休息室、住房。根据需要还应带照相机、收录机等用品。出差期间，秘书除做好日常服务外，还要认真记录领导的讲话及决定事项。出差返回后，要整理出书面材料，将决定事项交有关部门办理，同时报办公室，以便催办。境外出访准备工作除参照出差办理外，还要按有关要求进行批文拟报和换汇准备等。

3.良好的沟通协调能力是从事文秘工作的根本要求。在人际交往中，沟通和协调无处不在，所谓沟通，是指为了一个设定的目标，把信息、思想和情感在个人或群体间传递，并且达成共同协议的过程。从某种意义上来说，沟通不但是一种职业技能，而且也是一种生存的方式。作为一名秘书，想要当好领导的助手，除了需具备基本的专业知识和服务能力之外，更重要的是要做好沟通工作，不但能沟通，还要会沟通，这样才是一个合格的秘书。具体来说，与领导沟通要认清自己的位置，学会未雨绸缪，与同事沟通要讲究诚信，注重协作精神，随和待人，与群众沟通要注重礼仪，微笑服务，态度积极，耐心地倾听，积极地协调。

二、实习工作中存在的问题及原因分析

1.公文处理不熟悉，公文收发处理效率慢。由于之前对OA办公系统不够熟悉，在办公自动化软件方面缺乏系统的训练，加上我对公文处理的流程不够重视，致使我在收文登记，传真电报发放，公告通知等文件方面处理不及时，操作不熟悉，影响了办公室整体工作的进度。

2．在办会办事方面缺乏经验，办会不够精细，办事不够干练。会务工作是办公室的一项经常性工作，会务工作的好坏，直接影响会议的质量和效果。由于思想准备不足，我把会务工作想的过于简单，致使我在会前、会中、会后的服务工作做得不到位，在会议材料的准备、通知的发放、落实参会人员、会标制作、座次安排、资料发放、会场布置、摄像照相等方面缺乏整体思路。在办事方面，我未能深入学习公司的规章制度和相关业务文件。比如，在项目部办公室人员向我咨询2015年年中工作会的相关问题时，我处理不及时，回复不够明确，过于依赖于办公室主任的指导，影响了公司办公室的办事效率。

三、实习的收获和体会

通过一个月的实习，我学会了很多东西，总结如下：

1.做好文秘工作，首先要有尽职尽责，无私奉献的服务意识。要树立秘书工作无小事的观念，因为说错一句话，做错一件事，办错一个文件，往往都有可能给工作带来严重损失。对于办公室工作来说，把小事办好了就是成功。这就要求我们在工作中要树立尽职尽责的意识，对任何一件经办的工作，都要严谨细致，来不得半点敷衍和虚假，在每个时期，面对每一件大小事情，都要坚持认真再认真，细致再细致的原则。特别是，在起草文稿时，必须准确把握事情的性质，找准立意切入点，措辞要准确，确保文稿有可操作性和可执行性，在服务领导工作上，需要面面俱到，对于领导日程安排的时间、地点、任务必须牢记于心，对于领导交代的每一件事都必须考虑每一个细节，确保周详，在保密事项、会议安排、日常接待等方面要尽职尽责。

2.做好文秘工作，当从“勤、实、灵”三个字入手。

首先，在“勤”字上下功夫。一要勤学习，要结合施工企业实际，充分利用书籍网络报刊等手段不断学习，掌握国家对建筑行业的最新路线、方针、政策，收集重要信息，为领导科学决策提供依据。二是要勤跑腿。跑腿也是文秘人员的一项基本功，为做好工作，提高办文办会办事效率，必须要腿勤。三是要勤催办勤协调。文秘工作涉及面广，有的事情时效性很强，必须在规定的时限内完成，对重要事项要盯着不放，随时掌握办理进度，确保在规定的时限内完成交办事项。要加强协调，只要是自己职责范围内的事，决不能等、靠、推，要主动协调相关部门，促使问题的解决。对涉及面广，解决难度大的问题，要及时请示，请领导出面协调解决。

其次，在“实”字方面做工作。一是文秘人员要实实在在，切忌虚情假意。二是写文章要突出实用性。由于秘书工作地位特殊，在讲话、写文章时都要有根有据，不能不负责任的张口乱说，提笔乱写。三是是工作要扎实。给领导和上级反映情况，向下级部门传达领导指示、批示等，必须实事求是，对重要的情况和数据要认真核实，反复校对，对不熟悉的领导交办的事物，须想法搞清领导意图，不可自作聪明胡乱猜测。

最后，在“灵”字上把握好度。一是要处理好原则性与灵活性的关系。作为文秘工作者，说话办事既要讲原则，又要讲究灵活性，在不违背原则的基础上才有灵活性可言。同时要把握好灵活的这个度，比如某位领导临时有事，可以在先请示主管领导的基础上，合理调整会议时间和会议议程。二是工作要分清轻重缓急。关键的重要的工作必须马上做，不重要的工作可暂缓，应做到心中有数。三是要围绕领导意图开展工作。围绕领导意图展开工作，并不是一味的盲从和顺从领导，而是要在合理分析的基础上，提出事情处理的优化方案供领导选择，做到分清主次，心理有数。

“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行”，对我而言，这次实习时间还不是很长，但我却从实际工作中感受到了自身方面存在的不足，我也在思想上、工作方法上、专业技能上收获了很多。下一步，我会不断的总结自己，以饱满自信的精神和积极奉献的意识迎接工作中的各种挑战，把实践和理论紧密结合起来，力争成为一名优秀的文秘人才，为企业的持续发展和不断进步贡献自己的力量。