找到一款属于你的好“牙膏” --谈一谈关于文件夹的整理 文:ideal 猫总的征文活动终于迎来了第九期,看到这个主题的时候有些意外,但仔细想想,确也挺有必要。整理文件夹,对长期跟文字打交道的人来讲,是再平常不过的事,而且随着时间增长,也会变成一件技术含量越来越高的事。构思本文时,我突然想到了那个为大众熟悉的广告语:“冷热酸甜,想吃就吃,XXX牙膏!”,整理文件也许大概如此,科学的存储归类能帮助我们“想找就找,想用就用”,各类文字材料真正能“信手拈来”,对文稿写作、查访核验大有裨益,于是,就有了这个标题。 从性质上讲,我把文件夹分为两类:一类是“实体型”文件夹,一般就是保存在大家电脑的D、E、F……盘里的各类文件;另一类是“虚拟型”文件夹,包括各种网盘、浏览器网路账户等等,网盘与“实体型”本质无异,在此不做研究,主要讨论关于浏览器的文件夹整理。下面结合这两点,分三个方面谈一点自己的心得。
一、盖好“金字塔”,会剥“洋葱头” 毫无疑问,我们工作中用到的各种讲话、调研、信息、总结等等材料,汇总起来是一个宝库,通常会不自觉把相似的、实质内容具有关联的文件进行整理归类。这些资料,包括我们用过的、写出来的材料像“砖瓦、泥土”,九层之台起于累土,工作得越久,资料会越存越多,就好比盖起了一座“金字塔”。但是这座塔越高并不代表架构越清晰,存量大小也与牢固无关。对此,我的做法是分“三步走”:第一步,以“自我”为中心,打造“工作、生活”两大分支,这个“自我”就是塔顶,是一切材料的汇总处;第二步,以“工作”为总纲,细分“业务、政务、事务”三个板块;第三步,以板块为支撑,加入时间、作者等要素,填充具体材料。根据分类对每个文档按照“年份+类型+关键词”命名,比如XXX同志在2014年全市国税系统纳税服务工作会议上的讲话,就编成“2014领导讲话纳税服务”,这是“建”的过程。再说到“查”和“用”,这就是“剥洋葱”,根据索引逐渐查找自己需要的文件,而且可以分“2014”“领导讲话”“纳税服务”三个类别进行检索,其实也是一个熟悉存储架构的过程。整体上讲,先建后用,是一个十分普遍的方式方法,实践中绝大多数也采用此法。 二、依托“点击率”,会抓“关键词” 这个部分主要谈一谈网络文件夹的整理。日常生活中我们总会遇到好网页、好文章等等,习惯性地去保存方便日后查阅。如果没有整理归并,找起来甚是麻烦。对此,我采用的做法是从习惯入手,以“点击率”(在此可作访问频率)为依据进行归并,用当前一个时髦的词来讲,可以叫“互联网+文件夹”。当然,前提是得有一个注册的网络账号,这样无论走到哪里,只要登陆账号,存储的信息便都会带入进来。一般来讲,我细分了如下四类:第一类,党政网站;第二类:摘抄专用;第三类:经典文章;第四类:个人爱好。第五类:数据检索。每天下班回家开始上网“充电”时,摊开纸笔,先浏览“第一类”,学习新闻、了解今日国内外大事热点,摘抄“好句、好词”,这也是我平时点击最多的网页;第二步,开始进行系统摘抄。一般以“求是、紫光阁、人民日报重要言论库”及行业网站为主,不同于第一部分,主要是一个去除“碎片化”阅读的过程,对某个问题进行系统的了解和掌握,这其中需要用到第四类“数据检索”。学完这两步,笔记本已经记录了三、四页,再学习一遍。然后进入第三步,拿出另外的“妙句、段子、标题集”;学习第三类和第四类,主要目的是“接地气”。每天按照这个步骤,便可根据文件夹的整理培养自己良好规范的学习习惯。
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