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晒图征文03号:一个菜鸟的资料分类思路
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晒图征文03号:一个菜鸟的资料分类思路
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san332
发表于 2015-8-5 17:26:27
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我是一个办公室新手,懵懵懂懂,磕磕碰碰。
( |* \7 t' M2 C4 y
以前系统学习过软件编程,每天接触格式严谨的代码,从那以后喜欢上了这种条条框框,认为这些针对自己定制的规则,有助于提高效率和减少错误。
t# \9 f/ N0 W6 R; B
在入行之前,有前辈把他自己积攒的几个G的资料传给了我,我深深的感谢他。为了消化这些全无印象的资料,我自己开始琢磨制定一个分类的规则,限于自己的总结概括能力,我决定结合图文来做这件事。刚巧,老秘网也在举行活动,我就把自己粗浅的想法上传网络,请大家评议。
( Y. p5 o3 \; U; v5 L
5 z1 E7 Q7 H& L: W! q/ ?& r
! j! W! Y* |; F& @& s
以下为说明:
! m( N Z4 m) R
分类用意
+ h7 V) d( l5 J& Z" T
一、整理资料和分类,目的在于能够在需要用资料的时候回忆到“库存”里是否有,在什么位置,方便快速的找到它。
9 G h) N6 [( `/ W1 x8 ]' k! m
二、这种分类习惯一直坚持下去,会得到强化,对提高查找资料的能力,提升工作效率意义重大。
/ h" M0 s1 ~ R6 f0 S
# @' j d* M7 Y2 |; r9 q
具体做法
+ c, k: V; s# i) i3 ?
存储思路体现:
一份资料,“关于***征地拆迁**的报告”,最直观最习惯的思路,应该是把它分类到“报告”中去。往深处想一层,按发文对象来分类是“项目建设部”,按收文对象来分是“征拆指挥部”等;再深一层,按可能用到这份资料的地方,是“项目建设”专项工作类,可能用来模仿行文思路的,是“对上工作”类,等等等等。这么多种分法,其实自身最习惯的分类思维,最多只有一种。资料最好就按这种分类思维分下去。试想,当领导催资料的时候,手忙脚乱,这个时候不比常时那种好整以暇的状态,混沌中最清晰的,只可能是自身最习惯的分类思维。
' ^( [- ]; x( V+ m- C+ i! K. d
重要程度体现:
0~工作资料,1~个人资料,2~写作积累等,自己访问越频繁或越重要的文件夹编号越靠前,文件夹按名称排序,保证左起第一个文件夹是自己访问最频繁或最重要的。
" ~& M& n2 X2 {. b
9 p7 X4 l# o$ v; R2 E$ v
- T! x( R3 j9 \+ L
% X1 K4 p" m& k1 B5 p" o
提高资料查找效率:
拿我自己来说明:我的想法是先区分是否与工作相关,再按性质分类,不需要单独建类的资料,按单位部门分。一个文件夹里,文件与文件夹一起不超过30个,过多的资料可以放到“不常用”、“无类别”、“无关联”等子文件夹。“工作资料”里装着行文时需要的素材和数据,还有行文的典型格式和思路;“写作积累”里装着行文的技巧、妙笔和大局观念等;每一个文件夹建议明确其用途,最好能把用途概括抽象出来,直接命名。
( J2 Q0 K6 V! S9 s% \7 c5 R1 E
; K: ?8 s- w5 \/ q! d. b
其他事项
7 c- y) D' ]6 N- B
*大量的文件不要放在桌面,两大害处,一是影响电脑性能,有经验显示,桌面东西越多,电脑响应速度越慢;二是系统崩溃重装后桌面上所有的资料会消失,这是严重的事故!
& O7 _6 l8 S7 X+ Q6 v I) P" K
*桌面分类软件:fences2.1中文破解版,很清爽。
. t: I E& f5 M, P! |9 J# K
! B4 H( J# u9 F
# J1 a" q5 S2 W$ G: y3 U' ~3 ]
游客,如果您要查看本帖隐藏内容请
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5 B3 g7 Z1 N& P# x
1 o" n' ^# i ?' [9 z# G$ [* G; |
8 f+ U$ @' i8 s) A: G8 G
新手,文笔不通、思路不清之处,请谅解。请对我的想法坦率的指正,谢谢。
$ e7 [/ K$ U& l. o! `: o
) n' c: `6 ^8 p5 ?2 \9 N
* X. [# f8 y0 l
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老猫
发表于 2015-8-5 18:03:21
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这是传说中的思维导图吗?对头,资料备份也很重要。老猫一般是每年刻一次光盘来保存。
; q1 n: t# N. ?8 ]5 e# `
请在活动贴补报名,点击“我要参加”即可。顺便在贴后回复几句,感谢参与。
1 r4 w4 M* G8 K+ F. O$ {; V+ a
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makia
发表于 2015-8-5 18:51:32
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对于资料整理这块真的是很纠结
4 F' A9 o L' B" s' ?+ G, [9 u6 C. @
希望能从楼主这里学到好方法
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181818
发表于 2015-8-5 19:36:36
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在信息化时代,资料繁多,归类是一门学问。多少文案人员为之头痛,谢谢你的分享,学习了。
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扬泰小秘书
发表于 2015-8-5 22:02:53
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学习了,怎样整理资料也是写材料的基本功
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木wen杉
发表于 2015-8-6 09:25:49
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每个人的征文分享都值得学习,这篇征文更清晰明了。
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marymei
发表于 2015-8-8 16:27:15
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信息化时代,筛选和整理资料是非常重要的一件事情,学习!
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血泪无痕
发表于 2015-8-8 17:34:25
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,资料繁多,归类是一门学问。
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寻常
发表于 2015-8-8 17:49:35
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按性质分类,按单位部门分,分类简单明了
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秣马厉兵
发表于 2015-8-8 20:48:41
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合理的类别分类,有效归类各类文档,为今后服务领导查阅史料提供方便,能在短时间有效的为领导提供需要的相关材料,便于领导做决策。优秀的小秘要先学会做个高效的管理者,科学分类、及时收藏、安全包村是高效管理者必须具备的技能之一!
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