晒图征文02号：书到用时随手拈 得来全不费工夫

晒晒我的文件夹

白与黑

    从事文秘工作多年，也更换了多个文秘岗位，都会遇到同一些问题。就是如何将收集来的“财宝”归类并设置文件夹，如何更新这些文档，如何处理书面与电子版的关系等。有时，工作进程过半了，往往需要进行重新调整。一来一回，浪费了时间和精力。但后来，我对这些问题进行了思考，也悟出了一些规律，经过实战检验，我的做法颇能适应办公室工作，做到了“书到用时随手拈”、“得来全不费工夫”，并被同事们广泛借鉴。下面，我谈三点体会。

     一、科学分类，高效提取

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     列宁说：“用什么方法对现代调查材料进行综合或分类，这个问题是非常重要的。”他指出：“笼统的资料特别无用，特别容易产生谬误。由于分类方法的不同，同一个材料竟会得出完全相反的结论。”资料多了，如果不加以分类收藏，就会多而难用，降低了收藏的效益。十几年来，我一直坚持分类收集所做、所思、所得资料。有一次，上级机关培训部门领导打电话给我，要我制作一个教案，我早在一年多就对这项工作有研究，我的储备库里有关于“它”的资料以及我的最新理解，我半小时就按他的要求制作完成了。我认为，如果没有持之以恒的细心和分类收藏习惯，就不会有这样的工作效率。我主要使用以下几种资料分类方法：

     一个是按本质分类法。根据事物的本质属性和内在联系进行分类。比如：在收集当代人核心价值观有关资料时，我首先提炼了当代人核心价值观的内涵及其相互关系，即忠诚于党是灵魂，热爱人民是本质，报效国家是主题，献身使命是要义，崇尚荣誉是基础。然后，分别将资料、素材归纳在相对应的文件夹中。在每一个文件都要建立一个文件夹，都按“收录时间+内容标题+(亮点)”进行命名。后业，对深化认识、撰写材料等很有帮助。这种分类比较科学，但需要进行艰苦的概括和抽象，才能达到目的。

     再一个是按类型分类。根据工作需要，区分不同的类型和属种关系分类，分得细一些，找起来就会很方便。这种方法用得最多了。大体上可根据工作单位的职能划分文件夹类型。如：一个单位的党务工作的分类。大体可分为：“0党的法律法规政策”、“1组织建设：党费缴纳”、“1组织建设：党员发展”、“ 1组织建设：扶贫帮困、评优评先”、“1组织建设：支部生活”、“1组织建设：组织划分与调整、换届改选”、“2纪检工作：反腐党风廉政建设”、“3宣传工作：党员思想教育材料”、“3宣传工作：文化活动、通讯报道”、“党务公开材料”、“荣誉、要事记”和“综合性工作任务”等进行分类。

     另一个是按逻辑分类法。即按现象、原因、办法；是什么、为什么、怎么办等等。总之，提高资料收集分类的科学性后，使用资料的效益会高很多。

     二、数字为主，书面为辅

     精心设计了我的储备库，主要以电子数字信息为主，以书面存档资料为辅。电子数字信息来源很广，主要有网上搜索下载、固定网站下载、书面材料扫描图片等等。我每天都要下载十几篇感兴趣的资料，目前已收藏数据资料500Ｇ。这对学习、积累和撰写大材料特别有帮助。而书面收集是不可或缺的，比如：经典书籍、好友赠送的绝版书刊、书法作品、单位自制的汇编等。我在办公室有两个书面材料资料库，一个是本年度的业务工作资料库，主要存放办公室面对各级各部门工作资料、本单位本科室业务工作资料。另一个是储存库。每到翌年的第二季度，我会把上一年的有保存价值的业务资料进行整理归档，收集在一个固定的柜子中，贴上年度标签。一些书面收集也被单独存放起来。我的规划是使用20年。我想法设法建立这样的传统，不因我将来的调离而改变。我想这大概就是“衣钵”吧！

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这得学而不思则罔一下，感觉很不错。
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老秘网这次征文实在太好太实用了，资料整理这个问题困扰了自己很久，整理混乱容易遗忘不利于指导现在的工作，也不方便寻找，从各位的分享中学到很多，希望可以应用在自己今后的工作中，希望老秘网经常举办这种实用性的征文，感谢各位大神的无私分享

很明显这是一位党群口办公室朋友的电脑文件夹，大有可借鉴之处哦。

他山之石，可以攻玉
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白与黑的这个分类，的确好，受教了

值得我们秘书学习学习  多谢分享自己的经验！

这种分类方法很实用，学习借鉴。来自: Android客户端

很系统全面的归类总结，很有借鉴推广价值，学习了。

他山之石  学习借鉴一下，哈哈
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