“特此通知”的用法探析

“特此通知”的用法探析

通知是《党政机关公文处理工作条例》中规定的15个法定文种之一，它的制作和处理一直为人们津津乐道，在使用过程中也常常出现这样那样的问题。近日，笔者应邀到一单位去作有关公文写作与处理的讲座，在翻阅该单位历年的《文件汇编》时，发现每一份通知的末尾都有一个“特此通知”。那么，该做法是否正确呢？如果欠妥或者不正确又该怎么做呢？
　　一、标注“特此通知”的目的和意义
9 ?, f3 c& n; L1 S　　“特此通知”与“此令”“此告”“请批示”“特此函达”“望即函复”“特此通告”“特此批复”“请认真贯彻执行”“以上意见如无不妥，请批转各地区执行”等同属结束用语。应用文中的结束用语有两种：一种是没有实际意义的，比如书信中跟“此致”连用的“敬礼”，就只是一个敬辞;一种是有实际意义的，比如公文中的结束语，或用以表达愿望，或用以提出要求，或用以重申强调。
　　通知中使用“特此通知”这一结束语，一般有以下作用：
　　一是表示重视。发文机关在阐述完正文内容后，郑重其事地以“特此通知”结束全文，表明所通知事项十分重要，发文机关十分重视;同时也是公文庄重性、严肃性的体现。二是表示强调。《现代汉语词典》对“特此”的解释是“公文、书信用语，表示为某件事特别在这里通知、公告、奉告等等”。通知以“特此通知”作结，不仅表明发文机关很重视，也有提请收文对象予以特别关注，认真贯彻落实通知事项之意。
　　三是行文结构的需要。公文的结尾，要求简明扼要，意尽即止，并注意与开头相呼应。而使用约定俗成、形式固定的公文专用语这种定型式结尾方式，恰是公文结尾的一种常见形式。有了“特此通知”，通知就算是有了一个“尾”，文本从结构上也就完整了。
　　二、“特此通知”使用中的常见问题
　　“特此通知”在实际公文活动中的使用，主要存在以下问题：一是滥用。就像笔者所见到的那个单位，每一份通知都用“特此通知”，这里边极少数可能是恰当的，大多数可能是多余的。二是位置错误。有的置于正文之后下一段的顶格位置，有的置于正文之后下一段居中或靠右的位置，有的甚至置于发文机关名称和成文日期的正上方。三是标点使用不当。“特此通知”后到底用不用标点符号，学术界争论很大、莫衷一是，这造成了实际使用中的严重混乱：有的用标点，有的不用标点;有的用句号，有的用感叹号;有的甚至用黑体加以突出。
　　三、“特此通知”的正确使用
　　那么，“特此通知”到底该如何使用呢？这里需要弄清楚下面几个问题。
　　一是在什么情况下需要使用，在什么情况下不需要使用。简短明了、精炼准确，这是公文写作的基本要求。因此，“特此通知”的使用应遵循这样一条原则：能不用就不用，能少用就少用。一般来说，下面几种情况不需要使用“特此通知”。
: Z6 I; Y' X2 ^5 L: A* J　　1.印转类通知中一般不用。这里主要是指批转、转发文件的通知和印发、发布有关规章、文件的通知。这类通知讲究开门见山、直奔主题、意尽言止，因此无需赘言。例如：
　　国 务 院
　　关于印发《国务院工作规则》的通知
, l  V; z, D3 T6 `1 w* n　　国发〔2013〕16号
9 j0 J9 g" [+ `9 v　　各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
　　《国务院工作规则》已经2013年3月20日召开的国务院第1次全体会议通过，现予印发。
% H* N2 E7 C: ?* J- ^$ p　　国务院
: |; j4 l5 k% X0 C& s3 v　　 2013年3月23日
　　2.正文开头已经写明了“现将……情况通知如下：”的一般不用。这主要是为了避免前后重复，同时也为了使行文显得简短精要，收到文约而事丰的效果。通知中有这种情况的占绝大多数，所以绝大多数通知不用写特定结束语。例如：《国务院办公厅关于继续做好房地产市场调控工作的通知》（国办发〔2013〕17号）因为开头有“为继续做好今年房地产市场调控工作，促进房地产市场平稳健康发展，经国务院同意，现就有关问题通知如下：”这样的表述，所以结尾再没有使用也不能使用“特此通知”。
　　3.通知本身已经有了结尾部分的一般不用。通知的结束语，除了使用专用术语“特此通知”外，还常用以下三种写法。（1）总结式结尾：总结全文内容，以深化观点，加深读者印象;（2）希望式结尾：发出号召，提出希望，展望未来，激励斗志;（3）说明式结尾：说明生效与施行时间、适用对象及有关事项。如果通知已经以这几种方式收束全文，后面就没有必要书写“特此通知”了。例如《国务院办公厅关于2014年部分节假日安排的通知》（国办发明电〔2013〕28号）的结尾是这样写的：节假日期间，各地区、各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众祥和平安度过节日假期。这里采用的就是希望式结尾，所以后面就不再用特定结束语了。
" i0 i1 s" O  v$ _! _& N　　除了上面几种情况外，根据行文目的和内容需要，是可以以“特此通知”作结的。这种情况下通知的事项相对比较重要，如重要的人事任免、机构调整、预算决算执行完成情况等;有时，也可能是出于保持公文结构完整的需要而使用。例如：
/ Q0 D3 m( C6 M, K　　重庆市人民政府
% L  r' |0 e" c; {+ K3 [　　关于牟延林等7位同志职务任免的通知
　　渝府人〔2006〕24号
* R( l  e! c0 K6 F　　各区县（自治县、市）人民政府，市政府各部门：
+ F; g0 X, Z" w# f5 g8 l* e　　经2006年8月25日市人民政府第80次常务会议决定：
　　任命
　　牟延林为重庆市教育委员会副主任（正厅局级）;
　　钟燕为重庆市教育委员会副主任;
　　张伟、李宪为重庆市监察局副局长;
6 v2 f/ v, ^/ b/ B　　章勇武为重庆市交通委员会副主任（试用期1年）;
' d7 ?0 Z4 \7 f" l1 B　　陈流汀为重庆邮电大学校长。
　　免去
　　牟延林的重庆文理学院院长职务;
0 I. r" ~, A. b! }. H# V　　陈流汀的重庆市教育委员会副主任职务;
+ Y" Q" b9 V. u$ n- \　　聂能的重庆邮电大学校长职务。
/ ]2 M7 \9 |5 B, ^. k5 u* S3 I　　特此通知

二○○六年八月二十五日
' y9 J( f) g9 P- k: o$ L　　二是“特此通知”当标注在什么位置。关于这个问题，目前学术界已经达成共识，即标注在正文结束后的下一行前面缩进两个字的位置。其他诸如居中、靠右一侧或置于发文机关名称正上方都是错误的。
　　三是“特此通知”后标点的使用问题。首先要明确的是要不要标注标点的问题。尽管这是一个不起眼的小问题，但这个问题不仅涉及公文的规范化，也涉及语言文字的规范化，所以应该也必须有一个明确的结论，以消除人们在实际工作中的困惑。笔者认为，还是加上标点比较好。理由如下：
　　一方面，可以借助现代汉语中短语和句子这两个概念加以说明。黄伯荣、廖序东主编的《现代汉语》指出，短语是语义和语法上都能搭配而没有句调的一组词，是造句的备用单位，大多数短语加上句调可以成为句子;句子是具有一个句调，能够表达出一个相对完整意思的语言单位。可见，有无句调是短语和句子的主要区别。那么，“特此通知”这个特定结束语是短语还是句子呢？如果是短语就不需要加标点，是句子自然就得加上标点。《现代汉语词典》对“结束语”的解释是：“文章或正式讲话末了带有总结性的一段话。”吴新元先生在《公文正文三要素说与公文正文格式化导论——公文写作一读通》中也将结束语明确地称为结束句：“公文中常用‘特此某某’一类结束句。”“特此通知”属于公文的结束语，这毫无疑问;同时，它又是作为句子甚至独立的段落出现，自然应该加上句末标点。
　　另一方面，可以从其他结束语之后标点的使用情况加以说明。公文中除了有许多由单一短语构成的特定结束语之外，还有不少由两个短语或分句构成的特定结束语，比如“以上请示妥否，请批示”“当否，请批复”“以上意见如无不妥，请批转……贯彻执行”“妥否，请予函复”等等。实际工作中，这些结束语后面都是加了标点的，两个短语或分句间加逗号，句末加句号。这既符合语言规范化的要求，也成为一种习惯做法，大家一般都没有异议。既然这些结束语后面可以而且应该加标点，那么“特此通知”的后面为什么不加呢？加上又有什么不好呢？难道真像有些学者说的那样加个标点就不简洁了吗？
　　在明确了“特此通知”后面要不要加标点这个问题后，还要解决加什么标点的问题。我们知道，句子分陈述句、疑问句、祈使句和感叹句，句末标点一般使用句号、问号或感叹号。“特此通知”后面使用问号显然不妥，因为它没有任何疑问的成分，因此就只能使用句号或感叹号了。而实际工作中，人们的困惑就在于使用句号还是感叹号。笔者认为，“特此通知”之意为“特别在这里通知一下”或“特地在这里加以通知”，它是不带有浓厚感情色彩的——带有浓厚的感情色彩也不符合表达的要求，所以使用句号比较适宜。实际工作中，许多单位的公文其实也是这么标的。