浅谈如何撰写汇报材料（摘抄）

浅谈如何撰写汇报材料

    汇报材料，一般是单位或个人向上级领导或机关所做的书面陈述材料，是当前办公室文秘工作常用的材料之一。汇报材料的种类很多，按性质可以分为综合性汇报、专题性汇报等。其基本格式：主题（汇报单位、时间）——称呼（开场白）——正文（基本情况、经验做法、成效，困难和问题，下步工作）——结尾（结束）。笔者在多年的工作实践中，就如何撰写汇报材料谈几点体会，与同仁们共同交流学习。　　

　　一、汇报材料的特点　　

　　汇报材料的基本特点是实事求是，简洁明了。那么，在写作视角的确立和质量的追求上，还需要把握以下三个特点：　　

　　（一）汇报基调，保持下对上。 如，县直学校、乡镇学校向县教育局、乡镇人民政府，县教育局向县委、县政府、县人大，县政府向州政府、省教育厅等，准确把握这一角度和表述基调非常重要。因为，这不仅仅是尊重上级，更重要的是端正工作态度。作为下级就应该保持这种基调，如实的、全面的提供情况。同时，切记不能把汇报材料写成工作总结或者写成工作布置，否则基调就变了。  　　

　　（二）汇报内容，力求有价值 。在通常情况下，领导及上级机关听取汇报的目的，是为了准确掌握下情，指导工作，增强决策的科学性。上级领导或机关的工作思路，往往是遵循这样一条轨迹：了解情况——决策部署——检查落实，再进入下一个循环过程；作为下级来说，在落实上级指示和任务时，所遵循的轨迹是：听取部署——抓好落实——及时汇报——深入落实。上级领导及机关与下级的这种互动，就是上下级之间“了解情况与决策”、“落实并汇报反映情况”的信息互动。这种信息互动对于上级领导和机关来说，需要下级提供的信息具有重要的价值。因为，从落实中反馈出的高质量的信息，更有利于上级领导和机关的决策部署。因此，在准备汇报材料时，必须提高汇报材料的价值。　　

　　（三）表现形式，重在展现亮点。在准备汇报材料时，最关心的问题，就是如何让工作汇报得到上级领导和机关的肯定和认可。其实，一个单位的工作汇报，是其工作成绩的真实反映，上级领导和机关对汇报材料的满意，从本质上说，是对单位所做工作的认可和满意。撰写者要按照汇报材料的重心构思提纲、提炼素材、广泛听取意见、反复锤炼内容，才能写出既被上级领导和机关认可、又让本单位领导满意的汇报材料。因此，写汇报材料，应该尽量突出重点，展现亮点。　　

　　二、汇报材料的写作要领　　

　　要写好汇报材料，关键是要对汇报材料重要功效和作用进行领会，准确把握写作要领。汇报的功效和作用主要体现在：汇报材料真实反映下级单位反映的困难问题，使上级领导和机关正确评价所做的工作成果，或者在项目、资金等方面给予支持和帮助，有效解决实际问题。但是，我们的汇报材料写作中，由于写作经验不足、责任心不强等各方面的原因，导致存在一些突出的问题：一是跑题。没有弄清上级领导和机关调研或检查工作的主题，汇报抓不住重点，过多过细谈那些与主题关系不大的情况。二是散乱。 面面俱到，主题不突出，事例堆积，没有内在逻辑性。三是空泛。没有提炼概括，不能抓住特色组织材料，缺少理性思考，就事论事，不用事实、 数据、典型说话，大话、空话、套话连篇。鉴于这些问题，写汇报材料时，我们要把握如下四个要领：  　　

　　（一）把握主题，明确听取汇报的对象。遵循上级领导或机关要求的主题。上级领导或机关到下面了解情况、听取汇报，事先有关部门都会发一个通知或者电话。即使是很突然的工作检查，也会在到达之前先打招呼。因此，我们在准备汇报材料之前，首先一定要弄清听汇报的主要领导或检查组来自那个单位、部门，来的目的和任务是什么，是检查工作、评估验收、还是调研？是了解全面工作还是作某一项专题工作？也就是说，撰写者要揣摩上级领导的意图，为什么要听取这方面的汇报。写汇报材料不仅仅是个文字表达的问题，我们必须要有对上级高度负责的态度，不断深化对上级通知的理解，才能真正把握主题，明确对象。  　　

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　　（四）理清思路，注重提炼语言表达风格。 汇报材料是反馈式材料，是上下级面对面或间接互动时使用的文本。因此，我们要重视提炼语言表达风格，让上级领导和机关听起来自然、舒畅。我们撰写时要思路清晰，层次分明，言简意赅，切忌拖泥带水，废话连篇。同时，汇报材料既不象演讲稿那样正规，也不象会议讲话稿那样需要很多的论述，在语言表达上还要朴实、通俗易懂；尤其是观点的表述，要简洁明了，易于入耳，便于记忆，尽量不用华丽的词汇，更不能讲过头话、绝对话语。此外，对于本单位的一些带有个性色彩的经验和做法要慎重，在汇报材料中尽量少用。如果一定要用，也应该有相应的文字解释，让领导听明白。　作者：云南省广南县教育局　李联富