党政机关公文格式规范“18要”

规范、科学、美观的公文格式，真是值得学习，太感谢了！

文章很有借鉴意义，感谢老秘书网，相见恨晚。

非常好，相见恨晚，感谢感谢！

挺有针对性，正好可以在培训中借鉴

公文格式正规严谨，作者对些作出详细归纳和总结。谢谢分享，很是受用。

概括说就是抓住“四大要素”、做好“四大步骤”。“四大要素”，即公文的主旨、材料、结构、语言；“四大步骤”，即设计提纲-拟制标题-添加内容-精心修改。
主  旨
" |1 L9 S* v( t4 }8 E- k* ]" J* y主旨即明确行文目的和要求、确立公文主题、选定公文文种，这里只说起草公文怎样体现领导意图：
一是要完整地把握领导意图。平时要注意学习领会上级机关的有关指示精神，熟悉有关工作部署和要求，善于站在上级、领导和全局的角度观察问题、分析问题、思考问题。
二是要创造性地体现领导意图。由于上级机关的指示精神有时是指导性、原则性的，加之领导在考虑成熟某个问题前，其意见想法有时还不连贯、不集中、不清晰，因此，起草公文时要善于把握领导意图的精神实质，进行必要的提炼、概括、完善、拓展、创新，做到融会贯通。
三是要善于拾遗补缺。“拾遗补缺”是指在起草公文和整理领导讲话时，要完整准确地归纳整理领导意图。尤其是整理领导的即席讲话，有的没有明确的标题，有的只是要点，这类讲话往往有的是“半截子话”。这就需要整理者提炼标题，调整结构，补充内容，修正语句，规范口语，做到既不偏离领导讲话的主旨，又要“高于”领导即席讲话的“水平”，这才是写作者的高招。
" S" d; U; L% `6 h4 k材  料
丰富的素材是写好公文的第一要素，怎样掌握丰富的素材，概括起来就是“三多一注意”：
3 |/ f$ H+ k4 {. U一是多积累资料。积累资料有两种途径：一种是从工作和生活中收集“第一手资料”；另一种是从文件和有关材料中获取“第二手资料”。另外多读伟人传。从伟人传中认识伟人、领悟伟人的处事招术，从中得到启迪，提高观察问题、分析问题、处理问题和解决问题的能力。
! c: r6 I, g8 B" {8 T二是多看上级机关文件。从上级机关的文件中学习公文写作知识，熟悉公文写作规范，提高思维层次。
三是多学本职业务知识。通过持之以恒的学习，不断丰富业务知识，熟练掌握有关标准制度。
2 Z/ r; c- h  s" Q8 I四是注意留心身边素材。参加集中学习、开会，日常工作交流，参与有关活动等，注意领导的讲话、同志的发言，注意电视、电台每天主要领导人讲话（提出什么、强调什么、要求什么）、党政机关颁布的一些政策、大型会议等提出的关键词，并进行对比分析和思考归纳。
结  构
3 X- f3 j& P6 f2 }5 v$ M  [公文的结构形式比较常用的有四种：
# j1 a2 ^+ k. A: G& u1 Q一段式。通篇只有一段文字。内容比较单一的通告、请示、批复、函，结构形式往往是一段式。
分段式。大多数公文采用分段式结构。
4 J9 u. E" X( J; ^, J! O+ n+ C+ G分条式。一些规定、条例、章程等，往往采用分条式结构。
章节式。一些内容丰富、篇幅较长的公文，往往采用章节式结构。
具体文种结构不一，在这里不一一讲述。
, U: p1 g" U- q语  言
' k' z+ m2 ^& _& t公文语言的特点：准确、简练、严谨、庄重、生动。
准确。所谓准确，是说公文在语言表达上完全符合客观实际，明确无误。
) s5 e+ [3 G: p简炼。严格意义上的公文，其语言应简练到多一字不可，少一字也不可的程度。长而无物是写作大忌。能把一件小事写成“万言书”未必是真功夫，而把一件大事写成“千字文”、“百字文”才是真功夫。
2 z* N! O) d8 c$ R2 S例文：
A：“寒冷的冬天就要到了，我们分公司还没有取暖电器，希望你们资产部尽量调拨给我们，好用来满足紧急需要。是不是可以，等待你们迅速答复。”
6 R; w6 D! e; T* ?B：“严冬在即，我分公司尚无取暖电器。请速调拨配给，以应急需。可否，盼复。”
A和B两篇例文，谁更简练，一目了然。
8 o/ [# A; g8 S" T% Z/ o# ^" R/ G严谨。所谓严谨，指的是态度严肃，交代清楚，行文自然，结构严密。在写作时只有做到叙事周全，说理透彻，要求精当，用词选句贴切无误，才能使公文符合实际，合乎逻辑。
- {- k/ ~, E' E4 e庄重。所谓庄重，是指公文的语言端庄、持重、严肃。在公文中要使用严谨、庄重、简洁而又典雅的书面语体，摒弃口头语体。例如：《中共中央关于接收宋庆龄同志为中国共产党正式党员的决定》中写道：“宋庆龄同志是爱国主义、民主主义、国际主义和共产主义的伟大战士，是保卫世界和平事业的久经考验的先驱，是全体中国少年儿童慈爱的祖母……”，大家想想如果用口头语体表达，将书面语词“祖母”换成口语词“奶奶”，就会破坏公文的庄重色彩，大大削弱这一决定的严肃性。
公文语言庄重的特点，还包括写作时必须经常使用公文专用语。这类专用语通常有：
常用的开头词：根据、据、近查、最近、自、自从、为、为了、由于、关于、按照、遵照、随着、现将、当前、目前；
常用的引叙词：前接、近接、现接、当经、前经、现经、并经、悉、敬悉、惊悉、近悉、喜悉、欣悉、特（现）通知（通报、批示、批复、报告）如下；
常用的称谓词：
3 H( K$ _6 Q# O1 j第一人称：我（本）办（、部、所、院、校、委、站．．．）
第二人称：你（贵）处（馆、委、处、办．．．）
# `& w1 i( c6 B/ E2 X" S% E第三人称：该单位（部门、系、院、所、局．．．）、他、他们；
9 L( d8 Q/ o- |4 E$ I+ N' q特指人称：收文单位直书其名，使用全称（与公章一致）；发文单位在公文标题中出现时，使用全称。同一公文中，对同一单位的称谓应保持上下文一致。一般情况下，第三人称第一次出现时使用全称，以后再出现时用“该单位”、“他们”等词代替。
- d- D% {2 E* L; R常用的表态词：应、应当、似应、责成、同意、拟同意、拟不同意、准予备案、请即试行、遵照执行、即将下达、现予公布；
常用的询问词：妥否、是否妥当、是否可行、如无不当、如无不妥；
# @6 K: W5 ^/ m$ V8 @. A4 [; Y7 Z1 I常用的综合词：为此、据此、综上所述、鉴此、总之、总而言之；
常用的表达目的词：批示、批复、示复、函复、函告、告知、周知、批转、下达、遵照办理、参照执行；
& _% {# P& x/ W( ^% _) `常用的结尾词：特此报告、现予公布、贯彻执行、将．．．报告给你们。
生动。从某种程度上说，写公文比写文艺作品更需要生动。但公文语言的生动和文艺作品的生动有着本质的区别。公文语言的生动则主要借助于观点新颖和材料新颖来实现。
- H( d- B7 ^# I4 W例如：周恩来《在文艺工作座谈会和故事片创作会议上的讲话》指出：“我是主张先把本民族的东西搞通，吸收外国的东西要加以溶化，是化学的化合，不是物理的混和，不是把中国的东西和外国的东西'焊接’在一起。”
0 ?; J: y3 l# c/ h+ g该例通过对“溶化”、“化合”、“混合”、“焊接”等意义上有联系但又有区别的词语的辨正，形象地说明了“溶化”是这样的而不是那样的，使读者一目了然。
( C& Z) I4 x4 t2 \, V设计提纲
/ `, l3 e+ u" M& G写提纲，就是搭建公文构成中的“骨骼框架”，是公文作者思路要点的文字体现形式，写提纲好比“修房子”，只要把框架搭好，再砌砖和装饰就不难了。根据不同的时限和文种要求，公文写作提纲可分为三类：
: I) F6 t  @- E# b5 H（1）粗纲，只简略标出公文的层次段落和各部分之间的大致关系。
（2）细纲，除粗纲所标内容外，还要标出开头结尾、过渡照应、层次段落的安排与处理。
（3）粗细纲，就是两者的结合，将某些部分详细列明，有些部分只用简略语句加以概括。
) W! r8 m) E! l$ W公文提纲写作步骤：
一是确定主旨，即要反映的主要问题。这一步实际就是写主标题，是写好提纲的关键。
6 l$ r0 G  M# u3 Y$ \7 M! G二是全面罗列素材，从素材中精心归纳提炼各层次的标题。精心提炼标题，既可大题小做，也可小题大做。无论采取哪种方式，都要注意标题必须涵盖所要表达的内容。对标题的提炼，尽量采取“对称”和“排比”等写作手法，尽量使用短语，使其便于记忆。
: K. e! h2 C3 H* A- O三是细分写作层次。公文提纲越细，往往写作质量就越高。写作公文提纲时，尽置具体到一、二、三级标题以下各层次的内容，并对每一级标题下所要表述的内容都作相应的注明。
1 m* v, Y2 H! ?, Y2 Q7 V5 M拟制标题
拟制标题常用的方法有以下几种：
1．紧扣工作，分块拟题。
3 t1 W# ?  N6 v- G) m4 n. c如今年的职代会报告的标题为：
“狠抓制度落实，强化安全环保工作”
本帖隐藏的内容

“深挖装置潜能，强化装置安全生产和检修双受控”
5 S4 l/ `* D: k! f“强化经营管理，进一步降本增效”
“创新营销策略，搞好目标市场开发”
“抓好党建和干部作风建设，为生产经营提供有力保证”
/ t  K% Y+ o! ]2．巧用数字，条理清楚。
“转变三个观念，把贫困劳动力转移培训作为提高扶贫开发成效的治本之策。”
“严把四个关口，扎实推进贫困劳动力转移培训工作”
, V; q- i( ~, m! G* A+ h“强化五个保障，为搞好贫困劳动力转移培训营造良好氛围”
3．虚实相生，相互印证。这比较适用于“寓经验于做法之中”的总结。
“领导科学决策，工作思路正确，是妥善处置群体性事件的前提”
“把握社情民意，有效控制局面，是妥善处置群体性事件的基础”
8 y0 Q" f" K: P- t" H9 I$ w“讲究工作策略，注意工作方法，是妥善处置群体性事件的关键”
% Z: a( }+ p$ t" g% |6 T* G“敢于直面群众，真心帮助群众，是妥善处置群体性事件的核心”
“落实优惠政策，实施就业援助，是妥善处置群体性事件的根本”
3 S# L% b: ^/ ?$ U“发挥政治优势，充分依靠群众，是妥善处置群体性事件的保证”
# }$ v' y0 D( [* s1 x% `' G, ~4．妙用修辞，生动活泼。巧用比喻、比拟、仿词、反诘等修辞手法拟制小标题。
如总结的题目为：“浴火忘我，展羽而翔”，正文中三个小标题分别为：
. ^4 j2 y% b- k+ f$ G. J“凤凰涅槃：改革脱困现生机”
“浴火忘我：克难攻坚大协奏”
“展翅高翔：任重道远再加力”

& Q; [/ ?& J" a内容即抓住“一个中心”和“三个基本点”。每份公文一般都只有一个中心思想，多中心难以成文。中心思想从哪里来？从上级精神、领导意图和客观实际中来，而不要从我们个人的兴趣喜好中来。如果在中心不明、思路不清时即着笔，公文就会越写越难写，最后只好废掉重来。
: v3 \1 W: I: u( H在明确了中心思想和基本思路的基础上，抓好三个基本点，对下布置工作的公文，在一般情况下，一要写明“为什么要做”，即目的、意义或原因；二是“怎么做”，即方法、措施及注意事项；三是“做成什么样”，即标准、要求以及附带的考核、验收、奖惩等。对上汇报工作的公文，一要写明“我们做了什么”或“我们为什么要做”，二要写明“怎样做的”，三要写明“做得怎么样”及体会、效果和经验。在《讲话》写作上，若是综合性的，又是例行性，其第一部曲为截至目前的基本情况和经验体会，第二部曲为下一步的目标和任务，第三部曲为完成任务、做好工作的主要措施。若是专题讲话，其“三部曲”一般为意义、目标和措施。
& k  U: U/ u  X7 w1 ^精心修改
" K- {1 I9 E* j最后一点，就是写完文章之后要反复修改。毛泽东同志说：“好文章是改出来的，自己要勤于修改，同时要虚心请别人修改，文章写好后多推敲、多琢磨是必要的，千锤百炼做不到，但至少要看它三遍”。
有的同志草拟文件，粗心大意，急脾气，草稿一旦写出，就匆匆交给领导，自己不愿意再多看几遍，检查有无重要的遗漏和错误，这是一种写作的浮躁心理。
修改过程中要有否定自己的勇气，有的稿子明显不合要求，就应立即去改，即使是全盘否定、作颠覆性改动也在所不惜。改稿不能怕麻烦，也不能护短。有的文稿问题出在内容上，而有的则出在体例不规范、错别字多、乱用标点符号等毛病上。人名、地名、数字要准确。文学大师郭沫若曾多次强调过：“标点一定要恰当，标点好象一个人的五冠，不能因为它不是字就显得无足轻重，标点错了，意义也就变了。”这类问题不能忽视。
给大家讲个因标点导致的笑话，某人外出做生意，给父母写了一封信但没写标点：“儿的生活好痛苦一点儿也没有食多病少挣了很多钱。”父母读信后，一个笑一个哭，这是为什么？
一个理解为：儿的生活好，痛苦一点儿也没有，食多病少，挣了很多钱。
另一个理解为：儿的生活好痛苦，一点儿也没有食，多病，少挣了很多钱。
0 I) @1 }' ^+ u# P2 M6 V8 @怎样才算修改的工夫够了呢？改的遍数多还不等于改得够。衡量够不够的标准主要有两个：一个是内容正确，一个是读者容易接受。马克思写《资本论》，从构思到写出草稿经过了多年和无数次的修改。不同语种的文本出版时他还要再作修改，为的是让那些有不同语言习惯的人都能看懂。
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8 b: Q8 Q' N9 ]5 o& x学无止境，写作也是如此。最后把王总推荐的一篇文章分享给大家。
依稀多少孤灯寒夜，搜肠刮肚爬格子，酸甜苦辣寸心知。作为办公室核心工作之一，撰写材料虽然最清苦，但也是最锻炼人，一旦适应角色、找到感觉，便会在寂寞的苦趣中体会到成长的乐趣。
3 e0 A0 x2 k' r0 s材料若要言之有物，必须在上下求索中疏浚源头活水。“文章合为时而著，诗歌合为事而作”。为文作诗必先有引发创作冲动的原始素材，支撑立论基础的事实骨架，否则就是无病呻吟。材料最终的目的是要阐述事实、表达观点、澄清思想、指导实践，尤其要注重有的放矢、力戒空谈。任何材料都不可能放之四海而皆准，必须因时、因地、因事、因人制宜，突显固有的时效性、本土性、针对性和原创性。这就需要不断积累感性认知，强化理性思考，切实掌握工作涉及的方方面面，了解情势演变的前前后后，清楚领导关注的点点滴滴，一旦领受任务，便能迅速调动知识储备，删繁就简、理出头绪、道明原委，避免临时抱佛脚，徒做“洋洋洒洒千万言，空话套话不着边”的无用功。厚积薄发做起来委实不易，需要忍耐“板凳须坐十年冷”的孤独，坚守“咬定青山不放松”的信念，保持“衣带渐宽终不悔”的执着，做一个研读历史、关心时事、博览百科、体认万物、勤于调研、精于思考的“杂家”，这是材料秘书入室登堂、修无止境的基本功。
材料若要言之有理，必须在相互碰撞中迸发智慧火花。经典材料固然要有翔实面丰富的素材作论据，但更要靠深邃而缜密的思想来统领。一个人的思想即便再深刻，也难免存在这样那样的局限，只有凝结集体的智慧，才能厘定颠扑不破的思想脉络。在撰写材料过程中，既要确立关键时刻善于定调、敢于拍板的主心骨，也要破除一言九鼎、不容争辩的伪权威。材料质量与作者职位高低、资历深浅、年龄长幼本无必然联系，况且“智者千虑，必有一失；愚者千虑，必有一得”，只要言之有理的意见，都应得到足够的重视。对于一篇成型材料而言，真正有助于精益求精的，绝不是恭维溢美之永嘉，而是诘难质证之语，只有在激烈辩驳中仍然树得起、立得牢的观点，才算得上无懈可击的真知灼见。海纳百川，有容乃大。唯有气度宽宏、襟怀坦荡，能够听取不同意见。善于兼容异已思想的人才能在求同存异、取长补短中萌生新奇的创作灵感。
材料若要言之有味,必须在反复推敲提炼精粹辞章。千锤万凿，百炼成金。如果把一篇材料比作一座雄伟壮观的高楼大厦，那么素材就是构建墙体的砖石的泥浆，而语言则是装点墙体的饰物。没有泥浆，高楼便会轰然倒塌；而没有饰物，高楼定然丑陋不堪。一篇好的材料应该是一件清约典雅、朗朗上口的文学力作。靠干瘪词汇、拖沓语句堆砌而成的材料，非但令读者味同嚼蜡，即便作者本人，也会兴趣索然。古人云：“吟安一个安，拈断数茎须”，炼字锻句的功夫可见一斑。一篇材料在事例丰满、思想贯通后，还要不厌其烦地对语言进行字斟句酌、精雕细刻，力求“平字见奇，常字见险，陈字见新，朴字见色”，呈现出鲜活灵动的自然美、起承转合的跌宕美、行云流水的和谐美、抑扬顿挫的韵律美。
诚然，如何撰写出好的材料是一个“仁者见仁，智者见智”的命题，但素材丰富确凿——言之有物，思想深刻厚重——言之有理，语句凝练隽永——言之有味，永远是上乘材料必备的关键要素，而这只能在上下求索、相互碰撞、反复推敲中萃取提纯。

学习之后受益匪浅，以后多向高手们多请教学习。

规范公文格式、行文标准很有帮助。

会议纪要正文一般由两部分组成。一是会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程

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