办文办会需要注意事项

    因文秘工作接触不久，常常出现大错也犯，小错不断的情况，根据平时积累，现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下，如有不当，请大家多多批评指正：

    【一】办文

     1.要摸清“按程序送审”的含义。对于刚参加工作的同志来说，要尽快摸清“按程序送审”这五个字的含义还着实有些困难，很多时候我们不知道这个程序到底该怎么走，特别是对于单位分管领导多而且职责交叉较多的时候。而我所在单位为市级党委某部门，单位分管领导多、工作任务多，仅走件程序就有三、四套，如何把握，如何尽量少出错，在这方面我可是吃尽了苦头。下面我就说说如何按程序走件，首先就是要知道程序该怎么走，例如，上级、同级或者下级来文第一要做的就是登记、摘录内容、提出处理意见，然后送审，送审程序一般是副科长-科长-分管副部长-（重要的文件）常务副部长-部长-有领导小组的要走领导小组副组长、常务副组长和组长。其次在走件中如果遇到某个领导或者主要领导不在家的话该怎么办？一般情况下，不重要的件可以等领导回来，重要的件要先电话请示后再及时转交相关职能工作部门，以免耽搁事情。最后，等所有程序走完后还要进行分类归档。

      2.要分清什么时候该“先斩后奏”。在实际工作中，我们经常会遇到上级部门在下午快下班的时候发通知来，要求明天早上报相关材料，这时候如果再按程序走件的话肯定是来不及了。但事情又非常紧急，该怎么办呢？这就需要文秘人员快速浏览文件内容，按照科室工作职责，马上把件转交出去，然后再按程序送审（这个环节就比较考验文秘工作人员的综合能力）。但是有些再急的件也不能按照这种方式处理，例如：涉及金钱、推优表彰、反面典型等方面的，这些件一定要等领导有明确指示后再转办，不然会造成难以估计的后果，到时候下面办的与领导的想法不一样，文秘人员问题就大了。

      3.要注意写全来文事项。做文秘工作的都知道，每天会处理来自各级各部门的很多文件，如果每个文件都仔仔细细看的话，时间根本就来不及，但是在贴处理签时我们却要把来文事项说清楚，能让领导一目了然，这时就需要文秘人员把握好文件的精髓，一般情况下只要文件摘要做到“主要讲的是什么，要求是什么”就差不多了，但是要做到这两个“是什么”也还是有一定窍门的。经过多次处理文件，我总结出看文件一般要仔细阅读第一段、各级标题和最后一段，大概内容就基本清晰了，然后再到大脑里面勾画成简单的话语叙述出来就基本可以了。

      4.要把处理建议写明确、具体，不能模糊不清。因在实际工作中，很多科室的职责是交叉的，还有些工作是处于“真空地带”，这时我们在贴处理签时就更加不能模糊不清、界定不明了，我们要把处理意见落实到具体的科室甚至是具体的人。同时，在贴处理意见的时候，要做到上面安排什么、需要什么，下面就落实什么，切不可漏项，以至于有的工作没有人来抓。

     5.要注意全程跟踪。处理的件多了，有的时候容易忘记、漏件，特别是当程序比较复杂，而且领导又经常不在家的情况下，这时就需要你随时记录件走到哪个位置了，什么时候走到哪个位置的？如果一两天领导还是没签出来的话，就要去提醒，因为很多时候领导也非常忙，件也非常多，他忘记了但是你不能忘记，你要做到随时跟踪、督促。

     6.要注意将领导批示件再次往回走一次程序。这个事情对我的印象是非常深刻的，因为这个事情，当时领导大发雷霆还严重批评了我，说领导签发了的件，结果是什么他都没看到。但由于当时我主观的以为这个件是从他那里走出去的，我没必要再次把件往回走一次，自我认为只要我们按照领导的批示办了，再将办理结果按程序送审就好了。因为这点考虑不周全，造成领导在时间统筹上不好安排，也造成了领导之间的误会，以为我们直接跳过他搞工作。因此，汲取这次教训后，在以后的办件中，只要是市委那边领导签发的，不管是同拟还是有批示精神，我都会一层一层的再次往回走件，向领导反馈最终处理结果。

      7.要注意分门别类存档。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。

     8.要注意发文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的校对，而且在印刷之前一定要先印一个样本出来，多请几个人看看，帮助核对，在发文时，还要保证所有单位都已下发，不能遗漏。

     【二】办会

      1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。

      2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

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因文秘工作接触不久，常常出现大错也犯，小错不断的情况，根据平时积累，现将本人2年多在办文办会中总结出来的需要注意事项罗列如下，如有不当，请大家多多批评指正：
* h8 Z$ o) X; V    【一】办文
     1.要摸清“按程序送审”的含义。对于刚参加工作的同志来说，要尽快摸清“按程序送审”这五个字的含义还着实有些困难，很多时候我们不知道这个程序到底该怎么走，特别是对于单位分管领导多而且职责交叉较多的时候。而我所在单位为市级党委某部门，单位分管领导多、工作任务多，仅走件程序就有三、四套，如何把握，如何尽量少出错，在这方面我可是吃尽了苦头。下面我就说说如何按程序走件，首先就是要知道程序该怎么走，例如，上级、同级或者下级来文第一要做的就是登记、摘录内容、提出处理意见，然后送审，送审程序一般是副科长-科长-分管副部长-（重要的文件）常务副部长-部长-有领导小组的要走领导小组副组长、常务副组长和组长。其次在走件中如果遇到某个领导或者主要领导不在家的话该怎么办？一般情况下，不重要的件可以等领导回来，重要的件要先电话请示后再及时转交相关职能工作部门，以免耽搁事情。最后，等所有程序走完后还要进行分类归档。
      2.要分清什么时候该“先斩后奏”。在实际工作中，我们经常会遇到上级部门在下午快下班的时候发通知来，要求明天早上报相关材料，这时候如果再按程序走件的话肯定是来不及了。但事情又非常紧急，该怎么办呢？这就需要文秘人员快速浏览文件内容，按照科室工作职责，马上把件转交出去，然后再按程序送审（这个环节就比较考验文秘工作人员的综合能力）。但是有些再急的件也不能按照这种方式处理，例如：涉及金钱、推优表彰、反面典型等方面的，这些件一定要等领导有明确指示后再转办，不然会造成难以估计的后果，到时候下面办的与领导的想法不一样，文秘人员问题就大了。
      3.要注意写全来文事项。做文秘工作的都知道，每天会处理来自各级各部门的很多文件，如果每个文件都仔仔细细看的话，时间根本就来不及，但是在贴处理签时我们却要把来文事项说清楚，能让领导一目了然，这时就需要文秘人员把握好文件的精髓，一般情况下只要文件摘要做到“主要讲的是什么，要求是什么”就差不多了，但是要做到这两个“是什么”也还是有一定窍门的。经过多次处理文件，我总结出看文件一般要仔细阅读第一段、各级标题和最后一段，大概内容就基本清晰了，然后再到大脑里面勾画成简单的话语叙述出来就基本可以了。
6 h, n3 V; }/ L+ A+ c3 g# m      4.要把处理建议写明确、具体，不能模糊不清。因在实际工作中，很多科室的职责是交叉的，还有些工作是处于“真空地带”，这时我们在贴处理签时就更加不能模糊不清、界定不明了，我们要把处理意见落实到具体的科室甚至是具体的人。同时，在贴处理意见的时候，要做到上面安排什么、需要什么，下面就落实什么，切不可漏项，以至于有的工作没有人来抓。
     5.要注意全程跟踪。处理的件多了，有的时候容易忘记、漏件，特别是当程序比较复杂，而且领导又经常不在家的情况下，这时就需要你随时记录件走到哪个位置了，什么时候走到哪个位置的？如果一两天领导还是没签出来的话，就要去提醒，因为很多时候领导也非常忙，件也非常多，他忘记了但是你不能忘记，你要做到随时跟踪、督促。
     6.要注意将领导批示件再次往回走一次程序。这个事情对我的印象是非常深刻的，因为这个事情，当时领导大发雷霆还严重批评了我，说领导签发了的件，结果是什么他都没看到。但由于当时我主观的以为这个件是从他那里走出去的，我没必要再次把件往回走一次，自我认为只要我们按照领导的批示办了，再将办理结果按程序送审就好了。因为这点考虑不周全，造成领导在时间统筹上不好安排，也造成了领导之间的误会，以为我们直接跳过他搞工作。因此，汲取这次教训后，在以后的办件中，只要是市委那边领导签发的，不管是同拟还是有批示精神，我都会一层一层的再次往回走件，向领导反馈最终处理结果。
      7.要注意分门别类存档。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。
     8.要注意发文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的校对，而且在印刷之前一定要先印一个样本出来，多请几个人看看，帮助核对，在发文时，还要保证所有单位都已下发，不能遗漏。
     【二】办会
% j% K1 V5 W) |/ }# L) i9 L      1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。
: h! L3 N# G, V+ M! p      2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

细节决定成败                                                                                                   

。领导签发件走完后，不能乱堆乱放，可按照不同单位、不同字号等方式进行存档，并详细记录该件的处理情况、转交情况、需要处理事项等。在转交中，一定要记得把领导签发件复印一份送相关承办人员，并请其签字。这样做的目的一是承办人员在结合实际写材料、拟文件时可以把处理意见再次呈送领导，让领导知晓办理情况。二是可以形成责任倒查。如果此件没有落实或者没有按照要求落实，也可以查看到是哪个环节出了问题，可以减少文秘人员很多不必要的麻烦。

文事项的核对。在收到发文前，文秘人员首先要仔细查看领导签发件，要清楚知道什么级别的领导签发的文件能发什么字号，什么文件需要什么字号等，待查看清楚后就要对文件的格式、字体、落款、字号等进行编排了。这里需要特别注意，虽然签发文件经过了很多道的程序，但是到文秘人员手中，还需要进一步的

意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工作，提前谋划好，并在干完本职工作后再去帮助其他人，这样才能尽量减少工作上的失误。9 J( |' r* {- m6 ?! j8 \! _2 r
2 n/ c9 C: k* D0 P/ t- n8 R; l      2.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景

.要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位

要做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

做好会场准备工作。根据会议性质在主席台背景处布置党徽或红旗，悬挂会标，摆放花卉，摆放桌椅，清扫卫生。会场内音响、话筒、灯光等设备应提前进行调试，确保使用正常。会场应于会前两小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位

个人原创是吗，很好很强大，加精华推荐。

很好的经验，值得学习

学习一下小时准备到位，特殊情况下最迟应于会前半小时准备到位。

1.注意会议方案的时间、地点、参会领导等基本要素，并要根据会议方案仔细查看自己所负责的工

老猫 发表于 2015-1-29 20:02
* X/ o& _, Q1 R6 }  s1 O' Q个人原创是吗，很好很强大，加精华推荐。

是的，自己总结的，不当之处请多多批评指正。

不错，有很强的操作性!

工作才2年多，就有此总结，向你学习！

感谢分享，值得学习。

siren 发表于 2015-1-30 14:25
+ f, a3 F0 y0 b/ [% D6 C' n& S# ~+ e工作才2年多，就有此总结，向你学习！

谢谢，还有很多说得不当之处