担任领导秘书,联系工作离不开打电话、发短信。在担任十一届全国政协常委、重庆市三届人大常委会副主任、民建重庆市委原主委卢晓钟同志秘书的6年时间里,我在打电话、发短信联系工作时碰过几次壁。这里,提供几则亲历的事例,希望其经验教训对大家有所裨益。
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2012年12月10日,市外侨办的两位领导到主任办公室汇报一项重要的外事接待安排。其中提到,外宾即将到重庆,相关的陪同人员还没有最终确定,希望尽快予以安排。主任当即让我与相关领导联系。因我对市外侨办的领导比较熟悉,所以自认为在主任办公室打电话无所谓。根据提供的名单,我一口气将电话打完,确定参加人员后即向主任报告。本以为主任会表扬我办事效率高,结果,市外侨办的领导走后,主任委婉地说:“小罗,你就是一个急性子,我又没说让你就在这儿打电话。 我们正在商量具体事情,这个时候你在这里打电话,一方面影响我们谈工作,另一方面对他人也不够尊重, 以后千万要注意。”
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5 a8 a4 R: ~- q% i* `, @3 o6 \ 主任顺便还提到了另外一件事:“小罗,估计你平时也不太注意,上次我们出去调研,你在车上打电话联系工作,全车的人都能够听到你说的内容,以后打电话声音小一点。 ”这一连两个提醒让我惊讶、羞愧,反思良久,不分场合打电话这个毛病,若主任不提醒,自己竟然毫无察觉。
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9 e/ c& P! j6 X; `, l1 ]3 O) H% e 2008年9月的一天,主任让我联系外省一位即将来重庆考察的领导,确定具体行程安排。拿到该领导手机号码后,二话不说,直接打过去。电话的另一端提示:“该用户正在通话中,请不要挂机。”我很听话,没有挂机,自认为联系的是急事,只想尽快确定相关事宜以便给主任汇报。听到对方一直在通话,便着急地挂机继续反复拨打。电话终于接通了,传来对方的质问:“你是哪一位,我正在和别人通话,你为什么还反复拨打?”我连忙说:“您好,我是罗高利,主任让我与您联系……”话还没有说完,这位领导就把电话挂了。我心里纳闷,怎么这么不懂礼貌,好不容易接通电话,话还没说完就挂掉了。电话再次拨通后对方不客气地说:“哪个主任叫你联系我,我不认识你。”
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我如梦初醒,意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先,该领导正在通话,就不应该反复拨打, 影响他人。其次,电话接通后起码要先自我介绍: “××领导,您好,不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利,主任让我与您联系,确定您来重庆的具体安排,不知道您是否方便接电话。”相信这么一说,对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次,尽管对方认识主任,但不知道我是主任的秘书,冒昧地说“我是罗高利,主任让我与你联系”,谁知道主任是谁?又有谁知道罗高利是谁?就算一时打不通电话,也可以先给对方发条短信, 如,“××领导,您好!我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利,主任安排我与您联系,确定您来重庆的具体安排,以便做好相关服务工作,您看何时方便我给您去一个电话。”相信,短信发出后,对方看到时肯定会回电,即使不方便回电话也会回复短信。
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9 q4 q3 r- g/ [5 n 2008年7月15日,主任正在外面开会。这时市人大常委会办公厅秘书处小秦电话通知我:“罗秘书,市委将于今晚7:30在大田湾旁边的体育馆举行一个重要活动,请主任参加,无特殊原因不得请假。书面通知,请方便的时候来秘书处领取。”我顺便问了一句,是否有着装要求,小秦告知请着浅色短袖衬衫。等主任参加的会议一结束,我将晚上活动的时间、地点、内容、参会人员范围和着装要求报告主任。回到办公室后,便到秘书处小秦那里领取活动的书面通知。随后,又将活动相关情况编辑成一条短信发给主任:“主任,您好,活动于今晚7:30在体育馆举行,我们6:30从您家里出发,请着浅色衬衫。”短信编好后,我粗略一看没有问题。等短信发送成功后,我才一下反应过来应该是“着浅色短袖衬衫”,忘加“短袖”二字。
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怎么办? 我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。 由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。
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( {8 I# Q2 d7 `5 W* A4 a8 p3 P 电话、短信在联系工作中发挥着无可替代的作用,尽管方便简单,但稍不注意就会出错,甚至影响工作的开展。打好电话、发好短信不仅是一个人责任心的体现,更是一个人综合素质的体现。 因此,在打电话、发短信的时候,一定要做到细心、细心、再细心,学会尊重他人、换位思考,避免“打”和“被打”不愉快的电话,“发”和“被发”不愉快的短信。
9 o2 Q/ [# X5 u (作者:罗高利,现任重庆市残疾人联合会宣文部副主任)
本文来源为 《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)