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打电话、发短信的学问

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秘书工作室 发表于 2015-1-16 10:52:23 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
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  担任领导秘书,联系工作离不开打电话、发短信。在担任十一届全国政协常委、重庆市三届人大常委会副主任、民建重庆市委原主委卢晓钟同志秘书的6年时间里,我在打电话、发短信联系工作时碰过几次壁。这里,提供几则亲历的事例,希望其经验教训对大家有所裨益。

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不分场合打电话
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  2012年12月10日,市外侨办的两位领导到主任办公室汇报一项重要的外事接待安排。其中提到,外宾即将到重庆,相关的陪同人员还没有最终确定,希望尽快予以安排。主任当即让我与相关领导联系。因我对市外侨办的领导比较熟悉,所以自认为在主任办公室打电话无所谓。根据提供的名单,我一口气将电话打完,确定参加人员后即向主任报告。本以为主任会表扬我办事效率高,结果,市外侨办的领导走后,主任委婉地说:“小罗,你就是一个急性子,我又没说让你就在这儿打电话。我们正在商量具体事情,这个时候你在这里打电话,一方面影响我们谈工作,另一方面对他人也不够尊重,以后千万要注意。” 

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  主任顺便还提到了另外一件事:“小罗,估计你平时也不太注意,上次我们出去调研,你在车上打电话联系工作,全车的人都能够听到你说的内容,以后打电话声音小一点。”这一连两个提醒让我惊讶、羞愧,反思良久,不分场合打电话这个毛病,若主任不提醒,自己竟然毫无察觉。

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冒冒失失打电话
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  2008年9月的一天,主任让我联系外省一位即将来重庆考察的领导,确定具体行程安排。拿到该领导手机号码后,二话不说,直接打过去。电话的另一端提示:“该用户正在通话中,请不要挂机。”我很听话,没有挂机,自认为联系的是急事,只想尽快确定相关事宜以便给主任汇报。听到对方一直在通话,便着急地挂机继续反复拨打。电话终于接通了,传来对方的质问:“你是哪一位,我正在和别人通话,你为什么还反复拨打?”我连忙说:“您好,我是罗高利,主任让我与您联系……”话还没有说完,这位领导就把电话挂了。我心里纳闷,怎么这么不懂礼貌,好不容易接通电话,话还没说完就挂掉了。电话再次拨通后对方不客气地说:“哪个主任叫你联系我,我不认识你。” 

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  我如梦初醒,意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先,该领导正在通话,就不应该反复拨打,影响他人。其次,电话接通后起码要先自我介绍:“××领导,您好,不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利,主任让我与您联系,确定您来重庆的具体安排,不知道您是否方便接电话。”相信这么一说,对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次,尽管对方认识主任,但不知道我是主任的秘书,冒昧地说“我是罗高利,主任让我与你联系”,谁知道主任是谁?又有谁知道罗高利是谁?就算一时打不通电话,也可以先给对方发条短信,如,“××领导,您好!我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利,主任安排我与您联系,确定您来重庆的具体安排,以便做好相关服务工作,您看何时方便我给您去一个电话。”相信,短信发出后,对方看到时肯定会回电,即使不方便回电话也会回复短信。

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编短信通知忘加“短袖”二字
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  2008年7月15日,主任正在外面开会。这时市人大常委会办公厅秘书处小秦电话通知我:“罗秘书,市委将于今晚7:30在大田湾旁边的体育馆举行一个重要活动,请主任参加,无特殊原因不得请假。书面通知,请方便的时候来秘书处领取。”我顺便问了一句,是否有着装要求,小秦告知请着浅色短袖衬衫。等主任参加的会议一结束,我将晚上活动的时间、地点、内容、参会人员范围和着装要求报告主任。回到办公室后,便到秘书处小秦那里领取活动的书面通知。随后,又将活动相关情况编辑成一条短信发给主任:“主任,您好,活动于今晚7:30在体育馆举行,我们6:30从您家里出发,请着浅色衬衫。”短信编好后,我粗略一看没有问题。等短信发送成功后,我才一下反应过来应该是“着浅色短袖衬衫”,忘加“短袖”二字。

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  怎么办?我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。

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写短信称谓漏掉“秘书长”
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  电话、短信在联系工作中发挥着无可替代的作用,尽管方便简单,但稍不注意就会出错,甚至影响工作的开展。打好电话、发好短信不仅是一个人责任心的体现,更是一个人综合素质的体现。因此,在打电话、发短信的时候,一定要做到细心、细心、再细心,学会尊重他人、换位思考,避免“打”和“被打”不愉快的电话,“发”和“被发”不愉快的短信。  

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  (作者:罗高利,现任重庆市残疾人联合会宣文部副主任)

本文来源为《秘书工作》杂志及微信号“秘书工作”(mishugongzuo)

标签:电话短信
 

精彩评论130

正序浏览
road666 发表于 2015-9-22 14:13:05 | 显示全部楼层
 
公文写作百法例讲
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老秘网机关文稿演播室 点击了解详情我如梦初醒,意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先,该领导正在通话,就不应该反复拨打,影响他人。其次,电话接通后起码要先自我介绍:“××领导,您好,不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利,主任让我与您联系,确定您来重庆的具体安排,不知道您是否方便接电话。”相信这么一说,对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次,尽管对方认识主任,但不知道我是主任的秘书,冒昧地说“我是罗高利,主任让我与你联系”,谁知道主任是谁?又有谁知道罗高利是谁?就算一时打不通电话,也可以先给对方发条短信,如,“××领导,您好!我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利,主任安排我与您联系,确定您来重庆的具体安排,以便做好相关服务工作,您看何时方便我给您去一个电话。”相信,短信发出后,对方看到时肯定会回电,即使不方便回电话也会回复短信。
 
$苦瓜蘸蜜^ 发表于 2015-4-13 06:03:07 | 显示全部楼层
 
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我如梦初醒,意识到自己是多么草率和不懂规矩。首先,该领导正在通话,就不应该反复拨打,影响他人。其次,电话接通后起码要先自我介绍:“××领导,您好,不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利,主任让我与您联系,确定您来重庆的具体安排,不知道您是否方便接电话。”相信这么一说,对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次,尽管对方认识主任,但不知道我是主任的秘书,冒昧地说“我是罗高利,主任让我与你联系”,谁知道主任是谁?又有谁知道罗高利是谁?就算一时打不通电话,也可以先给对方发条短信,如,“××领导,您好!我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利,主任安排我与您联系,确定您来重庆的具体安排,以便做好相关服务工作,您看何时方便我给您去一个电话。”相信,短信发出后,对方看到时肯定会回电,即使不方便回电话也会回复短信。
 
大雪纷飞 发表于 2019-5-14 16:33:35 | 显示全部楼层
 
专业写文章
首先,该领导正在通话,就不应该反复拨打,影响他人。其次,电话接通后起码要先自我介绍:“××领导,您好,不好意思打扰您。我是重庆市人大常委会卢晓钟副主任的秘书罗高利,主任让我与您联系,确定您来重庆的具体安排,不知道您是否方便接电话。”相信这么一说,对方肯定不会没听完我说的话就直接把电话挂掉。再次,尽管对方认识主任,但不知道我是主任的秘书,冒昧地说“我是罗高利,主任让我与你联系”,谁知道主任是谁?又有谁知道罗高利是谁?就算一时打不通电话,也可以先给对方发条短信,如,“××领导,您好!我是十一届全国政协常委、重庆市人大常委会副主任卢晓钟的秘书罗高利,主任安排我与您联系,确定您来重庆的具体安排,以便做好相关服务工作,您看何时方便我给您去一个电话。”相信,短信发出后,对方看到时肯定会回电,即使不方便回电话也会回复短信。
 
云鹤 发表于 2016-3-8 18:37:35 | 显示全部楼层
 
晚7:30在大田湾旁边的体育馆举行一个重要活动,请主任参加,无特殊原因不得请假。书面通知,请方便的时候来秘书处领取。”我顺便问了一句,是否有着装要求,小秦告知请着浅色短袖衬衫。等主任参加的会议一结束,我将晚上活动的时间、地点、内容、参会人员范围和着装要求报告主任。回到办公室后,便到秘书处小秦那里领取活动的书面通知。随后,又将活动相关情况编辑成一条短信发给主任:“主任,您好,活动于今晚7:30在体育馆举行,我们6:30从您家里出发,请着浅色衬衫。”短信编好后,我粗略一看没有问题。等短信发送成功后,我才一下反应过来应该是“着浅色短袖衬衫”,忘加“短袖”二字。
 
我的江河水 发表于 2015-12-22 20:57:13 | 显示全部楼层
 
#在这里快速回复#我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。
 
5127158qq 发表于 2016-10-9 10:09:20 | 显示全部楼层
 
怎么办?我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。' e. z1 m9 a  F' b7 M1 h& Y
  
 
ax猫头鹰 发表于 2016-4-18 15:46:45 | 显示全部楼层
 
怎么办?我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。
 
茅店居士 发表于 2016-4-15 16:35:10 来自手机 | 显示全部楼层
 
怎么办?我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。
 
陈小秘 发表于 2016-1-12 09:12:33 | 显示全部楼层
 
怎么办?我怀着侥幸心理,想当然认为天气炎热,主任肯定会穿短袖。没想到,主任从家里出来的时候穿的竟是长袖衬衫。由于当时担心路上堵车,请主任回去换衣服可能会迟到,所以,提醒主任换短袖衬衫的话刚到嘴边就被我咽到了肚子里。在车上我坐立不安,只能希望有其他的市领导也穿长袖。结果到活动现场一看,市领导中只有主任一人穿长袖。主任察觉后,什么也没说,只将长袖挽了起来。事后,主任并没有批评我,但我内心却为此深深自责。
 
Ang 发表于 2015-12-9 10:42:05 | 显示全部楼层
 
领导对人有偏见有各种情况,有的是因你以前站错队了,有的是领导听信了馋言,有的是领导不了解情况,还有的领导就是水平低。如果你和他抗争或是破罐子破摔,十有八九你会死得很惨。正确的做法是你不要把这些看得太重,一心一意的把工作做好,通过工作证明你的能力和为人,同时和群众搞好团结,打好群众基础。假以时日,开明的领导总会消除偏见的。即使这个领导不开明,换个领导,你也有咸鱼翻身的机会。否则,你当时就被废了。
 
文武之道 发表于 2015-1-17 23:27:21 来自手机 | 显示全部楼层
 
情商很重要,但是怎样锻炼呢?
 
漠漠无语 发表于 2015-1-19 15:19:19 | 显示全部楼层
 
打电话真是一门很大的学问,需要学而不思则罔揣摩
 
陌刀卫 发表于 2015-1-21 09:31:17 | 显示全部楼层
 
接打电话也要讲究设身处地,多站在对方的角度考虑就不容易出问题。/ f) T5 v4 z' ~$ K  p, Z
 
刷新的低调 发表于 2015-1-26 23:47:08 来自手机 | 显示全部楼层
 
细节无小事,做好细节对工作帮助会很大
 
文秘小菜鸟 发表于 2015-1-27 12:02:30 | 显示全部楼层
 
打电话真是一门很大的学问,需要学而不思则罔揣摩
 
字母小鸟 发表于 2015-1-27 13:48:25 | 显示全部楼层
 
接打办公室电话也是一门学问
 
花山论剑 发表于 2015-1-27 18:20:00 | 显示全部楼层
 
能够将自己的工作失误坦然讲出来,很佩服,自己也经常出现这样的问题,想想,还是不成熟,要努力改进
 
筱篌 发表于 2015-1-27 22:03:56 | 显示全部楼层
 
前车之鉴,读教训,明事理!
 
mksy 发表于 2015-1-27 22:23:32 | 显示全部楼层
 
每个事例都是那么经典。
 
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