写好总结是秘书工作者的重要工作和职责,是“笔杆子”必备的基本功。我在实践中体会到,总结要写好,“三要”不可少,即情况要清楚,思想要深刻,写作要创新。
1 Z" G, e: k s' D$ `6 `
9 ?" F% n4 F% K. S
3 h& ?9 }1 k' E! m# ?* j* n9 z
一、总揽情况
1 N- L/ @" B1 i, ^
8 S" L L1 K0 U- W1 ~0 q
3 ~, S) a8 i: w" D 总结总结,先总后结,总是总揽情况,结是结晶思想。总的情况要清楚,我的体会是“三要”。
/ e* S. [1 F- k5 Q: d; J/ c
: B; {5 u0 A) w/ S
: K4 F+ X8 r$ B5 Z6 u 一要“两下功夫”,弄清“半熟”情况。很多总结是“给我总结”,自己的情况当然是清楚的,再扩大一点,写本单位工作总结,情况至少是比较清楚的。但这种清楚和比较清楚对于写总结报告来说还只能算个基本清楚,我把它叫做“半熟”状态,还需要朝着“更加清楚”的方向“下更深功夫”。
/ ~8 [5 t2 e3 f) C
% N/ Z3 f/ c i3 h8 z( L
5 a! W# w2 j, O! [ a% Y 功夫一:“纵、横、大、新”四遍梳理。“纵”是从时间上梳理,“横”是从事件上梳理,“大”是从大事上梳理,“新”是从创新(亮点)上梳理。“纵横”梳理是基础梳理,“大新”梳理是上层梳理,真正要写进总结报告的事情,主要是大的事情和富有创新亮点的事情。
- M$ g1 A1 r) k
R) d9 Z' |5 N4 z
/ ^1 Z1 ^0 m- |5 \, E: M( { 功夫二:跳出局外对照比较。“当局者迷,旁观者清”。我们有必要跳出来看一看,请别人说一说,和外面比一比,这样,就更清楚哪些是真正成绩,哪些是主要问题,哪些事大哪些事小,哪些当写或不当写。尤其是经验总结和先进材料,一定要比较,找出“个性事”“特色事”“独立事”“亮点事”。
+ B" X1 S* S, C
- K! h4 t1 p/ X
, N) b' z- J/ `3 M% x
二要“六听三看三查”,弄清“陌生”情况。更多总结是“替人总结”。我们经常受命去总结某个地方或某个部门的工作,怎样在很短的时间内把一片从未接触过的领域摸清楚,变陌生为熟悉,变外行为内行?我的体会是多听多看多查。
( p5 p9 Y2 S3 _! {1 K! k
& G6 p3 `, j" l* q: w6 l
3 K# S1 I9 p- f# H9 B
) K8 C$ Z* p0 x- Z, ^ 一是“六听”,即听主要领导宏观讲,听中层干部中观讲,听职工和群众微观讲;听正面的了解成绩,听中间的了解情况,听反面的了解问题。有了前三听情况就有了个“八九不离十”,加上后三听情况就更加明了清晰,正所谓“兼听则明,偏信则暗”。
4 a! ?0 L- s9 [" l: T9 T# \ C; d$ `
+ v9 @- G3 C9 D0 U$ T
1 w; g( X2 M4 y# N% L: ?' I 二是“三看”,即看材料、看数据和看现场。看材料包括看综合性材料、看单型材料、看方方面面的材料,有时不妨再看看举报材料。看材料其实是走捷径,写得好的材料是可以为己所用的,但也容易被牵着走,自己要有判断。看数据包括看年度月度的报表,看一天的原始数据,看一个阶段的数据变化。当前经济社会各方面的总结,越来越重视数据这一块。看现场包括看准备了的现场,看随机抽样抽到的现场,有时也要看负面现场。现场最具真实性和生命力。
/ P6 T. [- |: |
8 }$ V# @3 K- N$ @+ s- @8 `( k
+ M6 u# q' k5 g7 ^ l8 {$ U* C) Q# Q
三是“三查”,即查上情,了解上一级直至中央精神;查外情,了解外地经验甚至外国经验;查史情,了解历史状况和发展变化情况。“查三情”很重要,它决定总结报告对“六听三看”所获材料的取舍。
. O6 |/ _) ]3 H8 S7 g: i
e; l6 D9 Y2 ~' }- L0 I, Q* D
. O2 l8 E- g! }; I4 u
三要从情况总汇到情况总揽。我理解的情况总汇是“一天说不完”,情况总揽是“一两句话可以说明白”。前者是说情况了解得全面丰富,后者是说情况掌握得准确要害。用两个词形容,前者可以“铺天盖地”,后者一定“顶天立地”。前者是基础,后者是升华。总汇需要花功夫,总揽需要有能力,这种能力是从总体上驾驭、从宏观上把握、能够提纲挈领的能力。而我们有的时候,会困在大量的材料里,“坐拥其中”走不出去、“陷足里面”拔不出来。从总汇到总揽须有一个过程,一个学习与锻炼的过程,一个培养与成长的过程,一个从低到高的过程。
: f# P% o% T% R& n! {
/ J6 C9 J2 c# t
7 f7 |- l3 Z, r+ t# G3 o" W
4 X1 S$ @- D5 D# W8 H8 e7 \% G 二、结晶思想
. K! K9 Y) X, r% H+ g
. k: L$ z% b& N0 V4 f/ a) r; y
. b" }# X; a" W, X' w
总结,总是事实,是依据,是基础和前提;结是结论,是思想,是本质和规律。总结总结,易总难结,总结的根本特性就在“结”上面。如何结出思想来?我的体会是“八个坚持”。
$ g/ d, O! A" {: [2 s% w& Y
5 b/ f2 @ {' o4 l0 S) X
$ B6 z, f8 c$ y# t K: i
一是坚持实事求是的根本原则。以事实为依据,是成绩说成绩,是问题说问题,成绩不可夸大,问题不可回避。在实事的基础上求是,求本质求规律。既要“就事论事”,更要“就事论是”。
B3 l7 C, g0 {
% V, q5 B! Q7 X& Y2 b+ Z9 @$ R
: |+ a$ A5 u) E) z4 x
二是坚持运用科学方法。既要看到现象,又要看到本质;既要看到主流,又要看到支流;既要看到成绩,又要看到问题;既要看到前景美好,又要看到道路曲折。新事物需要敏锐发现,老问题需要挖掘发现;大事中发现小问题,小事中发现大价值;坏处不忘发现好,好处留心发现差;都在搞的工作要发现个性特征,单个搞的工作要发现推广价值。
6 u$ |5 ]! [; }8 D
: z$ B0 x5 E" ^* d3 G5 m7 i
# ]) ?' K+ A% T/ g/ V 三是坚持与时俱进。总结报告要与时代和社会“同频共振”,体现时代性,保持先进性,力求前瞻性。今年照着往年套,这届照着上届抄,年年总结一个样,届届总结差不多。这种“外甥打灯笼——照舅(旧)”的总结确实不少。我们要有“春江水暖鸭先知”的敏感,要有“草色遥看近却无”的发现,不仅能跟着时代走,还要领着潮流走。
! h' ?6 Q; g P+ ?% F5 Y5 Q9 h; T4 _
) K1 S# s! e1 t
, x4 Q: F; w4 L
四是坚持特色总结。人各有体,事各有别,那种认为A地的总结B地可用,农业厅的总结农业局可用,去年的总结今年可用的想法,肯定是错的,必定要出洋相。特色总结,贵在发掘,贵在比较,贵在俯视。一方面,先要有工作特色,再有总结特色,有妙事才有妙文;另一方面,总结也有“能动性”,也有一般工作的特色总结,要不,怎么有妙笔生花的呢?
& J% g' O1 |! ~
8 d. p6 J* X; ?+ o1 E# D' V
. g2 k, B( m) C5 K
五是坚持走群众路线。群众中有生动的事例,有深刻的思想,有丰富的语言。一切的成绩都要群众来检验,所有的问题都逃不过群众的眼睛。总结之前要走访群众,总结之后还要回到群众中去,整个总结的过程请群众参与,集中群众的智慧经验,丰富总结的思想内容。
, E" t+ E3 j2 r; B8 ]
' ]5 H- T/ a. T; @' J
f' D6 ]5 [ V2 H5 \
" U# T# o1 n+ d& n, Q/ _
# l& N# `* B H* C
9 C) Q9 h) d3 d G; M! Z 七是语言上创新。总结报告的语言特色,应该追求平实、简洁、生动、深刻、精辟、有力。其表述手法多用叙述、议论,可用描写,还可抒情。其修辞手法可全面采用、“应有尽有”。总结报告要有妙语,一篇好的总结报告看后听后,要尽量让人记住一两个好句子,正所谓“不求万言留青史,但望一句动人心”。 (作者:余爱民,湖北省委政研室)