会务工作经常面对的是一些具体甚至是琐碎的事。如何把这些具体的事情和琐碎的工作串联起来,形成制度规范,推动工作运行,真正提高会务工作水平?笔者认为,承办会议的人员在办会的过程中要有“四心”。4 [0 W0 P- |- ?* s% r5 l
/ z. _6 y# P. J7 u& A# p 一、谋划方案要“精心”( m. ? F6 t6 S7 Y4 h/ X" \6 G" ^* m
' x4 G+ }* a& z/ U! W 会议方案是办会的“剧本”。方案的谋划水平决定着会议的效果。有了会议方案,即便是遇上紧急的会,也会心中不慌,有条不紊地组织安排会议。如何谋划会议方案?笔者认为:首先,谋划方案要把握会议目的。会议目的是会议方案设计的起点和主线。设计方案的过程就是体现会议目的过程。其次,谋划方案要严格执行规定。要按照中央和省、市委关于精简会议的各项具体规定,在会前就想方设法将会议的规格控制住,将会议的规模定下来,将会议的时长预设好。再次,谋划方案要做到全面周到。将会议过程中能明确的事项全部明确下来,既要考虑到会议时间、地点、参会人员、议程和工作分工等要素,也要考虑到主席台人员安排、会议材料准备等环节。凡是涉及有异议的地方,都要在方案中提出,并拿出针对性的应对之策,为领导最终决策提供参考。' K8 R. \) N% z* Y7 R8 q4 ]( x
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二、落实细节要“专心”
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( G6 h& _+ Q, b$ c9 x 会务工作是由一个个细节组成的。会务工作无小事,在办会过程中,一个通知的发放不到位,一个座位的安排不合理,一个话筒的声音不正常,一个资料的装订不齐全等细节上的问题,都会给会议的质量和效果带来影响。如何有效地避免这些“失误”,提高会议质量?第一,要有多想的境界。干工作、做事情,不怕做不到,就怕想不到。“想”就是反复在脑海中推演会议的进程,梳理出会议需要准备的物件,如:会标、席卡、音响、茶水等,以清单的形式记录下来;对市党代会、市委全委会等大型综合性会议,要制定会务工作进度表,明确责任人和时限,并以清单或进度表作为检查依据,确保零遗漏。同时,要多预设困难,提出预案。在会议中间经常会出现一些突发事件,如话筒不响、空调“罢工”、颁奖时获奖人员未及时到场等,因此要多做点备份,多准备点预防措施,将不测事件变为可控事件。第二,要有问题的意识。会务工作干久了,就会对一些已有的做法和模式产生一种“习惯性麻木”,觉得是理所当然,这就要求我们要有善于发现问题的眼力,从大家“习以为常”处着手,凡事要多问几个为什么,凡事要多用怀疑的眼光,以增强发现问题的敏锐力。第三,要有纠错的机制。具体承办会议的人要树立关口意识,对自己所做的工作要不厌其烦,细心检查核对。同时,相关人员也要参与进去,对具体承办人员多指点、多提醒、多督促,通过相互配合、层层把关,消除各类隐患。* X* R) U; l% s0 e8 U
2 }' U5 N6 R' l2 { 三、协调对接要“用心”
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办会的过程其实就是一个协调对接的过程。一场会议往往需要很多部门和人员的参与和配合,遇上的情况变化也是常有的事。在办会过程中,由于信息不对称,对接不及时,协调不顺畅,出现失误的案例也非常多。如何解决这类问题?笔者认为:一是要有强烈的责任意识。办会人员要加强主动沟通和及时对接,对办会中出现的每一个变化,要即时、立即想到应该做好哪些调整、应该向哪些人员报告。二是要有精细的协调能力。办会过程中,要安排专人做统筹协调工作,全面收集信息,并及时准确地发布信息,确保信息准确畅通、对接及时有效。
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四、经验积累要“恒心”7 D6 z1 w, c1 h- [. r
0 R: o: e( o W5 H. R7 p 办会水平的提高需要经验的积累。经验的积累主要来自三个方面:一是及时收集整理会议材料。特别是会务方案、座位表、相关照片、新闻稿等,作为以后召开类似会议的参考。二是及时总结办会经验教训。特别是对会议中出现的失误要及时记录并作认真反思,提出解决措施,以避免下次办会过程中再次发生类似或同样的错误。三是及时学习掌握先进经验。经常关注各类媒体上的会议报道,践行“拿来主义”,从文字和画面中发掘会务工作的元素和细节,取别人之长,为我所用。■ 任诗兵 |