一、秘书日常事务工作办理 (一)创造良好的工作环境 创造良好的工作环境,包括办公场所的布置等客观条件,以及办公场所的工作气氛、工作人员的个人素养等社会、人文环境。办公室环境优化措施包括办公室的合理布局,优化设备、办公桌整理以及遵循职业健康安全原则。 (二)时间管理 1.按事情轻重缓急分类处理。 2.必须有计划地使用时间。 3.合理使用零碎时间的方法。 (三)办公室日程事务管理 1.制作好值班安排表。 2.做好值班内容的记录。 3.突发事件处理。 (四)接待工作 1.接待准备。 2.接待礼仪。 3.接待计划的制定与实施。 4.接待咨询工作。 (五)信息管理工作 1.秘书人员信息工作的内容与要求。 2.秘书人员信息工作的任务。 3.信息保密工作要点。 二、秘书办文工作 (一)文书工作概述 1.文书的含义和分类。 2.法定文书的种类和文种选择。文种的选择一般根据公文处理的有关法规、行文关系、发文目的、发文机关的职权范围等进行选择。 3.公文的特点。明确的法定作者、明显的法定效力、突出的现实效用、规范的外观样式、特定的处理程序。 4.公文格式。公文格式是由国家有关机关统一规定的公文特有的外观形式,包括公文各要素的表达要求以及在载体上的排列规范。 (二)行文规则 1.行文关系。上行为、平行文、下行文。 2.行文方式。逐级行文、多级行文、直接行文等。 3.主要行文规则。主要行文规则有根据机关之间的行文关系准确行文,选择正确的行文方式,正确选择主送机关和抄送机关,贯彻党、政分工的原则,符合联合行文的规定,制发请示与报告的规则,贯彻精简原则。 (三)文书办理程序 1.文书办理的主要内容。创制、传递、办理、办毕文件的管理。 2.文书办理工作的意义与原则。 文书办理是传播机关公务信息和实现领导意图的重要条件,是影响机关工作质量和效率的重要因素,是沟通机关之间公务联系的重要手段,是档案工作的前提条件和重要物质基础。 文书处理的基本原则:精简原则、统一原则、质量原则、时效原则、安全原则。 3.发文办理程序。拟稿、审核、签发、注发、复核、印制、登记、核发。 4.收文处理程序。签收、登记、初审、传阅、承办、催办。 (四)常用文书拟写 1.文书拟写的基本要求与基本步骤。 基本要求要把握主题,观点正确;实事求是,讲求实效;结构完整,格式规范;准确表述,简明生动。 基本步骤要求确立主题,明确目的;收集材料,调查研究;拟写提纲,安排结构;撰写初稿,征求意见;润色加工,修改定稿。 2.常用法定公文的拟写。请示、报告、通知、通报、批复、函、纪要。 3.常用事务文书拟写。事务文书是管理过程中处理日常事务时使用的文书,具有广泛的辅助性、使用的经常性、体式的灵活性、作者的多样性等特点。 |