文件办理过程中的沟通与协调

文件办理虽然是办公室人员按部就班的事务，但在具体的办理过程中常常会出现一些突发事件和例外情况。对这些新情况、新问题就需要妥当、快速应对，保证内外沟通的及时准确，体现协调的艺术性。近年来，随着企业管理水平的不断提升，在学习、交流和实践中，我们总结了一些文件办理方面的经验教训，值得反思并改进。

     一、掌握送批文件的灵活性

（一）针对送批文件的多样性，要灵活处理。文件是在每天的不同时间段以不同形式接收的，有信件形式、传真形式、邮件形式、电话形式等。在收到各类文件时，要对文件做初步浏览，掌握急件、平件，对于急件，应随到随办；对于平件，基本在11 点左右和下午3 点左右一同办理送批。急件是装在封面标注急件的文件夹内，平件装于普通文件夹内。对于密级文件，要注意登记签收手续，避免因文件多而发生遗失，造成延误工作和失泄密事件的发生。文件送到领导办公室，应口头提醒内有急件，如领导临时出门，应电话告知领导文件情况。

（二）如果领导出差在外时，对于急件必须电话请示。比如近两天的会议通知，我们在掌握领导去向时，采用电话或短信进行请示。首先，在考虑到不打扰领导公务或休息的时间时，采取电话方式请示领导。如果知道领导在开会时，我们采用编写短信形式请示或汇报。其次，在请示时，要口齿清晰，抓住重点，言简意赅，不可长篇累述。比如，请示会议通知时，在讲清楚会议时间、地点外，更主要的是讲清楚会议的内容和对参会人员的要求，这样才能使领导尽快作出批示。最后，应将领导的口头批示意见准确地记录下来，按照批示意见及时送转文件，领导回来后，应将该文件再送转领导阅知，因为口头汇报与看文件有时因关注点不同，会产生不同的理解，本着对工作负责的态度，应再次呈送领导阅知。

（三）领导忙于事务或接待客人时的急件处理。因文件紧急，我们应礼貌敲门，将文件送到领导手中，告知内有急件，切忌因文件紧急而鲁莽打扰。还需留意的一点是，有些文件内容复杂，在做初步浏览后，对一些重点内容和涉及我厂的部分做出标记，方便领导能快速掌握文件内容。

     二、业务联系需及时，沟通信息要准确

在文件的往来活动中，有通知、请示、报告等文种，针对文件的要求，有需要报送总结材料的、有需要请示批复的、有需要商洽业务交流的、有需要确定参会人员并提前报送回执的等等。

首先，对于需要公司领导参加的会议，在领导批示后送公司办主任知悉，文员就应在要求时限内报送回执，传真报送发送成功后，应与文件联系人电话确认是否收到、字迹是否清晰等；电话报送回执，按要求清楚讲明参会人员姓名、职务、性别等信息后，要记录电话时间及接话人员信息，以备查考。对于其他人员参会的信息回执，本着服务原则，公司办也应督促报送或协同办理。对于公司领导带队的业务走访，办公室与陪同部门拟制业务走访函，发至走访单位并与接洽人员取得联系。

其次，参会时间确定后，办公室人员应提前告知公务派车人员领导出行的时间、地点等信息，做好派车准备。对于不是即刻就开的会议，也要做好会前提醒服务工作。例如，在开会的前一天，可将开会时间、会议地点、会议要求等以短信形式发至领导手机。最后，对于需要相关部门受理的事务，文书要做好督办催办工作，及时提醒，掌握文件办理情况。

    三、提高对文件重要程度的辨识力

办理一份文件的最后程序应该是办理结果的汇报了。在这一环节上，是文员较难掌握和容易遗漏之处。比如，对于文件重要程度把握不到位，该汇报的没汇报，无汇报必要的却占用领导的时间作汇报。而且，每天处理的文件比较多，每份文件都去跟踪汇报又不切实际。这对文书提出了更高的要求。

首先，办公室人员在办理文件的同时，应掌握每份文件的大致内容，明晰公司经营中的业务分工、发展状况，经营理念等。关注这些，是为了更好地把握文件的重要度，做到有的放矢。

其次，对于重要文件在送办前，建立信息记录，将文件的办理要求、办理时限、送办部门等信息做一记录，随时查看，随时催办、督办。并将办理结果汇总后可按周为时间段给领导作集中汇报。

办文工作是企业对外沟通交流的窗口，是对内上报下传的纽带。办理文件从收文登记、分发送批、转送办理到收回归档的流程中有严格的程序，但在讲究程序化的同时也要有一定的灵活性和创新性。能够将一些新情况、新问题做出妥当、快速的处理，这也是对办公室人员智慧和能力的考验。

（作者：陕西凌云电器集团有限公司武倩）