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mso-font-kerning:0pt">2012 3 y3 x0 d& O: X3 v
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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0 m4 P; {* K) j5 a7 e% s7 Q" _ tfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容4 |5 I5 i/ n- F+ W
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : g, F7 v& E+ d4 z/ m( I: m
: ?+ r* G5 |. R. t) T2 ]: S; }+ x/ w1 F7 Zmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。# W. y* {% P8 {( w
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 E8 v0 m" K( N( R
& p0 M- ^/ _) e- @& H! Y9 p0 \, C' c9 a1 k- Q
mso-font-kerning:0pt">1. 2 M! R, Y- p! H3 Q) G% S宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。 9 v2 K @" v! L% [2 H( w
( O* B J5 U7 Y6 O% f, Y+ c; x8 h7 r3 {0 w. M/ o; hmso-font-kerning:0pt">2. * C0 }9 R/ l( W, {* M宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。7 A3 [" N$ K) j& Y8 V" t) i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : [1 n8 D1 E$ v) Z( ~; V. z
; {8 {9 u; l/ z9 L% Q- [. {) I- l6 @& [) x8 G$ |mso-font-kerning:0pt">1. % v0 g# R7 F# h! Z' |
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 5 E; @8 B8 G1 h( n
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( q! c+ l5 s* O1 b) R" e2 {- T
mso-font-kerning:0pt">2. - y; K5 L! u6 F* q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。
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mso-font-kerning:0pt">3. ' L# L: y7 C M8 n
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
6 X4 ^' C2 o7 A$ U( {color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。 u9 q) y% d, y0 `- I( m7 Ymso-font-kerning:0pt">
" j+ F j! S7 [2 K }) c" q* p! P8 j1 n
9 ~1 a0 l( B8 L8 e1 jmso-font-kerning:0pt">1. 3 z5 N2 T/ s" G: O! e; @, q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。 * {" i; S0 `' i3 o/ s% R
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mso-font-kerning:0pt">2. 8 ]! q2 N7 t; q! S. R. {
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。 2 _3 I' X, `# `: ~$ g" ]# M& w J
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mso-font-kerning:0pt">3. ! a' R' e: ]: r9 V. F宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。 $ M% D5 _/ c4 B( d( N* b1 M3 [3 [% b
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( O: B; j2 {. G. ]5 v1 a3 L
mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。# N) O2 W% a, k. G9 Q. t0 L" gcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 0 t! u3 {! r6 u) p
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mso-font-kerning:0pt">1. 8 N' p- d. W. R0 ?3 K
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 , M* j7 V$ j7 ?/ ?% r
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mso-font-kerning:0pt">2. % g) c3 }7 e. C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
: p7 @; W% U( g+ W* x- e9 u/ F+ T& g: y( C7 w: K
3 B4 Y m- ~# |7 u6 K# fmso-font-kerning:0pt">3. & K/ D) _) V3 x+ [$ [' e
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 * x9 b7 s. |, d# j
, _7 M7 |! G) G) s8 D5 \; x* I `; B6 p. y2 f: O5 Gmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。& m# d& ^6 a# _$ N# B' Ecolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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3 P: s, j2 i3 [& C/ |+ d) }mso-font-kerning:0pt"> 6 _& u( ~" c" Z" W" Z宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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$ C; v) m# Q" @- o* T* F$ `' C5 v6 [% a( `$ o1 z# |font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考& z, s+ Q+ C o: \+ T: L+ V
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> & g/ W4 L! \. j; J) J. T. Y
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:4 U) ?6 B: {* f1 R' P: v
0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 3 O" w5 [7 s) `* I5 U( q
2 b! \/ _% f: V0 h, d5 `0 `8 Y$ G- c# @# Ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: R9 G$ r4 w$ |" A
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 6 R! f8 `# Y) N2 m8 Ncolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:7 m/ c6 B0 {' D! D1 [. j
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