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mso-font-kerning:0pt">2012 6 Y G, J0 X H$ Dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。 5 l+ W u, w2 I9 {5 Y8 g
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. Y. W, S# u7 J1 G9 c' L1 z5 o7 Ofont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容$ F0 J' v/ D; k& b' p3 p+ x1 i
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> . {. {( }) E8 R) H
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。9 z. X, I. x# r' u
color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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2 O/ e& d2 J# p1 t/ A- M8 X8 h0 f, I2 N% @, x5 [" ?mso-font-kerning:0pt">1. 5 X: B; d! z& d+ D. \- ?0 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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8 T: n. h ]4 h2 z4 k% \* z$ e( t9 l4 B: Imso-font-kerning:0pt">2. 4 D: ~$ C$ a- X% R) \, B# [% m" I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。) N! g5 a+ v) S: L0 j- y& a, dcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ' L6 b: P( X; r' G i) D
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' k6 O" p# R, f3 \: f) Lmso-font-kerning:0pt">1. & _& d# l {( y1 y宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。 : \, V' J( p( ?0 M* K$ D" p
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mso-font-kerning:0pt">2. 9 t' u: O4 l) k* A宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 $ A) o9 j h" @1 K7 U, Z! z x
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mso-font-kerning:0pt">3. 5 A" k" q, {6 v" _
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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9 [: {6 s6 `4 z2 g" M0 I' [ {6 i: R" `* Vfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;, v' T6 g3 c' H# Q; X+ m
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。9 P* y6 J% {1 j# `3 j& Q( Q) ymso-font-kerning:0pt">
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mso-font-kerning:0pt">1. # z2 H7 q! z$ i7 U$ z, N宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. 3 s2 X" Y# P- ]6 f
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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. w% ^( V$ E" j7 y/ ?" kmso-font-kerning:0pt">3. : `3 J/ Y0 t' V h2 g- [& P5 {$ C宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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0 T( P ]/ k! w: Jmso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。' y8 p/ @) j# }
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 6 ~% c$ J2 N4 a: ]8 }8 Q' f
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mso-font-kerning:0pt">1. 5 ]% ?8 ?4 A, J宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。
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mso-font-kerning:0pt">2. 1 R, C, o7 b7 E$ B; a4 L4 u; b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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3 q t d9 G1 \ E3 }mso-font-kerning:0pt">3. 7 R }: X6 J! U4 y" c }( b宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。
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$ G3 ^3 s J' \( M0 S$ Umso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。3 V6 u) A+ q3 V$ f. h s2 Z7 vcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> ! p0 {. a, l1 }, e# i
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font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考/ D! E0 A" c0 g$ r" }- ^color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> * D" Q2 @( x$ p
+ o: o* F8 Z$ \+ v% T7 g1 E5 A J# } Y4 ^! S12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
, U; V N! I: Q0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 . X! n/ H! p8 A
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color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:1 n+ g$ n+ s# h4 ~; E$ V
AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 ( e- {/ p# E7 R
color:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:4 R, p8 X# k; @- w* H5 ?1 e
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