办公室巧妙使用Word制作标准格式------公文模板操作实例

( n( x8 b9 ~2 B' E7 [mso-font-kerning:0pt">2012 7 S6 E3 Z" u; `7 Z& [& q& }5 Zfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。

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: ~. V5 T$ o! |( V7 {) E, ]/ m font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">     一、具体操作流程及内容2 _9 m" v! S2 p0 I6 `2 D color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 v- X' ~( ?9 @8 \/ b1 ^' ~+ [mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。: N) T: Q$ H" o5 \ b) K0 Scolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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8 u$ ^, X% w. ^+ _+ v% Q" a( R6 E9 q mso-font-kerning:0pt">1. 9 n) r; n# o" r/ q; a1 |5 t 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

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0 ?+ R7 r+ l' C2 Wmso-font-kerning:0pt">2. ! t+ M4 [+ v0 \" v# d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。

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" v }) t {4 p, Omso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。# D/ f, [' a5 ~color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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1 T% c' N! J- q6 | _$ Pmso-font-kerning:0pt">1. 4 Q0 \$ |3 A+ X. Y) k' E 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。

3 d) ?" d) B8 z; y8 n! p6 emso-font-kerning:0pt">2. + p) T4 s8 D& i9 o宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。

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* h$ h5 H% a/ F* amso-font-kerning:0pt">3. 5 g- I' s! F% v/ m! f 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。

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; e) _+ Y% H2 S+ Yfont-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体; , x- A+ C6 k% y2 Q. ]1 ?9 @color:#353535;mso-font-kerning:0pt">   （三）确定并标识发文字号。3 k+ ~3 s, I9 z5 D8 w+ n! O U3 jmso-font-kerning:0pt">

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: B8 c I3 l4 G# \7 F' X! Smso-font-kerning:0pt">1. ! J; @9 Q% `" S0 z% H宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。

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- p" Z7 g* Q4 Jmso-font-kerning:0pt">2. 7 R" k7 x9 Z3 U. k% |) R n! |1 f: C 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。

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3 i2 Z# I5 m( g mso-font-kerning:0pt">3. : ~ }) Y* G6 ~9 T7 @宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。

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_3 w( D L' _& D mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。% H) Y5 A1 q" U; P color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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6 m% D$ U8 n. o) ~3 N" ?mso-font-kerning:0pt">1. $ _4 i1 t7 K9 U5 H Q k 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。

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1 ^7 J7 Q( j: ^: \" u mso-font-kerning:0pt">2. 0 w7 J* s2 B9 S! f- Q 宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。

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$ U ~& J+ J- N5 T2 jmso-font-kerning:0pt">3. + I) m& s# S: w0 d宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。

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/ l5 D/ u# P5 l0 @mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。5 z7 {, G' ]& L3 q. c( Y9 }5 O color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

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: @ M, |6 F- u, K( [( z$ U font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">    二、公文制作规范思考3 D5 B5 V6 _. {" W) p( S$ } color:#353535;mso-font-kerning:0pt">

$ l4 n A/ z+ g# g2 C, W ( t( u" f* G7 s6 U. t$ K" o

- m+ |1 J; p& R12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning: ; D9 H3 c% z0 G6 X$ w* h, b& M0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

- L ?3 H5 O+ X! V9 S$ H& R# e% Q: c8 b4 c0 Ucolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 3 G5 Q8 z* z+ n7 C/ u4 c: Ecolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language: + n" M' Y* l1 B/ ]AR-SA">）

一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。

谢谢楼主，学习中，这是好东西！

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用

三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用