运用会议的艺术

会议是一种有组织、有领导、以集体议事的形式来商议或解决预定事项的行为过程，也是开展领导工作、实施领导的一种重要方法和手段。会议开得成功与否，不但影响到会议效果，影响工作进程，而且影响领导的威信。因此，掌握好运用会议的艺术，对于实施领导活动、实现工作目标，具有十分重要的作用。

运用会议艺术，需要了解和掌握下列问题：

（一）会议的类型

在实际工作中，会议的形式是多种多样的。从组织形式看，有定期召开的经常性会议，有不定期召开的临时性会议；从会议的性质看，有告知型的会议，有执行型的会议，有建议型的会议；从会议的内容看，有研究工作会议，部署工作会议，协调工作会议，汇报工作会议，学习研讨会议，咨询论证会议，经验交流会议，座谈讨论会议，等等；从会议的规模看，有大型会议，中型会议，小型会议，等等。以上分类只是相对的，而且不可能列举穷尽。

（二）会议的基本程序

就一般会议而言，主要有以下基本操作程序：

1．宣布会议开始

会议主持人宣布会议开始，并作简单的开场白或开幕词。开场白或开幕词应开宗明义，简明扼要，用最精炼的语言，向与会者讲明为什么开这次会议，会议的主要任务是什么、主要解决什么问题、会议的议程有哪些、出席会议的人员有哪些，这样可以使与会者有一个总体了解，从而便于领会和把握会议精神，为会议报告或研究问题做好铺垫。

2．讨论、研究议题

讨论、研究议题是会议的实质性阶段。上级精神的传达、工作的研究部署、一系列问题的协调解决、提出各项工作要求，都将在这个阶段中完成。因此，领导者应当严密控制会议进程，注意会议进行中出现的新情况、新问题，调动与会人员的情绪。

3．会议总结

会议总结是在会议即将结束时，把会议讨论研究了哪些问题，交流了哪些经验，形成了哪些共识，制定了哪些措施或文件，取得了哪些成果，对会后如何贯彻落实会议精神等，进行高度的概括和归纳，向与会人员报告。

4．宣布闭幕

会议结束时，有的由主持人直接宣布闭幕；有的还要在作了专门的、或简短的闭幕词后才宣布闭幕。

（三）召开会议的基本规则

由于会议的类型不同，研究的内容不同，主持人的角色也有所不同，该说什么话，该做什么事，没有统一的模式可供选择，需要领导者根据具体情况灵活掌握。在具体实践中，下列一些基本规律和规则可供遵循和借鉴。

1．明确会议议题，做好充分准备

开会的目的是要解决一定的问题。无论开那种会议，都离不开明确会议的议题和做好会议准备。会议的主题越明确，准备得越充分，会议的效果就越好。

如何做好会议准备？

（1）明确会议的目的和议题

即明确为什么要召开这次会议，这次会议重点解决什么问题，希望达到什么效果。

召开会议，在一般情况下，只应该有一个议题（或叫中心议题），不可以同时有许多议题。即使一个会议，要研究解决两个以上的问题，也要分清主次，做出有机的顺序安排，先集中力量解决主要问题，然后再解决第二、第三个一般性的问题。如果同时提出多种议题，就会造成与会者思绪紊乱，无所适从，或者会出现各自只对自己有兴趣的问题表达意见，其他问题避而不谈，结果是意见杂乱无章，认识难予统一，无法做出明确的结论，影响会议效果。

（2）做好调查研究和资料准备

有些会议，会前要搞好调查研究，摸清摸准实际情况，找准问题症结，做到心中有数。有些会议，要印发文件供与会者讨论和提意见。有些会议，要印发资料供与会者学习讨论。因此，会前要做好起草文件和印制资料的工作。

（3）明确会议的程序

即会议召开之前，要明确会议怎么开，有几项议程，先干什么，后干什么，大约需要多长时间，做到心中有数。

（4）拟定主持稿或讲话提纲

在明确会议的目的、任务和程序后，还要想好说些什么，怎么说。会议主持人最好在会议之前拟定一个主持稿或讲话提纲，把主要内容和重点句子列出来，到对根据情况现场发挥。

（5）对会议可能出现的问题，要有预见性并做好对策的准备。

2．明确会议宗旨，突出会议议题

会议主持人在会议一开始，就应当讲明本次有哪些议题，怎样开法，有哪些要求，与会者要承担什么任务等。其中，哪一项应由与会者在会上做出决定；哪一项只需听一听与会者的意见，以便进一步补充；哪一项只是告知性地打打招呼，介绍一下情况，暂不讨论；哪一项必须与上级保持一致，只需要与会者研究怎么协调行动等等；会议主持者都应当一项一项讲清楚，让与会者充分了解会议的目的、内容、任务和要求。同时，会议主持者还应做到层次清晰，逻辑严密，表达准确，中心突出。切不可主次不分，轻重不分，内容庞杂，使听者不知所云，无所适从。

3．端正文风会风，提高会议效率

领导主持会议，要讲话，要做报告，要引导会议，既有文风问题，也有会风问题。领导一定要严肃地对待文风和会风问题，从我做起，带头端正文风会风。

端正文风会风的要求主要有如下几点：

（1）坚持实事求是，敢讲真话和实话。即既要报喜，也要报忧；既不夸大成绩，也不掩饰缺点和失误。

（2）坚持节约原则，提高会议效率。这里所讲的“节约”，不仅包括人才、物力、财力的节约，而且包括时间的节约。如何贯彻节约原则，提高会议效率？具体要求有十项：第一，不开可开可不开的会。第二，不开没有明确议题的会。第三，不开有许多议题的会。第四，不开没有准备的会。第五，不开“马拉松式”的会。会议要短，时间不宜拖得太长，以60――90分钟为宜，特别是全体学生的会议。因为人的注意力在一小时内容易集中，超过九十分钟就会疲倦。第六，合理控制会议规模。会议宜小不宜大。大会人多嘈杂，小会注意力容易集中。第七，不让无关人员参加。第八，不要作离题发言。第九，不要作重复性发言。第十，不要议而不决，决而不行。