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秘书也要研究一下“周期理论”
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一位老农在肥沃的土地上，播撒下一个希望的种子，随着阳光、雨露的照射和滋润，种子开始发芽、破土、长出枝枝蔓蔓，最后开会结果，老农收获果实。第二年、第三年……周而复始、繁衍生息。 这种“生命周期”比比皆是、处处可寻，对于我们来说并不陌生。其实，如果领导是老农、机关文稿是最后的果实，那么秘书就是那块肥沃的土地。不仅是文稿有“生命周期”，领导决策、会议、接待、信访案件等都有“生命周期”，到处都包含着“周期理论”思想。秘书工作中是否有必要研究“周期理论”？有。很多人可能会问不能用过程、系统等词语来概括吗？当然可以，但本人总觉得没有用“周期理论”来概括更彻底，这样既包含单个周期，还有多个周期循环的意思，真正体现了动态性和规律性。在这里简要介绍“周期理论”的几个应用： 一、领导决策周期理论 也就是领导决策中的“周期理论”。为什么先讲领导决策？答案很简单，因为秘书职责就是服务领导！服务领导就必然要关心领导决策的全部过程，这个全部过程我们就用“领导决策周期理论”来概述。领导决策周期大概包含初步设想、前期调研、开会研究、制定决策、领导组织、执行控制等六个阶段，在管理学原理中表现为计划、组织、人员配置、领导、控制五个部分，都是相通的。可以说，全部过程都需要秘书参与，比如，将领导想法整理成思路计划、安排调研、组织会议、制定方案、督促实施等等，这些过程基本也将办文、办会、办事“三办”全部包含。所以，利用这种周期理论和循环理论有助于更深刻地理解办公室工作，在某种意义上说，这和系统思维、大局观、逻辑思维等关系极为密切。 二、机关文稿周期理论 服务领导的核心便是“以文辅政”。刚才讲了秘书在领导决策过程中要做的事情那么多，究竟有没有一个主线？个人觉得，主线就是传递信息的一系列书面文稿，所以文稿的起草过程变得尤为重要。这里，同样用“机关文稿周期理论”来概括，还是为了体现周期循环和动态性、规律性的意思。 借用画画过程，以中心意思为核心，将文稿起草过程提炼为起意、立意、构意、绘意、饰意、达意“六意”。一是起意（起源前因，错）。也就是为什么写这篇文稿，上级文件要求？领导要求？还是自己练笔。把握住中心意思的来源，也就把握住了起草这篇文稿的真实意图。这里要避免出现起因不明确、会错意等问题。二是立意（中心思想，偏）。有了意思的起源前因，就需要秘书来加工形成中心思想，使之更加具体化、系统化。这里避免出现跑偏的问题，很多时候都会出现理解了领导意图，也知道这篇文章做什么用，在实际写作过程中还是偏离了中心意思。三是构意（构思提纲，散）。勾勒出文章提纲、制定好大小标题，这就是一个谋篇布局的过程，体现出分工与协作的思想，技术操作就是将中心思想、大标题、二级标题、三级标题等模块化、逻辑化。最根本的就是：提出问题、分析问题、解决问题（是什么、为什么、怎么看、怎么办）。避免出现思路混乱、逻辑不清、结构松散等问题。四是绘意（添写模块，虚）。这就具体到细节部分了，也就是讲道理摆事实的时候了，段落层次要体现出来，标题+措施+目标、措施+事例、排比并列或递进等句式都要考虑进去。有了勾意部分做铺垫，绘意部分基本把一个模块搞定就差不多了，这里要避免把事例写虚写空了。五是饰意（修饰语言，冗）。这是最后语言上的润色、修饰，长句、短句还是长短句结合，动词、形容词是否合适等等，争取做到“删一字不舍、填一字不可”的境界。这里就是避免出现表述冗长、繁杂等问题。六是达意（投入使用，复）。有了前五步，经过领导简要修改，最后完整地表达出中心意思，形成符合起草缘由的文稿也就合情合理了。如果再被领导枪毙，真该反思自己是不是适合吃这口饭了。这里主要包含与领导沟通、修稿、定稿，听会议效果和看执行效果等，执行完了该文稿“生命”基本结束。 一般文稿起草只讲中间四部分，也就是立意、提纲、段落、语言四部分，《画清画准“小秘书”的“大思想”》一文中概括为符合政策要求、符合客观事实、符合语言规范“三个符合”要求。本文是为了更好地体现文稿的作用加入前后两部分，最终描绘出一篇文稿从起意到用完的全过程。 三、秘书成长周期理论
3 ]: v# U0 e+ W/ B* h 本文将周期理论用于领导决策、机关文稿写作、秘书队伍建设三个部分，整体上符合系统思维和逻辑思维要求，但也有一些差强人意的地方，希望共同探讨，及时批评指正！ * ^! @; x2 K9 L% B) L
笔名：远风 2014年7月 " Q0 Y% Y( n" A: J, e" i+ Y
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