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公文格式设置关键问题解决方案

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办公室业务 发表于 2014-7-17 22:55:07 | 显示全部楼层 |阅读模式 打印 上一主题 下一主题
 
公文写作培训班
      2012 年4 月16 日,中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》,随后,国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会于6 月29 日发布了GB/T9704-2012《党政机关公文格式》国家标准。笔者就新《格式》在实现过程中面临的关键问题进行了初探,试提出如下解决方案。
0 w. x5 e/ |. m; `     一、本方案前提与共识
* W0 u6 |( X1 V4 G* ^0 L2 a     (一)拟制软件。本方案使用Microsoft Word 软件为前提,文中所提“软件”或“Word软件”都指此软件。
4 O; z; D2 P- Z- g4 \) T     (二)不轻易变通。新《格式》不能涵盖公文处理工作中出现的所有问题,特殊情况下新《格式》可以适当变通,本方案建立在不轻易变通的前提下。9 n. t3 j4 I3 r( C
     (三)不面面俱到。新《格式》涵盖公文基本要素18 项,本方案依照新《格式》中顺序进行阐述,但只对关键问题提出见解,其它较易解决的问题将会略过。4 j! W. }' f9 y, T5 q: v" s
     (四)一些具体情况。一是量词定义与换算。字和行的定义见新《格式》, 也是本方案前提之一。二是撑满版心。撑满版心要求第1 行字顶格编排在左上角,最后1 行字沉底到下边缘,同时要求每页22 行,即是说每页公文由22 个3 号汉字字高加21 个行间距组成,这是公文整版构成基础,也是本方案共识。三是适用范围。公文首页各要素变化较多,在“不轻易变通”“撑满版心”等前提和共识下,针对多数适用情况,提出本方案。本方案认为多数适用情况为:通用格式(区别于公文的特定格式)、单一机关发文、标题为2 行和分步制发4 种情况。“标题为2 行”是因为新《条例》要求标题由发文机关名称、事由和文种3 部分组成,尽管新《格式》式样中“图2 公文首页版式”依然为1 行标题,但实际公文标题拟制以2 行为多数(其它行数标题需要调整发文机关标志字高或主体行距)。“分步制发”是指一般公文制作分2 步完成:第1 步设计并印制留白红头,第2 步拟制公文其它要素,并套印。四是因不同打印和复印设备等因素,本方案实现各要素设置误差一般在±1mm 内。
& @7 N1 D0 {/ E! r3 x      二、方案具体内容
  |" j! z. B" B$ f     (一)版面。为符合上白边37mm±1mm, 左白边28mm±1mm,版心尺寸为156mm×255mm 和双面印刷等要求。在实际页边距设置中应设置:页码范围多页对称页边距,上
: Y7 l' ^2 ^, E4 {3.25cm、下3.45cm、内侧2.8cm 和外侧2.6cm;同时在首行文字输入时,选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt。方可实现4个白边尺寸、版心尺寸、每行28 个字、每页22 行和双面印刷等要求,同时撑满版心。不建议通过页面设置文档网格的方式来设置每行字数和每页行数。
' ^, O. j* R$ ^3 R2 k9 P2 a& x     (二)版心中的版头。按前文设定版面后:
* Z* a2 x# W; T& ^2 K& b: e3 Z      1. 设计留白红头。共需2 行即可完成设计留白红头:第1 行为发文机关标志,第2 行为版头中的分隔线。(1) 发文机关标志。新《格式》未明确发文机关标志字号大小,“国务院文件”五个字是22mm×15mm,22mm 高约为62pt 大小的汉字,正文标题字号为2号小标宋,即22pt 大小的汉字,故发文机关标志应以62pt 为高限、22pt为低限。发文机关标志结合其它因素推荐字体格式设置为:方正小标宋简体、53pt、颜色红色、缩放自定义(根据发文机关名称长短)、位置降低26pt;段落格式设置为:对齐方式居中、行距固定值163pt,实现发文机关标志上边缘至版心上边缘距离为35mm。(2)版头中的分隔线。版头中的分隔线的垂直位置理解为:发文机关标志下空2行(约59.2pt)、发文字号3 号仿宋_GB2312 字高(约15.8pt) 再加4mm(约11.3pt),以上相加为86.3pt;此分隔线推荐使用边框和底纹格式实现。结合上述因素推荐设置如下:字体格式不用设置;段落格式中行距固定值86pt;边框和底纹格式中线型默认实线、颜色红色、宽度1.5pt、应用于段落、预览选下边线。' x: ?' X2 R5 \: ?
      2. 设计套印文字(版头部分)。各要素位置设置:份号在第1 行、密级和保密期限在第2 行、紧急程度在第3行,这3个要素均应顶格编排,若缺某个要素,则后面的要素要顶上去,即各要素之前都不留空行;若3 个要素都没有,则前3 行全为空行。但发文字号和签发人(上行文)始终在第8 行。各要素字体、字号和缩进量等参见新《格式》规定,本文略过。
2 w3 p, q  p3 l2 Y2 e+ ~' R      (三)版心中的主体。按前文设定“版面”和“版头”后:4 [/ b! R" }7 _" m0 m+ L6 k
      1. 标题。发文字号和签发人(上行文)在第8 行,第9 行专为行距调节行,第10、11行为标题行。第10 行标题行的垂直位置取决于第9 行行距和第9、10 行行间距的数值。那么标题“编排于红色分隔线下空二行位置”处理方法为:设置第9 行行距固定值58.3pt(包含发文字号下4mm 距离、红色分隔线0.5mm 高、红色分隔线下2 行行距减去7/8 个3 号汉字字高);设置第10 行行距固定值35.8pt(包含第9、10行行间距即7/8 个3 号汉字字高,标题2 号汉字字高),即可解决。标题推荐字体设置:方正小标宋简体、二号、位置降低3pt;段落格式设置:对齐方式居中、行距固定值35.8pt。第11 行标题直接回行即可,回行和其他注意事项参见新《格式》规定。- n7 O  U* ]! X- Y% u% [5 R
      2. 主送机关。新《格式》要求主送机关编排于标题下“空一行”的位置。这个“空一行”是容易产生歧义的,“空一行”按标准应该是29.6pt,若在标题后简单的回车2 次所空的“一行”的距离实质上是49.6pt,完全不符合标准。在标题后回车2 次所产生的2 行应依照以下参数设置:第1 行(即“空一行”所指行)段落格式行距固定值15.8pt,第2 行(即主送机关首行)选中并设置字体格式为:仿宋_GB2312、三号、字符间距紧缩0.15pt、位置降低3pt;设置段落格式为:对齐方式两端对齐、行距固定值29.6pt(即与版面设置相同)。' }  t0 P% U- g+ n
      3. 正文。公文首页必须显示正文——这是原则,新《格式》规定准确详细。需要注意的是正文中的横排表格的表头方向和页码位置。
) u0 R% ?, M+ O8 L      4. 附件说明。新《格式》要求附件说明编排于正文下“空一行”的位置。这个“空一行”和主送机关中的“空一行”意义相同,也是空29.6pt,不能简单回车2 次。设置方法也与主送机关中的“空一行”相同,其它格式按新《格式》规定。
7 @6 ^4 m) `. `      5. 发文机关署名、成文日期、印章、附注和附件。新《格式》阐述非常细致和准确,实现相对容易,本方案不再赘述。; p/ G6 l' o  j- |" H0 c3 Q. Y
(四)版心中的版记。版记中的主送机关(特殊情况)、抄送机关、印发机关和印发日期等要素设置按新《格式》规定实现不难,本方案着重介绍版记中的分隔线的设置。经笔者反复比较多种设置方法,比如边框和底纹法、Shift+7 回车法、绘图法等方法,发现都难实现“末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合”这个要求,笔者建议版记设计使用表格法最便捷、最准确。
9 H4 E4 V0 C! F5 k% \' _具体操作如下:在公文最后的偶数页上插入1 个1 列2 行表格(以最常见的包含抄送机关、印发机关和印发日期为例),“自动调整”操作选择“根据内容调整表格”;然后打开该表格的“表格属性”并设置如下:表格栏尺寸指定宽度15.6cm、对齐方式居中、文字环绕选环绕、定位(垂直底端)、边框和底纹(宽度3/4pt 实线赋予表格中线,1pt 实线赋予表格上下两条边线,取消左、右2 条竖线)、选项(默认单元格边距上下0cm,左右0.49cm);全选表格设置字体格式:仿宋_GB2312、四号、字符间距位置提升3pt,段落格式行距单倍行距(也可根据版记内容调整字符位置量和行距);表格第1 行编入抄送机关,表格第2 行编入印发机关和印发时间。左右缩进量已通过单元格边距设定。
9 N3 l% o/ x2 S* J版记设置还需注意的是版记置于公文最后一页(附件分开装订的除外), 在公文双面印刷的要求下,版记一定要放在最后的偶数页上;A3 纸型的公文,版记一定要放在最后的4 的整数倍页上。因此,在版记前可能会出现空白页。- L7 d3 m. Q! R! }% b: u' V1 A
      (五)版心外的页码。插入页码看似简单,但新《格式》关于一字线、7mm 距离、左右各空一字、空白页不编排页码以及横排表格设置页码等要求却不容易准确实现。
( T; P# W. |6 _       1. 一字线、7mm 距离、左右各空一字实现方法。在公文起草的任何阶段都可以插入页码,页码对齐方式选外侧,并开始具体设置:在页面设置版式中设置页脚2.73cm;选中页脚中页码,字体设置为宋体四号,在页码的前后分别插入特殊字符“长划线”,并在数字和长划线间各插入1 个半角空格;右键设置页码图文框格式选尺寸宽度固定值2.72cm、高度固定值0.63cm,页码段落格式对齐方式居中。4 J4 ~8 p- V) R6 I$ m* _
上述设置介绍了一字线出处;7mm 距离是建立在前文版面设置和2.73cm 页脚设置的基础之上;左右各“空一字”是根据四号汉字的宽度,通过调整图文框尺寸和居中来实现。
5 W! T5 L" t. b' B
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% B" T5 w) E; x6 i% X, C      一体编排无需分步制发的公文首页格式、发文机关标志其它大小字号、文件标题多行、联合行文和特定格式等设置触类旁通,问题关键还在精确实现撑满版心上。
$ C- A4 U- B1 K( L! s5 X; g      (作者系中国民用航空飞行学院巫兴刚)
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