协调是组织系统的伴生物,是指两个以上的个人、部门或单位,经过协商、沟通,使各种关系融洽和谐,工作相互协作配合,利益相互补偿的过程和形态。就办公室工作而言,协调是指其在职责范围内,调整与改善组织之间,工作与利益主体之间,人与人之间的关系,促使各项活动走向同步化,和谐化,以实现共同目标的过程。
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9 L* d8 n9 w1 Y+ q4 W& s, S; ^& v 一、办公室协调工作的内容; m% S. [0 g, h* P1 s& C( z Q
# k1 \3 P9 @/ ~# }2 ] 在改革开放日益深化、经济形式、生活方式与利益主体多元化的形势下,各种矛盾交织在一起,协调的重要性日益突出。办公室作为组织内部联系上下、沟通内外、协调左右的纽带和桥梁,建立良好的协作关系,与各方面和谐相处,不仅有助于化解各种矛盾的不协调状态,也有助于优化组织生存和发展环境,提高工作效率,从而更好地发挥办公室的工作职能。归纳起来,办公室经常要面对并需要协调的,主要是与组织内部领导之间的关系,与机关各部门之间的关系,与组织外部之间的关系。
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6 a& j$ {, t: ]' g2 [ 一是协调处理好与领导的关系。办公室是直接为领导服务的,协调好与领导的关系是办公室协调工作中最重要的内容。在这方面,要把握工作技巧,切实因人而异,认真了解领导的性格特点与工作习惯,学会适应不同的工作方法与领导方式,注重维护领导的权威,发挥参谋助手作用。同时还要摆正自身位置,不抢线越位,遵守职业操守和职业纪律,遇事及时请示汇报,做好领导的配角不可擅作主张。要积极主动为领导分忧,切实做好办公室信息收集、督查督办等各项政务性工作,为领导的决策提供有力的科学依据,以工作的实效性来发挥办公室的职能作用。' C# h1 l8 N1 K' S. ^
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二是协调处理好与组织内部的关系。办公室工作繁杂,且时效性强,起草文稿、行政管理、处理文件、筹办会议等各项工作都需要组织各部门的配合与支持。因此处理好组织内部各部门之间的关系,建立一个良好的工作关系和人际关系,有利于调动每一个成员的积极性、创造性,也有利于提高工作质量和效率。在处理与组织各部门之间的关系时,要坚持低调内敛,谦虚待人,把握好说话办事的分寸,切不可以领导部门自居,要放下架子,端正态度,真诚公正地协调工作问题,从而达到沟通协调的目的。
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三是协调处理好与组织外部的关系。在各种资讯日益发达的今天,沟通处理好与组织外部的关系,成为办公室日益重要的一项职责。在这方面,主要是积极协调好与政府部门的关系,熟悉政府部门的职责范围,主动加强联系沟通,为组织发展创造良好的发展环境。要积极组织协调好与同行业部门之间的关系,加强横向联系,增进行业了解,提高组织的影响力。要积极协调好与新闻媒体之间的关系,办公室要经常向相关的新闻媒体提供有价值的素材,并认真倾听媒体的批评,建立相应的应急机制,为组织发展创造良好的舆论环境。2 K+ U \% f L
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二、办公室协调工作的主要方式
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沟通协调工作是办公室的一项重要职能,在实际工作中,要注重方式方法,主要有以下几种方式:2 b; ]) {: `1 j) N9 C! y4 ]5 M% O; d
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7 \5 y1 X( _4 T* M, H) U" m' Q1 d2 L 协调工作是办公室为组织运行减少差异、解决矛盾、融洽感情、促进工作的一项重要内容。办公室要建立科学有序、高效运转的协调工作机制,及时排除工作运行中的不和谐现象,确保组织内部步调一致,实现组织既定目标。(作者:天津滨海新区大港油田[size=12.307692527770996px]张新卓) |