②文秘基本功之会议通知

文秘基本功之会议通知

（北纬30度）

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       会议通知是办会的重要环节，也是我们日常工作之中经常要做的一件小事，那么为什么要把这件小事单列成文呢？因为这件小事决定着会议组织的效果，还可以反映出通知者的综合素质，因此还是决定总结一下，希望能为初入秘坛的朋友们带来一些启示。

     一、会议通知前要搞清楚哪些事？

    新人初到机关工作，初来乍到，大多情况下都是从打扫卫生，扫地烧水这些事情做起的，真正接触到实际工作可能就是从通知会议和写信息、简报之类的小豆腐块开始的，这是机关工作最平常、最繁杂的事项，但是也是锻炼一个人熟悉适应工作环境，融入组织的良好开端，因此做好会议通知工作事关个人形象，一定要谨慎细心。在会议正式通知前，一定要熟知会议概况，主要包括时间、地点、主题（研究解决的事项）、议程（会议按照什么程序或者步骤进行）、出席领导、参会范围以及对参会单位的要求，因为被通知单位很有可能会反问你很多问题，如果你答不上来，或者遇到问题就问领导，只能给人留下不操心、不仔细的坏印象。

  

   二、如何做好会议通知？

     会议通知的基本要求是做到礼貌、简介、准确，切忌啰嗦、拖拉及情况不清。常规情况，您好，我是XX单位，有个会议通知请记录。明天上午8:30在市政府X楼会议室召开2014年重点项目交办会；出席会议的市领导有：xxx；请你单位分管领导参加，并准备书面汇报材料30份，做好汇报准备；8:20以前入场完毕。通知结束后，一定要询问被通知单位接电话同志的姓名，便于跟踪询问（这是新手容易忽视的地方）。休息日、节假日通知会议，除了按照上述要求外，在正式通知之前，还要的表示歉意。大型会议的通知，一般采取分组分层次通知的办法，党委口的党委办负责，政府口的政府办负责，其他的企事业单位由活动组织方负责，这样做的好处是能够节省时间，提高工作效率，分组通知后，一定要有人负责汇总反馈情况。领导的通知，规格较高的领导由党委办负责通知，局级领导可以直接通知（一般通知其单位办公室由办公室负责），如果情况特殊需要直接通知领导本人的可以打电话通知，领导没有接电话可以发信息通知。

    三、其他需要注意的问题

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会议是一个系统性的工程，从会议方案、会务筹备、会议召开、善后工作、安排落实等各环节都有大量的工作，各种细节要注意。2013年，我就想对这个庞大的工程进行肢解，分门别类逐部分进行总结，可惜有想法，没有行动，今天是30度圆了我一个想法，对兄弟的行为表示敬佩，也希望看到全部接下来的一系列介绍，到时我就借用，在这个基础上，调整调整。

会议通知，我补充4点：1、打电话的时候，介绍要具体到我是XX单位XX人，会存在有些单位接到会议有，还要再打电话要核实会议情况的，如果不说的自己是XX，会存在到处打电话问的情况。2、会议通知有通过党政网发出去的，要注意有的单位用不起党政网，这个时候要电话通知这些单位，同时要注意和发会议同志对接，查看收会议通知情况，适时催收没有及时收文的单位；3、通知参会人员（县级部门为例），如果要求一把手参会，要注意有副县级单位，是请分管领导来参加，否则宣传部长、组织部长过来了，这些领导一般要做主席台、摆名字的，过来没看到自己的桌牌，会生气，后果很严重的哦；4、会议通知一般，一般对口通知，办公室通知办公室，如果出现特殊情况，办公室电话不通、办公室主任电话也不通，也联系不上办公室他人或者事情十分火急的情况下，是可以直接通知参会人员的，说会议之前，先表示歉意，说明情况。

老猫今天的老秘杂记26也提到会议通知的失败案例，还是北纬的文章写得详尽。石子云的回复也花了心思，顶起。
补充一个老猫当年的例子：
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某次电话通知次日常委会。给某部长打电话时，只说了明天上午召开常委会，却漏了具体时间。部长以为是预通知，也没细问。结果第二天开会时间到了，才发现某部长未到会。紧急通知后，赶到会场，某部长被书记批，解释说：办公室未通知具体时间，一直在办公室等着。那次老猫被书记当场批惨了。

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通知会议也是一种学问，见过各种奇葩的，被通知人会出现各种奇葩的理由，但是，只要是没按时参加会的，首先责任在通知方。没有理由

会议确实一个是既有固定性，又有灵活性。

看似简单的会议通知蕴藏大文章，细节决定成败！

还有就是帮助别人通知会议，要处理好，否则猫抓糍粑，拖不到爪爪的。

很实用，学习了，谢谢分享！

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