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公文的种类虽然不同，但在写作语言的原则、方法上，却有一些共同的要求。 一要准确。公文的语言是表述事实和观点的，强调逻辑思维，要求语言具有准确性。作者一落笔，就必须考虑这样表述对不对，准确不准确。比如说某项工作“已经打开了新的局面”“取得了很大成绩”……这些都是“估价”。写这句话时，就要考虑这样“估价”准确不准确，依据是不是充分，评估是不是科学。又如，个别、极个别，少数、极少数，有些、不少、多数、大多数、绝大多数等等，是表示数量的；彻底、不彻底、很不彻底、极不彻底，已经、初步、阶段性，很好、非常好，十分高兴、万分激动，都是表示程度的，这些用语都是有分寸的，落笔时必须考虑怎么写符合实际情况，不可有随意性。同时，还要注意标点符号的使用，否则也会影响准确地反映实际或原意。同样一段话，标点用错了，意思就会错。 二要明了。这是公文语言最基本的要求和最大的特点。大部分公文不是向上级报告什么，就是要下级去做什么。上报情况如果写不明白，至少是等于白报，甚至造成严重后果；要下级做什么写不明白，不是无用，就是造成失误。因此，文件起草后，作者要以一个普通读者的心态，审慎地阅读，认真地思考：全文以至每一部分和段落，这样表述明白不明白？是否会作别的理解？会不会造成误会？等等。随读、随想、随改——要养成这样一种严谨的好文风。公文要写得明白，但同时又要防止片面。强调某个问题或某个方面，这是完全应该的，但要注意辩证地分析问题，恰如其分地科学地论述观点，防止把观点强调到不适当的程度，这样才能做到真明白。 三要简练。在表述准确、明白的前提下，公文写作用字越少越好，语言越简练越好。要做到简练，就不要在文中写与主题无关的话。一句能说清的，就不要写两句，可说可不说的话，尽量别写，基本没用的词、字就不要写。比如，“认真进行学习”“坚决进行打击”，把其中的“进行”两字去掉，同样明白、准确。再比如，为工会起草一个开会的通知：“各县、市总工会：定于9月8日，召开各县、市总工会主席会议。报到时间：9月7日。报到地点：地区工会招待所。”这个通知43个字，应该说写得明白、准确，没什么问题，但是，如果改成这样：“各县、市总工会：9月8日召开各县、市工会主席会议，请7日到地区工会招待所报到。”这是34个字，比改前少了9个字，同样明白、准确，何乐而不为呢？ 四要注意口吻。还有一点要注意的，是公文语言的口吻或口气。对上对下的公文，用语是有分寸的，不能没上没下，没大没小。比如，有些县委写给上级市委的报告中，往往有这类的话：我们县委书记亲自深入到××村，对××问题，认真地进行了调查研究。这些“亲自”“深入”之类的话，就不像是下级对上级说的话，很可能是县委办公室起草公文的同志，以自己对县委书记的口吻，而不是以县委的口气写给上级的话。这类话给人以自我赞扬的感觉，不应该这样写。这样的公文就应该直截了当地写县委书记到什么村，对什么问题作了调查研究，这样口吻就对了，也简练了。再如为领导写讲话稿，起草者虽然不是领导本人，但必须以领导人的口吻来写，才符合讲话人的身份。 五要通俗易懂。公文语言还要注意通俗易懂，尽量不写过长的句子，以便读者好读、好理解。不要企图把几个意思用一句话说完，而是要一句话写一个意思，这样句子就短了，读者就好读、好理解了。有些公文，特别是文化部门或理论研究部门的一些公文，故弄风雅，文白混杂，晦涩艰深，这是不该提倡的。有人一拿起笔来就做作，故意摆文样，说套话，像演员一样，一登台先“进入角色”，结果演出来的总是戏，故意做出来的戏，再像也是假的。其实，“清水出芙蓉，天然去雕饰”“返璞归真便是华”“修辞求其诚”，公文还是应该老老实实地写好，不要故弄玄虚，不要追求华丽、生僻的词藻，不要恢复古文的语调，更不要自己硬造生词。 六要生动。公文写作，也要注意文采，特别是写调查报告、典型材料，要力求写得生动些，在写实的原则下，可以借鉴一些文学创作的手段。比如写一些场面和对话，写真人真事，要写得形象些，逼真些，力求给读者以深刻印象，使人读着如身临其境，亲见亲闻，这就生动了，有文采了。一些公文观点虽不错，但平淡俗套，使人读了如同嚼蜡，尝不出什么味道，留不下什么印象，这样的公文也没什么价值。 | 
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