高起点立意 细微处入手 刘绪聪 公文(包括文件、讲话稿、汇报材料、调研报告、通知等)是机关工作的重要载体,是实现行政管理的重要手段,离开了公文,行政管理的意图和目的就难以实现。所以,写好公文是机关干部的主要基本功之一。我们常说机关工作人员要做到“三个明白”,即听明白、说明白、写明白。写明白指的就是把公文写好。 公文写作是一个人综合素质的反映,不单纯是文字表达问题。公文写得好,首先要具有一定的政治业务素养,思路开阔,见解深刻,想得到才能写得到。起草公文不是写小说、诗歌或其他文学作品,它应当反映行政机关在一个问题或一项工作上的认识、看法和主张。这些认识、看法和主张首先要正确、全面、恰当,符合党的路线方针政策,符合法律法规及上级文件精神,符合本地实际情况,符合本机关的职能定位,具有必要性、针对性、创新性和可操作性。然后才是文字表达问题,看文字表达是否准确、严谨、简炼、生动,通俗易懂,话到意到,又不费解。 怎样才能写好公文?以自己多年的工作体会,从实战需要出发,主要应注意以下几点: 一、定好位 经信委作为省政府职能部门,是省政府在经信领域的工作机构,从某种程度上讲是代表省政府行事。所以,必须有全局观念和大局意识,要善于站在全省的高度,从整个经济和信息化发展的需要出发看问题、出主意、想办法,要体现省委、省政府战略部署、文件精神及领导指示意图,对全省经信工作有指导推动作用,不能拧着劲、反着来。同时,还要兼顾与其他部门的关系。工作上既要重创新有突破,又不能造成大的矛盾、重复和交叉,使文件难以会签发布或贯彻实行。 二、审好题 所谓审好题至少包括三个方面。一是文种,二是写什么内容,三是确定中心和主题。 (一)确定文种。借用文艺作品的说法是体裁,也就是写个什么东西。是报告还是汇报,是规则还是制度,是经验介绍还是新闻报道,等等。这中间都有一定的差别。文种至少决定着三个方面,即:决定材料的取舍,决定利用材料的角度,决定词语的运用。如报告主要是说事,反映一件事或一项工作的概况、事由以及要求和建议,也就是请领导知晓什么,支持帮助解决什么(当然象政府工作报告也要讲工作)。而汇报材料也要说事,也要反映工作的基本情况,但还要有做法、有经验、有亮点,不仅要让领导了解你干了什么,还要了解你是怎么干的,干的效果如何,这是汇报材料的突出特点和基本功能。这里需要注意的是效果。反映效果既要有数字,也要有这项工作的进步和变化。 (二)写什么和怎样写。接到一个公文起草任务,首先要开动大脑,搜索记忆,把与该题目有关的素材集中起来,看看写哪些不写哪些,先写哪些后写哪些,哪些浓墨重彩,哪些一笔带过。这也是个审题问题。例如前段起草《企业权益保护条例》时,开始的题目是企业家及企业权益保护条例,后来几经讨论,确定为企业权益保护条例。根据这个题目,如果仅仅是就权益说权益,不仅内容单薄,而且容易与已有的法律法规重复,立法的必要性就要打折扣。这就需要开阔思路,创新立法,把这个题目放在更大范围内来考虑。于是我们提出了“两个结合”的建议,也就是把企业权益保护与优化经济发展环境相结合,与减轻企业负担相结合,把与此相关的工作和要求吸收到立法中来。按照这个思路形成的法规草案,既丰富了条例内容,又提升了条例的层次和水平,得到了立法机关的肯定与采纳。 再如春节后委里组织调研生产情况,我与装备处、科技处、信息安全处是去德州和聊城。调研内容涉及全省电视电话会议贯彻、节日期间生产和节后生产、企业订单、产品价格、技改项目、一季度生产预测、重点工作措施、问题与建议、重点行业情况等,内容很多,但份量又不一样。这就需要区分轻重,统盘考虑。调研结束已是2月下旬,起草调研报告时的思路,一是电视电话会议的传达贯彻,一般是开会发文,可以简略;二是春节及节后生产已是过去时,现在已不是短缺经济,是否加班只代表一种生产趋势,也可简略;三是订单、价格、技改、一季度预测可以作为一个点来写,但要灵活构思,把订单、价格、技改项目等情况,作为一季度预测开局良好的原因和依据,使看似孤立零散的材料,整合起来为反映一季度乃至全年生产情况服务;四是重点工作措施往往比较宏观,独特性少,择要反映即可,不作为材料的重点;五是重点行业情况、存在的问题和建议需要重点反映,而且要体现相关市的独特性和差异性。因为那次调研派出九个组,如果大家都老生常谈,可能就失去了九个组去17个市的意义。 德州、聊城调研报告就是按照上述思路去写的,从内容来说,注意了以下三个方面: 第一,辩证地看待与反映行业情况。按照安排,第九组重点调研纺织、化肥、有色金属和农用车4个行业。调研之后感到,在当前形势下,难以用一个结论评价不同行业以及同行业中的不同企业。无论是生产经营好的还是差一些的企业,只要是为适应市场变化做出了努力,取得了哪怕是微小的进步,作为行业管理部门也都应当给予充分的尊重和肯定。所以,在调研报告中我们尽量贯穿两分法,用“纺织行业形势依旧低迷,但也有亮点”、“化肥行业以销定产,略有增长”、“有色金属行业开局良好,但竞争压力加大”、“农用车及小型电动车行业产销平衡,部分产品产销两旺”等基调来评价和反映4个行业的情况,基本达到了客观实际的目的。 第二,反映问题避免雷同。像企业成本增加、融资难融资贵、用工短缺等一般性问题尽量不写,即使涉及也要找出新的角度和特点。如有些生产形势不错的纺织企业也反映融资难问题,我们用的题目是“银行禁入限制影响到生产经营状况好的企业贷款融资”,这就比较实在具体,有关方面解决起来可能也好操作些。 第三,把问题与建议放在一起写。前有问题,后有根据企业要求提出的解决问题的建议,前后呼应,让人感到不是在光喊困难,把矛盾和问题向上交。同时小标题上也有变化,建设性色彩多了些。如“用工短缺需要多管齐下综合应对”,“改进农机补贴办法”,“规范小型纯电动车发展”,“完善基本和基层药物招标”等。这样有问题有措施,既便于领导了解情况,也便于做出决策,指导工作。这是部门作为领导参谋助手作用的一种体现。 (三)突出中心和主题。中心和主题是公文的“核”和“魂”,是一件公文所要表达的中心思想,要清晰、准确、集中,与此相关的各项工作都要围绕它来安排和展开。一般来说,公文的题目就是它的中心和主题。我们的主要工作就是那几大方面,写报告或汇报材料时常常要涉及到,这些都是写作素材。在采用这些素材时,要围绕中心,突出主题,使其为主题服务,不能“单打独斗”,游离于主题之外。例如要写一个经信系统发展变化的专题汇报材料,首先应明确专题汇报的内容和要求是什么,按照这些要求,回顾总结我们在这方面取得了哪些成效,有了哪些变化与进步,如增长方式的转变体现在哪里,产业结构有哪些变化,效益、质量、产品水平、创新能力得到哪些提高,等等,要通过数据和典型事例把它们反映出来(这里需要注意的是,不要把成效写成工作);然后分析梳理做了哪些工作,这些工作在经信发展变化中发挥了什么作用,主要解决了什么问题。这些工作,都是从科技、技改、信息化、节能、管理、要素保障等方面经过分析提炼抽取出来的,与经信发展变化有内在的联系,是因果关系。它来自上述单项工作,又不等同于这些工作。要避免象写全年工作总结那样,使其各自独立,面面俱到,与专题汇报的主题形成两张皮。这是一些材料写不深刻生动的重要原因。 三、看对象 公文的对象基本是三个层次,上级、平级、下级。 同样一件事一项工作,这三个层次选取的角度、对材料的取舍等都不一样,都要区别对待。 (一)对上行文。对上级的报告或汇报,首先要站在领导的角度去思考,领导为什么要看这个报告或听这个汇报,想了解什么,解决什么问题,领导的需求与我们的需求有什么不同。然后再去提炼主题、生发观点、选择材料。这方面应注意几点: 第一,着眼宏观。要有大的角度和视野,放在全省来看要有份量,而不是一般的小问题。 第二,以观点带情况。情况是客观纷杂的,往往难以快速作出判断得出结论,这就需要主管部门发挥熟悉情况的特点,从中理出规律性结论性的观点,把情况带出来。这样反映的情况就活了,就深了一个层次,才对领导有判断和参考作用。 第三,宜大不宜小,宜粗不宜细,宜短不宜长。我们反映工作常常要用数字,向领导报告或汇报时,最好用大的概念,几个或几组大的数字反映出状态和趋势就行,避免太细太具体。段落上也不宜太长,不能看上去一片数字。 第四,点面兼顾。面上的情况要有典型事例来佐证与支撑。 第五,注意因果关系。成绩和问题摆出来,只是完成了材料的一半,另一半是要分析原因,说明白为什么好,为什么差,要在反映数字的同时,反映出行业、企业或产品的变化、进步和成就来。 第六,措施跟着问题走。有什么样的问题,就要有相应的措施去解决,不能问题是问题,措施是措施,互不说话。措施要有针对性、感知性和可操作性,是看得见摸得着的具体工作,切忌大而化之,空喊口号。有的媒体形容现在有的部门制定的文件是“大而抽象的原则堆积”,我看是有道理的。 (二)平级行文。主要是指部门之间的行文,这是我们协商共是、协调部门关系的一种重要形式。这方面,一是注意师出有名。协调一件事情或起草一份公文,要以“三定”职责或上级领导指示为依据,不能越位错位。二是用被质疑的眼光审视自己。设想别人可能提出哪些问题或疑问,自己要能够回答或解释,能够找出理由和依据,要有应变之策。三是措词要文明礼貌。委婉礼让,敬人三分,还要会用谦词敬语,避免用强制性、刺激性词语。 (三)对下行文。对下行文除了与上述几方面有共同之处外,值得注意的是针对性、指导性和可操作性。指导性大家都很清楚,这里就不说了。针对性就是要从实际需要出发,要能够解决问题,不痛不痒、不能解决问题的文件,象征性或表态性的文件最好不发。可操作性就是在部署工作或要求人家办某件具体事情时,知道怎样做才能达到文件要求。为此,起草者不妨试套一下,也就是按照你提出的时间要求、内容要求,看自己能不能办到,有没有问题或障碍,如果有就要调整或修改。 四、过好文字关 文字是公文构成的基本要素。好的公文一定有好的文字。所以,过好文字关是写出好公文的关键。否则,再好的思路,再好的对策措施也难以表达和留存。 (一)准确严谨。公文的权威性、严肃性、强制性等特点,要求公文语言首先要准确严谨,不能似是而非,也不能含混不清,模棱两可。这一点,既反映在遣词造句上,也体现在认知能力上。从公文的角度来说,这两方面紧密联系,相互依存,忽视哪一方面,都写不出好公文。当然,认知能力与思想水平及业务水平有关,因为这个问题比较复杂,这里就暂不讲了。前段国家某部门对我省几家企业进行整顿验收,过后看到一个“关于国家某部门对我省3家企业整顿验收情况的报告”,只看题目不清楚整顿验收的结果怎么样,表达上有点含糊。如果改为“关于我省某某等3家企业通过国家整顿验收情况的报告”就好一些,这样一看题目,报告的主题就清楚了。再如,我们成立生产性服务业领导小组和办公室后,要制定一个工作规则,前面开头一段话,要写制定规则的目的。这个目的,是为了明确领导小组及办公室的职责,还是为加强委内各有关业务处室的组织协调,形成统一领导、分工负责、合力推进的工作机制,促进工作规范化制度化?经过讨论修改,最后采用了后者,这样就把制定这个规则的初衷和目的比较准确地表达出来。再说一个反面的例子。前段雅安地震发生后,红十字总会发了个消息,说他们派了工作组正在赶往机场赴灾区考察灾情。“考察”两字立即引起了网民的愤怒, 说震成啥样新闻上都看到了,还用你去考察?当然网民愤怒的原因很多,但至少这个不准确的用词帮了倒忙。 (二)生动新颖。生动新颖的文字,并非是文学作品的专利,公文同样可以做到生动活泼,有感染力,让人愿意看,喜欢读。如白猫黑猫论、摸着石头过河、三改一加强、反弹琵琶搞技改、双轮驱动战略等等,都是很生动的例证。公文也应当使用通俗的文字和直白的表达,尽量避免欧化的语言、八股式的语言,不能绕来绕去,空洞无物,没有实际内容,也不容易记住。大家平时接触到的文章和文字材料中这种现象很多。 (三)简练干净。简练干净不代表肤浅,不能与胸无点墨、无话可说划等号,相反恰恰是思想深遂、文字功力深厚的反映。我们现在公文中比较突出的问题就是拖沓、冗长、不简练。经信部门干的是实际具体的业务工作,更应当改变这种弊病。可有可无的字(的、了)、没有实际内容的话、光喊口号的话、正确但与手下起草的文件关系不大的话应尽量删去。在节后调研报告中,需要反映春节期间生产情况和春节后恢复生产情况,如果照此列出题目不仅长,也不简练,我们把它压缩成“节日及节后生产情况”,很简练,但也能让人看明白。这只是一个很小的例子。 上面三条与政府机关公文工作关系比较密切,文字方面其他的要求还有一些。这方面建议大家看看《人民日报》今年2月28日登载的《文章大家毛泽东》,分析的非常深刻透彻,写的很好,读后大家会有收获和启发。 五、重视细节 所谓细节是指技术层面上的东西,虽无关大局, 但有伤大雅。结合看到的一些材料中存在的问题,希望注意以下几点: 一是公文中如果涉及的内容多,需分层次列标题,或列一是、二是等,注意不过三条,不列一二。可以用一方面,另一方面来表达。 二是分列层次序号时,为了清楚地表达每一段的意思,最好列个小标题,让人一看就能抓住每一段的主要内容。 三是公文中如果列一级二级标题时,句式最好统一,一句话的都用一句,两句话的都用两句,尽量避免混搭。 四是公文中列出的一级二级甚至三级标题,同级序号排列尽可能一致,同级字体要统一。
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